ERP al alcance de las PYMES - Alternativas de adopción de un sistema ERP

Existen varias alternativas en la dirección de conseguir que la adopción de un ERP por una PYMEs sea económicamente viable:

• La adquisición a crédito de un ERP preconfigurado.

• La utilización de soluciones soportadas en Open Software, como las que surgen de la alianza de IBM y Linux.

• La subcontratación del servicio de ERP a través de un ASP (Application Server Provider)

• Integración de Aplicaciones de la Empresa, utilizando middleware en lugar de ERP.

La opción número uno es la que se lleva a cabo tradicionalmente y acerca de la que mayor documentación existe, por lo que a continuación se describen las otras tres propuestas que pueden ser de interés para las pequeñas y medianas empresas, como una alternativa a adquirir un costoso ERP de un proveedor.

Soluciones basadas en Open Source

Dentro de los sistemas diferentes a plataformas Windows, encontramos que Linux es el sistema operativo que más ha evolucionado durante los últimos dos años. El número de instalaciones se ha incrementado desde 1999, y se predice que continuará en aumento hasta 2004, tan sólo en 2000 se instaló en 25% de los nuevos servidores, de los cuales 48% se encuentran dentro de empresas pequeñas y medianas (PyME).

Linux podría ser una solución muy buena para las PyME si tomamos en cuenta su capacidad, eficiencia, confiabilidad, pero ante todo, el precio, lo que podría ser la fórmula. La Small Business Suite de IBM para Linux incluye una solución completa para este sector por 500 dólares.

A principios de 2001, existían puntos críticos claros sobre Linux: Falta de soporte técnico por parte de un centro de soporte certificado, escasez de expertos con el conocimiento adecuado y experiencia, pulir el producto, herramientas de administración, herramientas para oficina en versiones Linux para estación de trabajo. Podemos decir que de estos cinco puntos, la mayoría están cubiertos.

En lo que respecta al soporte técnico, se puede notar el interés de muchos por estar cerca de Linux. Tal es el caso de IBM, Compaq y Dell que lo han montado en su hardware e integrado en su servicio de soporte 7x24.

IBM ha reconocido el éxito de Linux dentro de las PyME, viéndolo como una estrategia de mercado frente a Microsoft y Sun Microsystems, soportándolo en sus equipos. Incluso, el Gigante Azul ha dispuesto una serie de API, aplicaciones y herramientas de desarrollo compatibles para AIX y Linux. IBM no cree que Linux sea su competencia; considera que Linux es para las PyME, mientras que AIX es para grandes corporativos.

Proveedores de Servicios de Aplicaciones

En este caso nos enfocamos al PSA o ASP (Proveedor de Servicio de Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y además cuenta con la infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS (DataBase Managing System) e incluso personal para la administración de la infraestructura y el soporte técnico. La PYME no requiere adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantación y en general sólo requiere invertir en PCs habilitadas con un browser y una conexión rápida a Internet.

Las empresas que ofrecen los servicios de aplicaciones representan una de las tendencias más novedosas en modelos de negocio basados en Internet. Se fundamenta en ofrecer una solución de red integrada y total, que incluya software, hardware, cableado, mantenimiento, soporte, conectividad a Internet con acceso fijo y/o móvil (WAP), actualización constante tanto de los programas como del hardware y otros servicios igualmente interesantes. Básicamente, se trata de alquilar software especialmente caro, personal calificado, servidores y canales de acceso de gran capacidad, de manera que la empresa que contrata al PSA se evite esas inversiones iniciales, que de entrada pueden resultar prohibitivas. La idea consiste pues en alquilar en vez de comprar, externalizar en vez de afrontar grandes gastos.

En la figura 2 se pueden visualizar algunos de los aspectos más relevantes identificados por la empresa consultora Gartner, en lo concerniente a las ventajas que el utilizar outsourcing tanto para el área de TI como para los procesos en general de la empresa. Los datos se obtuvieron a partir de una encuesta realizada por Gartner y aplicada a líderes de empresas pequeñas y medianas.

Figura 2.- Principales ventajas del Outsourcing

Uso de EAI como alternativa a ERP

La implementación de los sistemas ERP requiere una de una gran cantidad de tiempo, compromiso y recurso económico. Como alternativa, o tecnología suplementaria, existe el concepto de Integración de las Aplicaciones Empresariales (EAI), el cual consiste en automatizar el proceso de integración con un menor esfuerzo que el requerido con ERP. EAI implica planes, métodos y herramientas orientadas a modernizar, consolidar y coordinar la funcionalidad computacional de la empresa. Típicamente en las empresas, y las PyMEs no son la excepción, existen sistemas legados, los cuales se desea que sigan utilizándose al mismo tiempo que se agregan o se migra a aplicaciones capaces de explotar Internet, el comercio electrónico, extranets y algunas otras nuevas tecnologías.

La Integración de Aplicaciones Empresariales puede requerir el desarrollo de una nueva visión del negocio y sus aplicaciones, determinando en qué manera los sistemas actuales ajustarán dentro de la nueva visión, para después determinar la forma en que dichos sistemas serán reutilizados eficientemente, al mismo tiempo que se agregar aplicaciones nuevas. A diferencia de la integración tradicional, en la cual se requería de la reescritura de códigos para poder comunicar los sistemas, lo cual era muy costoso y tardado, en EAI se utilizan middlewares especiales (ver figura 3), que sirven como un puente entre las diferentes aplicaciones que serán integradas. De esta manera las aplicaciones se pueden comunicar libremente entre sí a través de una interfaz común.  

Lo anterior puede ser tomado como una opción alternativa a la adopción de un sistema ERP para una PyME, ya que se considera que tiene un menor impacto en recursos y tiempo, sin embargo no deja de representar un esfuerzo grande. Existen en el mercado diversos proveedores que ofrecen las plataformas middleware, entre las que se encuentran Vitria, Active Software, Software Technology y CrossWorlds.

Figura 3 Integración EAI vs. Integración Tradicional (2)

El aspecto positivo más importante de EAI en comparación de ERP radica en que la implementación de este último es considerada como “push-oriented”, es decir, el sistema obliga a al empresa a adaptarse a los estándares establecidos por el ERP, lo cual implica que los individuos en la empresa no pueden elegir la manera en que realizarán sus procesos internos. De ahí nace gran parte de la resistencia al cambio que ocurre durante los proyectos de implementación de ERP,  uno de los principales problemas que se encuentran. El enfoque de EAI es “pull-oriented”, es decir, que se parte de los procesos y aplicaciones existentes para mapear e integrar funciones que actualmente están desagregadas, lo cual ocurre de una manera más flexible para la empresa, de esta forma una PyME, y cualquier empresa en general, logra que la información almacenada en sus sistemas pueda fluir libremente entre los mismos, sin afectar tan drásticamente los procesos de negocio, como con el caso de los ERP (Ver Tabla 1).

Tabla 1: Características técnicas y culturales de ERP y EAI (3)