Como se mencionó anteriormente, el objetivo principal de los ERP es satisfacer los diferentes requerimientos de información de la empresa tanto interna como externa para lograr un mejor manejo empresarial, eficiente, con datos precisos, en tiempo y veraces de fácil comprensión y manipulación; permitiéndole a los ejecutivos y analistas de información tomar decisiones para realizar las acciones pertinentes y definir las estrategias a implementar en el futuro.
Actualmente los sistemas ERP no son solamente para los corporativos que son capaces de absorber inversiones millonarias ya que las PYMEs también pueden sacarle provecho si se tiene una adecuada planeación y un poco de paciencia; podemos decir que hoy en día los sistemas ERP son para todos, ya existen diferentes compañías que están especializadas en tratar de satisfacer las necesidades de la pequeña y mediana industria en donde tienen aplicaciones específicas para cada ramo industrial en donde solo se necesita realizar unos pocos ajustes para dejarlo casi perfecto para la empresa además de que también cuentan con planes de financiamiento accesibles y proporcionan todos los servicios de asesoría y soporte al cliente.
Entre las principales razones que justifican el por qué deben las empresas invertir en un sistema ERP podemos encontrar (1):
· Se reduce la incertidumbre con respecto a la veracidad de la información, es decir todas las áreas de la empresa manejan la misma información integrada, no existen diferentes sistemas departamentales que hacen que pueda haber datos corruptos y que ponen en duda la veracidad de la información y por lo tanto ponen en peligro la toma de decisiones.
· Mejora considerable en la comunicación interdepartamental permitiendo tener un mayor conocimiento de lo que esta sucediendo en la empresa.
· Se elimina la duplicidad de información, se cuentan con datos más robustos produciendo información más confiable.
· Se hace más eficiente la integración de los procesos comerciales.
· El acceso a tecnología de clase mundial.
· El aumento de la productividad es inminente gracias a la automatización de los procesos y la integración del negocio.
Los puntos anteriores son ventajas consideradas al momento de adquirir un sistema ERP, sin embargo, la implementación de dichos sistemas no es una tarea fácil. Deben tenerse muchas consideraciones y tomar en cuenta factores que generalmente pasan desapercibidos, es por ello que a continuación se mencionan algunos de los aspectos más importantes, a manera de recomendación para la Pequeña y Mediana Empresa:
Factores Humanos:
· En uno de los puntos en donde debe de trabajar duramente la PyME, es en el de incrementar y la Cultura Tecnológica en todas las áreas de la empresa, ya que de ésta depende que tenga éxito y buen funcionamiento la implementación de un sistema ERP. Es vital una capacitación continua de diversos temas, al todo el personal involucrado en la decisión.
· Enfocarse en los factores humanos o habilitadores sociales, indispensables para que el proyecto de ERP sea exitoso, las deficiencias en esta área han probado ser causa de gran número de fracasos de implementación. Entre dichos elementos se encuentran principalmente:
o Liderazgo comprometido
o Comunicación abierta y honesta
o Equipo de implementación balanceado y con poder delegado (empowerment)
· El encargado del proyecto debe ser un líder que tenga conocimiento tanto técnico como de negocios y credibilidad ante sus subordinados y ante la alta dirección, la cual a su vez debe apoyarlo incondicionalmente, siendo un patrocinador (sponsor) del proyecto.
· Es necesario definir claramente el objetivo y visión del proyecto del negocio y realizar un plan de trabajo bien definido, incluyendo la metodología y el tiempo estimado para la consecución de cada uno de los procesos a seguir para la correcta implementación
· La implementación de este tipo de tecnologías constituyen un cambio organizacional importante, por lo que es importante observar y tomar en cuenta el tipo de cultura organizacional de la empresa.
Factores Tecnológicos:
· Para aquellas empresas que están un poco atrasadas con relación a las Tecnologías de Información, se le pueden brindar opciones de mejora como el implementar soluciones empresariales preinstaladas en servidores en los cuales el no es responsable del mantenimiento, usando solamente buscadores de Internet, permitiéndole trabajar en cualquier lugar y equipo (ASP), adoptar aplicaciones que trabajen sobre plataformas abiertas (Linux) o alguna otra solución acorde a sus necesidades y posibilidades.
· Se debe de buscar un software especial el cual ofrezca una integración real entre aplicaciones como por ejemplo: CRM, EAM, E-Business e incorporar en sus estrategias de negocios aplicaciones que estén basadas en WEB, para que le permita a la empresa vender sus productos a través de este medio.
En la siguiente figura se observan cuatro factores críticos considerados de éxito para cualquier proyecto relacionado con tecnología:
Figura 1 Factores Críticos de Éxito para proyectos de ERP (1)
En ella podemos observar que las herramientas tecnológicas de hardware y software son apenas una parte de los aspectos a tomar en cuenta en el proyecto de ERP, teniendo mayor peso en conjunto aquellos factores relacionadas con el aspecto humano y social.
