Un aspecto muy importante para las empresas, especialmente para aquellas que no cuentan con muchos recursos, como las PyMEs mexicanas, es el de realizar una valuación previa al proyecto de implantación de un sistema para conocer si se obtendrá algún beneficio real del mismo. Existen algunas técnicas para medir la viabilidad financiera de cualquier proyecto considerable, como el caso de los ERP. Entre dichas técnicas se encuentran las siguientes:
Valor Presente
Durante la fase de definición de un proyecto, se realizan varias actividades que culminan con la estimación del tipo, cantidad y costo de los recursos que se utilizarán, sin embargo, dichas estimaciones suelen basarse en la información que se obtiene de los proveedores, los cuales cotizan sus bienes y servicios a los precios actuales. Desgraciadamente, en la mayoría de los proyectos, dichos recursos serán utilizados meses o años después de que las estimaciones han sido realizadas y el presupuesto ha sido aprobado. A menos que la organización cuente con un sistema de presupuesto flexible orientado a proyectos, la situación anterior generará una distorsión en la cantidad real de recursos utilizados. En suma, el presupuesto tenderá a excederse por el fenómeno inflacionario.
Una de las vías para reducir la probabilidad de errores en la estimación presupuestaria de un proyecto es que los gerentes y administradores a cargo de la estimación inicial de recursos utilicen una variante de la técnica de cálculo del Valor Presente. Esta técnica se basa en el concepto del desplazamiento o variación que tiene el valor del dinero en el tiempo.
Retorno de la Inversión
En los departamentos financieros se utiliza un parámetro que permite evaluar cuales son los beneficios que una inversión cualquiera aporta a la organización. Esta medida es la tasa de retorno de la inversión, conocida por su acrónimo anglosajón: ROI. El ROI se está utilizando cada vez más para analizar también las inversiones en tecnología.
Esta tasa es la medida más común para juzgar el atractivo de una inversión, examinando cómo repercute una inversión en la cuenta de resultados de la organización. Esta tasa se calcula de la manera siguiente:
ROI= Valor Presente Beneficios / Valor Presente inversión
Es decir, el retorno de una inversión sería el valor actualizado de los beneficios generados por la inversión a lo largo de su vida útil partido por el valor actual de la inversión realizada.
Valor Presente Neto
El método del Valor Presente Neto es un criterio financiero para el análisis de proyectos de inversión que consiste en determinar el valor actual de los flujos de caja que se esperan en el transcurso de la inversión, tanto de los flujos positivos como de las salidas de capital (incluida la inversión inicial), donde éstas se representan con signo negativo, mediante su descuento a una tasa o coste de capital adecuado al valor temporal del dinero y al riesgo de la inversión. Es muy utilizado por dos razones:
· Es de muy fácil aplicación
· Todos los ingresos y egresos futuros se transforman a pesos de hoy y así puede verse, fácilmente, si los ingresos son mayores que los egresos.
Cuando el VPN es menor que cero implica que hay una pérdida a una cierta tasa de interés o por el contrario si el VPN es mayor que cero se presenta una ganancia. Cuando el VPN es igual a cero se dice que el proyecto es indiferente.
Tasa Interna de Retorno
La tasa interna de retorno, o TIR, es el tipo de descuento que hace que el VPN (valor presente neto) sea igual a cero, es decir, el tipo de descuento que iguala el valor actual de los flujos de entrada (positivos) con el flujo de salida inicial y otros flujos negativos actualizados de un proyecto de inversión. En el análisis de inversiones, para que un proyecto se considere rentable, su TIR debe ser superior al coste del capital empleado.
Valor Económico Agregado (EVA)
El EVA es una medida de desempeño basada en valor, que surge al comparar la rentabilidad obtenida por una compañía con el costo de los recursos utilizados para conseguirla. Si el EVA es positivo, la compañía crea valor (ha generado una rentabilidad mayor al costo de los recursos empleados) para los accionistas. Si el EVA es negativo (la rentabilidad de la empresa no alcanza para cubrir el costo de capital), la riqueza de los accionistas disminuye..
El EVA tiene algunos beneficios que otros indicadores, tales como el Retorno sobre la Inversión (ROI) y otros tradicionales no presentan. Uno de ellos es que incorpora el factor riesgo en el procedimiento de su medición, asimismo refleja en términos absolutos el desempeño corporativo; además su concepto es sencillo, por lo cual su transmisión y entendimiento en todos los niveles corporativos se simplifica, al compararlo con otras medidas basadas en valor.
Costos Escondidos
Una consideración importante a tomar en cuenta son los “costos escondidos” de los ERP, es decir, todos aquellos aspectos que generalmente no son considerados al momento de hacer la evaluación de la viabilidad del proyecto y que en muchas ocasiones terminan en el fracaso del proyecto, especialmente en los casos de las pequeñas y medianas empresas, las cuales cuentan con recursos gravemente limitados. Entre ellos encontramos principalmente aquellos costos de:
· Capacitación: El costo proviene del hecho que los trabajadores tienen que aprender una nueva forma de realizar sus funciones (nuevos procesos), lo cual va más allá de únicamente aprender a utilizar una pantalla.
· Procesos de integración y pruebas: Es importante tener en mente que la implantación de ERP no consiste únicamente de la instalación del software en una computadora, sino que adicionalmente se debe comprobar la integración de la información a través de los distintos módulos del sistemas, para lo cual se realiza un proceso de pruebas que requerirá de recursos humanos, temporales y económicos.
· Conversión de datos: gasto referente a la adaptación de la información almacenada en los sistemas actuales para que pueda ser procesada por el nuevo sistema ERP.
· Reemplazo de personal: Como se menciona dentro de las recomendaciones: una implementación exitosa requiere de un equipo de trabajo efectivo, el cual estará integrado por personal altamente productivo y que durante el tiempo del proyecto se verá imposibilitado de realizar todas las tareas que hacía normalmente, por lo que generalmente se requerirá de alguien que cubra ese lugar por cierto tiempo.
