Fundamentos teóricos de la auditoría vinculados a la calidad - Ventajas

~1) Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.

1. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
2. Si existe reducción de productos en nuestro caso decimos procesos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos.
3. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.
4. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
5. Permite eliminar procesos repetitivos. Importante cuando de Auditorías se trata.

A través de los años la Auditoria se ha trabajado por sus ejercitantes, así como por las entidades fiscalizadoras,  trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente  resultados a corto plazo y por otro lado no existen criterios de calidad definidos para medir si los resultados  alcanzados tienen niveles óptimos de esta y por lo tanto la ausencia de estos criterios imprescindibles provoca que no se orienta el trabajo hacia la  obtención de  resultados que permitan credibilidad y alta rentabilidad.

La comunidad europea ya se ha pronunciado por  las exigencias de calidad en la auditoría, de acuerdo con las conclusiones del Consejo Europeo de Lisboa, la Comisión de las Comunidades Europeas y el Comité de Auditoría de la Unión Europea publicó una Comunicación titulada "La estrategia de la Unión Europea en materia de información financiera: el camino a seguir", que subraya la importancia de que las Auditorías realizadas en toda la Unión Europea tengan el más alto grado de uniformidad y además se pronunció porque los Estados miembros adopten medidas que garanticen que todas las personas que realizan Auditorías estén sujetas a un sistema de control de calidad.

El término "personas" corresponde al empleado que realizan Auditorias legales (auditores de cuentas). Actualmente no todas las personas que realizan Auditorias legales en la Unión Europea están sujetas a un sistema de control de calidad. Expresan además que el control de calidad de las Auditorías legales es fundamental para asegurar la buena calidad de estas. La buena calidad de las Auditorías redunda en una mayor credibilidad de la información financiera publicada y en una mejor protección de accionistas, inversores, acreedores y otros tenedores de valores y afirman que las opiniones de Auditorias en la Unión Europea deben dar un nivel mínimo de garantías acerca de la fiabilidad de la información financiera. Podría entonces aducirse que los Estados miembros deberían haber tomado medidas para garantizar que todos los auditores de cuentas que realicen Auditorias legales estén sujetos a un sistema de control de calidad.

Estos aspectos nos permiten percatarnos que el tema esta siendo trabajado y tratado en la comunidad internacional y ya se asumen posiciones sobre el mismo.

Definir la calidad en la realización de la Auditoria constituye también un aspecto de vital importancia en el mundo económico y empresarial según las tendencias actuales, por cuanto significa la  seguridad de que estas se hayan realizado cumpliendo con los principios y normas establecidos para su ejercicio además de lo importante que resulta comprobar y evaluar  la correspondencia del dictamen con la situación real de la entidad auditada. Este tema ha constituido una necesidad identificada a nivel mundial por las diferentes entidades fiscalizadoras, dadas las situaciones que se han presentado y que han puesto en crisis el criterio y el trabajo realizado por auditores,  generando un deterioro del prestigio de estos y su independencia, causados por la corrupción y otros tipos de fraudes. En el contexto nacional se ha pronunciado el Ministerio de Auditoria y Control por la necesidad de diseñar un procedimiento que permita determinar la confiabilidad y la calidad del trabajo realizado por sus auditores.

Las exigencias de calidad aseguraran una concepción correcta de la Auditoria y la llevara a conseguir la plenitud y desarrollo de todo su potencial. Este imperativo surge de la fase de crecimiento de la actividad, en la cual está enmarcada la misma en nuestro país, por lo que los aspectos relacionados con las condiciones para su desarrollo y su permanencia deben estar presentes en toda revisión del trabajo del auditor para así conducirlo hacia un camino de confianza y credibilidad en su labor, prestigiándolo ante la sociedad.

La mayor parte de los países del denominado “Tercer Mundo” y, en especial, las economías latinoamericanas, atraviesan por una situación cada vez más difícil en el contexto de la economía mundial. El desarrollo, en cierta medida desarraigado de sus necesidades nacionales, ha convertido prácticamente, en una quimera los anhelos de establecer un nuevo, verdadero y justo orden económico internacional, el cual ha devenido una globalización, predominantemente neoliberal, de los mercados y de las economías, con consecuencias nefastas para estos países. Por tanto, los momentos actuales requieren, ante todo, de una voluntad política de no someter ciegamente las decisiones económicas a doctrinas y “recetas neoliberales”, así como de la definición clara de una estrategia que se fundamente en el incremento progresivo de la competitividad del sector empresarial, para lo cual es menester desarrollar las “aptitudes domésticas” para seleccionar, asimilar y transformar tecnologías, sin dejar de generar otras de carácter autóctono.

Cuba no ha estado ajena a todas las transformaciones que se han dado en el campo empresarial a nivel mundial, pero desarrollando su propio modelo económico y sus estrategias, sin tener en cuenta las recetas del mundo actual que recorren de una parte a otra los países subdesarrollados y de economía dependientes absolutamente de los desarrollados.

Por tal razón las empresas productoras de bienes o servicios cubanas se encuentran en la búsqueda de metas superiores a alcanzar en sus resultados, abogando por establecer parámetros de calidad establecidos ya o por establecer.

Durante mucho tiempo la Auditoría ha estado ocupada en establecerse y no ha tenido mucho espacio para un análisis interno; ya en estos momentos ha logrado un grado de madurez que no le permite soslayar una introspectiva que considere aspectos que requieren atención y que primordialmente garanticen la calidad del trabajo del auditor para así conducirlo hacia un camino de confianza y credibilidad en su labor, prestigiándolo ante la sociedad.

La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencias, esto requiere del auditor, un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que aún cuando varían según el caso, deben seguir parámetros generales que permitan un trabajo de calidad, convirtiéndose esta en una preocupación constante y permanente del auditor.

La evolución de la función de auditoría no se ha detenido en los últimos años y van aumentando sus atribuciones y responsabilidades. El camino recorrido es largo, hoy se encuentra al lado del nivel más alto de dirección e informándole a esta, lo que la coloca ante grandes desafíos.

La auditoría es una parte importante del control de la administración. Cuando requiere una evaluación de los resultados de esta el trabajo de los auditores puede ser usado para proporcionar una seguridad razonable de que los controles de la administración están funcionando adecuadamente.

La calidad es imprescindible en la fase de desarrollo de un sistema auditor, ya que ofrece la seguridad razonable de que el servicio de  auditoría mantiene la capacidad para efectuar de forma eficiente y eficaz sus funciones, y así alcanzar un alto nivel de credibilidad y confianza ante la dirección, auditores y sociedad. Se pueden entrar a analizar varios parámetros que deben ser considerados en la calidad de la auditoría.

De la experiencia que día a día se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias que en materia de auditoría y control interno adolecen las empresas, incluyéndose entre ellas no sólo a pequeñas y medianas, sino también a grandes empresas, para ello basta como ejemplo el famoso caso del Banco Barhing,  o  el de las grandes empresas estatales.

En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado está la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos.

Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control, como al accionar de la auditoría. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en los aspectos más superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al sistema a engendrar dichas falencias.

Otro aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea percibida como una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con una perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Es menester conformar una nueva visión de las auditorias con un enfoque sistémico, de tal manera de ubicarla como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno (subsistema a nivel empresa), sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas.

En la nueva visión de la auditoría, ésta debe estar integrada a la Gestión Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios.

La problemática de la calidad es un tema que ha sido desarrollado en múltiples investigaciones, fundamentalmente en bienes tangibles y mediante el establecimiento de normas que regulan su funcionamiento y control. Hasta hoy el marketing, y particularmente el de servicios, no le ha dado en nuestro país el peso que verdaderamente debe tener la calidad con que se deben brindar los servicios y mucho menos la posibilidad de utilizarla como una estrategia de diferenciación, máxime cuando se presenta como una herramienta decisiva para lograr que los servicios que ofertamos sean percibidos de forma no similar por el cliente, con respecto a los de la competencia.

El sector servicios ha ido adquiriendo una importancia creciente en el conjunto económico de la mayoría de las naciones. Tanto en volumen de actividad, como en cifras de empleo es el sector económico más importante y el más dinámico. Aunque la medida de la producción en los servicios es más difícil que en la industria o la agricultura, y las actividades suelen ser más informales lo que puede producir una subestimación de la importancia de los servicios alrededor del 60% del PIB en la mayoría de los países desarrollados procede del sector terciario (comercio y servicios) y una proporción similar de la población ocupada trabaja en este sector. Además estas proporciones no han dejado de crecer en los últimos años.

Los servicios tienen característica diferenciales que constituyen el principal motivo que justifica el estudio de Calidad Total en la Gestión de Servicios, algunas diferencias de los servicios respecto a los bienes tangibles suponen problemas considerables para la evaluación de la calidad total y hace necesario la aplicación de métodos específicos para ello.

La fuerte presión competitiva que se registra en la actualidad, hace que las empresas tengan que esgrimir el arma de la calidad para fidelizar a sus clientes y conseguir otros nuevos; y esto, que es cierto para todo tipo de empresas, lo es mucho más para las empresas de servicios.

Debe tenerse en cuenta que el servicio hay que brindarlo bien desde la primera vez, debido a que no puede haber desechos; un servicio defectuoso ni se puede revender en un mercado de ocasión, ni se puede reparar. Es por ello necesario profundizar en la manera de mejorar la calidad de los servicios para atender correctamente a los clientes potenciales, fidelizando su compra y adquiriendo, a su vez, ventajas competitivas frente a los bancos competidores.

En algunas ocasiones se escucha a algunos especialistas decir que no saben cómo diferenciar sus servicios de los de la competencia.

La importancia de la calidad del servicio como factor de diferenciación es tan grande que debe ser objeto de un riguroso y sistemático control, el cual detecte cualquier insuficiencia o inadecuación en la prestación de los servicios.

Pero esta calidad es un fenómeno subjetivo y, por consiguiente, difícil de medir, puesto que se basa en las percepciones y preferencias de los clientes o usuarios y viene a ser la diferencia entre lo que éstos esperan obtener del servicio y lo que realmente obtienen, por lo que se plantea que una de las principales formas de diferenciar los servicios de una empresa es proporcionar de forma consistente una calidad de servicio superior a la de la competencia.

Las Organizaciones de Auditoría deben tener un apropiado Sistema Interno de Control de la Calidad y debe ser objetivo de un programa de revisión externa de la calidad.

En los momentos actuales que se requiere agilizar la labor de las auditorías, logrando que la norma de calidad juegue un importante papel es por ello que el trabajo debe estar encaminado a determinar sí:

a) La organización de auditoría supervisa la actividad en todas las etapas de trabajo, por ello requiere que el supervisor participe en la exploración o examen preliminar, supervisión y revisión, etapa de las disposiciones legales y demás regulaciones, etapa de controles de la administración, Control Interno, etapa de las evidencias y análisis de los Estados Financieros.

b) Debe hacer cumplir las Normas Aplicables de la Auditoría.

c) Los informes se confeccionen con calidad y que los documentos que lo soporten también posean esta calidad; los informes deben ser claros, precisos, sin faltas de ortografía.

d) La organización de auditoría del órgano u organismos realiza las revisiones expresadas anteriormente a las unidades de auditorías de las empresas y unidades presupuestadas que le están subordinadas con el fin de chequear al menos una vez cada dos años todas las organizaciones de auditoría, aspecto este que no se puede lograr por la escasez de auditores.

En el proceso de algunas de las visitas a las UAI y Empresas de subordinación local, se pudo detectar un grupo de deficiencias que procedemos a detallar:

• La supervisión no se realiza en todas las etapas de la auditoría.

• No se deja evidencias de las revisiones por los Jefes de Grupos.

• Los expedientes de auditorías carecen de evidencias suficientes, competentes y relevantes.

• Los papeles de trabajo no señalan los objetivos propuestos y el archivo de éstos no se realiza adecuadamente.

• Grupos de auditores no actualizados, careciendo de las legislaciones vigentes.

Estos factores hacen difícil que algunas UAI y sus auditores internos puedan integrarse al sistema. Ante esta problemática se comenzó el adiestramiento de éstos auditores realizado por la UCAI, vinculándose en auditorías realizadas por ésta instancia, obteniéndose la capacitación directa, con resultados positivos.

Actualmente el MAC emitió la Resolución No. 318/2003 a través de la cual se supervisa y controla las direcciones de auditoría: las delegaciones del Ministerio, las Unidades Centrales de Auditoría Interna y las Unidades de Auditoría Interna. La precitada resolución implementó el programa para la supervisión y control a los auditores internos que desarrollan su trabajo como instrumento de la propia administración.

A pesar de los múltiples esfuerzos no ha logrado poder aplicar estas guías a todos los órganos subordinados al Sistema, detectándose con frecuencias problemas en la calidad de las Auditorías.

Se manejan elementos de Calidad asociados a la Auditoria pero no exactamente la calidad en el ejercicio de esta, sino que más bien existen estudios profundos sobre la Auditoria a los sistemas de Calidad.