Gestión con bases de datos - Control de Gestión mediante base de datos para la reducción d

La gestión y estrategias de las empresas depende de las herramientas e instrumentos tecnológico existentes en un momento dado, de igual forma que las estrategias militares dependen de los diversos tipos de armas e instrumentos tecnológicos vigentes. Ello nos lleva no sólo a meditar acerca del mejor uso que de los instrumentos tecnológicos puedan hacerse, sino además analizar la situación de determinada empresa en función del uso o no que haga de determinada tecnología.

Si de lo que se trata es de la gestión empresaria asume un papel fundamental los Sistemas Informáticos (SI). Huelga decir que aquellas empresas que posean una información rápida, fluida y enfocada a las tácticas y estrategias de la misma, contarán con la capacidad de adoptar mejores decisiones. En una sociedad y economía con rápidos y en algunos casos convulsionados cambios de tendencias, el contar con información en tiempo y forma es vital para ejecutar el cambio oportuno de rumbo. Las organizaciones operan en un ambiente implacable y competitivo en el que deben sobrevivir. Para evitar el fracaso, sobrevivir y lograr el éxito, las empresas deben explorar las dimensiones de la oportunidad de una gerencia informada, de la diferenciación de productos y servicios, y de una creciente productividad.

La información es pues el arma principal que ayudará a la gerencia, a los productos y los servicios y a la productividad a penetrar en el ambiente competitivo. Debe quedar bien en claro que las computadoras, la tecnología informática y la información de calidad no son los fines sino simplemente las armas competitivas que apoyan a las organizaciones para alcanzar las metas de los gerentes triunfadores, de productos y servicios excelentes y de una mayor productividad. Cualquiera que sea la industria, las empresas que produzcan la información de la más alta calidad permanecerán o se convertirán en las más fuertes competidoras del ramo. En tanto que aquellas que no puedan mejorar su información quedarán a la zaga de aquellas que si pueden.

Todas las organizaciones operan en un ambiente competitivo y a veces hostil, un ambiente que demanda ciertamente gerentes bien informados. El fracaso inminente es la alternativa para aquellas organizaciones cuyos gerentes están desinformados o mal informados. Diciéndolo en otros términos, el gran enemigo a vencer por parte de la gerencia es la incertidumbre. Los gerentes deben saber qué hacer y cómo hacerlo; deben ser capaces de adaptarse a los cambios vertiginosos; deben tener acceso a la información de la organización tanto interna como externa; deben obtener señales de aviso oportunas y poder prever las amenazas y los riesgos; deben ser capaces de identificar rápidamente tanto las nuevas oportunidades como los esfuerzos inútiles. El tamaño y la fuerza bruta de las organizaciones pueden hacer que ganen un poco más de tiempo de supervivencia, pero el no saber cómo adaptarse a un ambiente turbulento pronto dará como resultado el fracaso y la muerte final, el mismo destino que el de los dinosaurios. 

Contar con información de calidad para la planificación, la dirección y el control resulta fundamental. La calidad de la misma está dada por la exactitud, la oportunidad y la relevancia.

La exactitud es algo más que saber que uno más uno es igual a dos. Significa que la información esté libre de errores. Significa que la información es clara y refleja adecuadamente el sentido de los datos en los que se basa. Transmite una imagen clara al receptor, lo cual puede requerir una presentación en forma gráfica en vez de tabular. La exactitud significa que la información está libre de tendencias o desviaciones.

El hacer llegar la información a los receptores dentro del marco de tiempo necesario es otro atributo clave de la calidad de la información. Tiene escaso valor contar con información a destiempo para adoptar las oportunas acciones correctivas. La oportunidad en la información significa simplemente que los receptores la puedan obtener cuando la necesitan.

La relevancia es el último atributo clave de la calidad de la información. En palabras sencillas, ¿la información responde de manera específica al receptor sobre el qué, por qué, dónde, cuándo, quién y cómo?

Los gerentes siempre han usado información para desempeñar sus labores y dar respuestas a las anteriores preguntas. Así pues el tema de la información gerencial nada tiene de nuevo. Lo que sí es novedad es la facilidad con que puede obtenerse información exacta y actualizada. La innovación que ha hecho posible esto es la computadora. Las organizaciones están adquiriendo cada vez más conciencia de que la información es un recurso de importancia estratégica y que la computadora puede cultivar ese recurso.

El Sistema de Información (SI) es un sistema más al servicio de la empresa y de sus objetivos, y por tal motivo, no es, en absoluto, independiente de esos objetivos. El mismo tiene por objetivo proporcionar la información necesaria para desempeñar las responsabilidades que las distintas funciones del negocio implican; estas funciones de negocio son en cada caso las necesarias para que la empresa alcance sus objetivos, o, si se quiere, para seguir una estrategia de negocio determinada. Por tales razones, el SI de una empresa no es independiente de su estrategia, ya que debe contribuir a ponerla en práctica, y con tal objetivo debe ser planificado y diseñado.

Por otra parte el SI es interdependiente con los demás sistemas componentes de la infraestructura de la empresa. Con estos sistemas el SI forma en cada momento un conjunto equilibrado cuya armonía depende no sólo del SI.

Una de las aportaciones más positivas que para los Sistemas de Información ha traído la informática es el concepto de Base de Datos (BD), por lo que supone de disciplina en la organización de los datos de una empresa, y también por lo que supone conceptualmente como conjunto de datos organizado según las necesidades de cada caso.

Hasta acá se ha hecho referencia al papel que juega la informática en los procesos de gestión y toma de decisiones. Ahora es menester ver que partido puede sacarse de ello combinándolo de forma creativa e innovadora con los nuevos conceptos vigentes en materia de control de gestión, control presupuestario, análisis de rentabilidad por sector o producto y los modernos sistemas de delegación.

Para ello lo primero que debemos hacer es una crítica a los modelos de la contabilidad tradicional lo cual carece de capacidad para informar acerca de la importancia relativa de los ingresos y egresos, el consumo de insumos en unidades físicas, la repetición de determinados gastos a los efectos de determinar sus causas o razones, controlar la rentabilidad por área o producto, la determinación de niveles de productividad, y disponer de sistemas preventivos para evitar desfases en los presupuestos de resultados.

Contar con información que nos diga cuanto perdimos o dejamos de ganar, no nos sirve de nada, ya la pérdida o las menores ganancias son una realidad. Lo importante es contar con un sistema que nos permita conformar un presupuesto táctico-operativo que determine los ingresos y egresos por área, determinando claramente responsabilidades, y distribuyendo dicho presupuesto en el tiempo, facilitando por otra parte el ajuste permanente del mismo para hacer frente a la evolución del entorno. Además este sistema debe permitir no sólo un uso óptimo de los recursos, sino también reducir sistemáticamente los costos por unidad monetaria de ingreso. Verificar a tiempo las áreas o máquinas que se han vuelto no redituables o antieconómicos es otro factor no menos importante a considerar.

El sistema persigue como un objetivo central y permanente el uso racional de los recursos. Esto suele olvidarse en los momentos favorables, dando lugar a descuidos que tarde o temprano tendrán que ser laboriosamente  corregidos. Una de las artes mayores en el management es la habilidad de mantener los costos bajo control en las épocas de prosperidad.

Por último y haciendo uso de una de las más usadas herramientas de gestión, el sistema debe permitir un análisis paretiano que facilite distinguir claramente los pocos vitales de los muchos triviales tanto en materia de ingresos como de egresos, lo cual facilita enormemente tanto el análisis como la adopción de decisiones tendientes a mejorar una utilización más óptima de los recursos.

Para ello se ha ideado una Sistema que funcionando sobre una Base de Datos (BD) permita no sólo la presupuestación, sino además la mejora del Sistema de Control Interno vía la autorización de los gastos contra el presupuesto establecido y la correspondiente delegación de autorizaciones de gastos, lo cual contribuye a descentralizar la gestión de la empresa, dando más tiempo a los Directivos para concentrar su atención en los temas estratégicos.

Dicho sistema se puso en operaciones en empresas de diversos tamaños y actividades, logrando muy óptimos resultados, los cuales se describen en función al análisis que de los mismos se han efectuado.