Gestión de calidad para la excelencia - Sistemas Preventivos

No sólo debe concentrarse la prevención en evitar la entrega de productos o la prestación de servicios defectuosos a clientes y consumidores, sino que también debe realizarse las prevenciones necesarias para impedir productos y procesos intermedios fallidos o erróneos. Ello debe ser aplicable dentro del concepto de calidad integral en la empresa, tanto a las actividades generadoras de valor agregado para los clientes (productoras de bienes y servicios), como también en todas las demás actividades de apoyo (actividades sin valor agregado para el cliente). 

Qué son y en que consisten los Sistemas Preventivos? Están conformados por un conjunto de dispositivos, normativas, políticas, planes, herramientas y diversos instrumentos estadísticos y de gestión destinados a evitar la comisión o generación de fallas o errores tanto en la producción de bienes como en la prestación de servicios. La idea gira en torno a mentalizar a todos los niveles jerárquicos para que adopten medidas tendientes a evitar errores en la calidad, ello implica tanto la creación de los dispositivos o normas, como su aplicación en tiempo y forma, de manera regular y estandarizada.  

El pensamiento sistémico realiza una gran aportación a dicho objetivo, pues lleva a razonar de que forma los procesos, actividades, individuos, normas, y partes se interrelacionan, y de que manera los cambios o defectos en una parte del sistema genera efectos o problemas en el resto del mismo. Por éste motivo podríamos denominar también a la metodología como Calidad Sistémica. 

Entre las actividades de prevención, las cuales como se expresó anteriormente están destinadas a evitar que se cometan errores tenemos a título de ejemplo: 

·        Planificación de la calidad

·        Capacitación y entrenamiento

·        Revisiones de la especificación del diseño

·        Evaluación del producto

·        Contacto con los clientes para conocer sus expectativas

·        Manuales técnicos

·        Revisiones preproducción

·        Actividades para la prevención de defectos

·        Preparación de normas (estándares) del trabajo

·        Definición del proceso

·        Análisis de fallos

·        Sistemas de calidad, procedimientos y normas

·        Revisiones de proceso

·        Control Estadístico de Procesos

·        Calificación de Proveedores

·        Selección de Personal

·        Controles de seguridad

·        Mantenimiento preventivo

·        Limpieza y orden (5 “S”)

·        Automatización para mejorar la calidad

Todas éstas actividades generan costes, pero su incremento lleva a una disminución mucho más que proporcional en los costes correspondientes a fallos externos e internos, como así también de evaluación. 

Los costes de prevención son los gastados en evitar que se cometan errores por parte de todas las funciones de la empresa, incluyendo la ingeniería de desarrollo, ventas, ingeniería de producto, fabricación, garantía de calidad, programación, personal, etc. 

Los costes de evaluación son todos aquellos relacionados con la evaluación de la producción ya acabada y de las auditorías para medir la conformidad de todas las funciones con los criterios y procedimientos establecidos. Son todos los costes gastados para determinar si una actividad se hizo bien todas las veces. 

Los costes de los errores internos son todos los que tiene la empresa relacionados con los errores detectados antes de que la producción sea aceptada por un cliente porque todas las actividades no se hicieron bien todas las veces 

Y los costes de los errores externos son todos aquellos en que incurre el productor porque al cliente externo se le suministran productos o servicios inaceptables.

Una correlación entre los costes antes y después de aplicar un mayor incremento en las actividades preventivas se muestran en el siguiente gráfico.