Gestión de la calidad en la administración de bibliotecas - Principio 5 - Enfoque de sistema para la gestión

Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una Biblioteca en el logro de sus objetivos.

Esto implica:

Un enfoque para desarrollar e implementar un sistema de gestión de la calidad comprende diferentes etapas tales como:
a) determinar las necesidades y expectativas de los usuarios y de otras partes interesadas;
b) establecer la política y objetivos de la calidad de la Biblioteca;
c) determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos de la calidad;
d) determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la calidad;
e) establecer los métodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso;
f) aplicar estas medidas para determinar la eficacia y eficiencia de cada proceso;
g) determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas;
h) establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

Un enfoque similar es también aplicable para mantener y mejorar un sistema de gestión de la calidad ya existente.

Una Biblioteca que adopte el enfoque anterior genera confianza en la capacidad de sus procesos y en la calidad de sus servicios, y proporciona una base para la mejora continua. Esto puede conducir a un aumento de la satisfacción de los usuarios y de otras partes interesadas y al éxito de la organización.

Beneficios clave

· Integración y alineación de los procesos que alcanzarán mejor los resultados deseados.
· La capacidad para enfocar los esfuerzos en los procesos principales.
· Proporcionar confianza a las partes interesadas en la coherencia, eficacia y eficiencia de la Biblioteca .

La aplicación del principio de enfoque de sistema se implementa por medio de:
· Estructurar un sistema para alcanzar los objetivos de la Biblioteca de la forma más eficaz y eficiente.
· Entender las interdependencias existentes entre los diferentes procesos del sistema.
· Estructurar los enfoques que armonizan e integran los procesos.
· Proporcionar una mejor interpretación de los papeles y responsabilidades necesarias para la consecución de los objetivos comunes, y así reducir barreras interfuncionales.
· Entender las capacidades organizativas y establecer las limitaciones de los recursos antes de actuar.
· Definir y establecer como objetivo la forma en que deberían funcionar las actividades específicas dentro del sistema.
· Mejorar continuamente el sistema a través de la medición y la evaluación.