Gestión de la calidad en la administración de bibliotecas - Principio 6 - Mejora continua

La mejora continua en el desempeño global de la Biblioteca debería ser un objetivo permanente de ésta.

Esto implica:
La mejora continua del sistema de gestión de la calidad es incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los usuarios y de otras partes interesadas. Las siguientes son acciones destinadas a la mejora:

a) análisis y evaluación de la situación existente para identificar áreas para la mejora;
b) el establecimiento de los objetivos para la mejora;
c) la búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos;
d) la evaluación de dichas soluciones y su selección;
e) la implementación de la solución seleccionada;
f) la medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación para determinar que se han alcanzado los objetivos;
g) la formalización de los cambios.

Los resultados se revisan, cuando es necesario, para determinar oportunidades adicionales de mejora. De esta manera, la mejora es una actividad continua. La información proveniente de los clientes y otras partes interesadas, las auditorías, y la revisión del sistema de gestión de la calidad pueden, asimismo, utilizarse para identificar oportunidades para la mejora.

Para asegurar el futuro de la Biblioteca y la satisfacción de las partes interesadas, la dirección de la Biblioteca debería crear una cultura que implique a las personas de manera activa en la búsqueda de oportunidades de mejora del desempeño de los procesos, las actividades y los servicios.

Para implicar a las personas, la dirección debería crear un ambiente en el que se delega la autoridad de manera que se dota a las personas de autoridad y éstas aceptan la responsabilidad de identificar oportunidades en las que la Biblioteca pueda mejorar su desempeño. Esto puede conseguirse mediante actividades como las siguientes

- estableciendo objetivos para las personas, los proyectos y para la Biblioteca,

- comparando el desempeño con respecto otras Bibliotecas y con respecto a las mejores prácticas,

- reconociendo y recompensando la consecución de mejoras, y

- mediante esquemas de sugerencias que incluyan reacciones puntuales de la gestión.

Para proporcionar una estructura para las actividades de mejora, la dirección debería definir e implementar un proceso para la mejora continua que pueda aplicarse a la prestación del servicio y apoyo de los procesos y las actividades.

Para asegurar la eficacia y eficiencia del proceso de mejora, deberían considerarse los procesos de prestación del servicio y de apoyo en términos de

- eficacia (por ejemplo, resultados que cumplen los requisitos),

- eficiencia (por ejemplo, recursos por unidad de tiempo o dinero),

- efectos externos (por ejemplo, cambios legales y reglamentarios),

- debilidades potenciales (por ejemplo, falta de capacidad y consistencia),

- la oportunidad de emplear métodos mejores,

- control de cambios planeados y no planeados, y

- medida de los beneficios planeados.

Dicho proceso para la mejora continua debería utilizarse como una herramienta para mejorar la eficacia y la eficiencia internas, así como para mejorar la satisfacción de los usuarios y de las otras partes interesadas.

La dirección debería emprender actividades de mejora continua escalonada integradas en los procesos existentes, así como oportunidades de iniciativa, con el fin de conseguir el máximo beneficio para la Biblioteca y para las partes interesadas.

//Beneficios clave//

· Incrementar la ventaja competitiva a través de la mejora de las capacidades organizativas.
· Alineación de las actividades de mejora a todos los niveles con la estrategia organizativa establecida.
· Flexibilidad para reaccionar rápidamente a las oportunidades.

La aplicación del principio de mejora se implementa por medio de :
· Aplicar un enfoque a toda la Biblioteca coherente para la mejora continua del desempeño.
· Proporcionar al personal de la Biblioteca formación en los métodos y herramientas de la mejora continua.
· Hacer que la mejora continua de los servicios, procesos y sistemas sea un objetivo para cada persona dentro de la Biblioteca .
· Establecer objetivos para orientar la mejora continua, y medidas para hacer el seguimiento de la misma.
· Reconocer y admitir las mejoras.