La situación actual de las Pymes lleva a pensar en una propuesta más llegada a ellas, el Outsourcing; aunque muchas compañías implementan un sistema ERP outsorceando la instalación y la configuración del sistema por consultores expertos, algunas compañías están yendo un paso más allá empleando firmas consultoras o ASP para la continuidad, el mantenimiento y las actualizaciones del sistema ERP una vez instalado. El modelo de ASP consiste de un vendedor ERP o de una firma tecnológica experimentada que ofrecerá mantenimiento a las aplicaciones de la Organización y proporcionará acceso a esas aplicaciones por Internet o por medio de una rede interna.
La compañía ASP mantiene la aplicación, conduce regularmente los back-ups de los datos de los clientes, desarrolla aplicaciones de software y sus actualizaciones tan rápidamente surgen nuevas versiones de su producto y principalmente ofrece soporte help desk, todo por mensualidades fijas, para muchas compañías esta es una excelente manera de controlar los costos de sus operaciones bajos. (Buchout et al., 1999).
Las compañías más pequeñas son mayormente atraídas al modelo ASP por los sistemas ERP porque ellas no pueden hacer frente a los altos precios de un sistema ERP, sin embargo, ellas también no desean instalar un sistema pequeño que no tenga posibilidades de ser escalado con su anticipado pronóstico de crecimiento y necesite la instalación de un nuevo sistema con reconfiguración y los cambios empleados en la conversión de datos. El modelo ASP les permite además “pagar mientras crecen” y administrar sus costos de soporte de Tecnologías de Información con un contrato que asegura sus gastos en ERP no serán más que una cuota específica mensual. (Outsourcing Journal, 1999).
Ahora bien lo primero a considerar en cualquier decisión de elegir un outsourcing de ERP es el motivo y el propósito para realizar dicho contrato así como las oportunidades y riesgos que conlleva; las razones para realizar un acuerdo de este tipo pueden ser según Kweku-Muata (2003)
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La búsqueda de operaciones más eficientes
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Quitarse el aspecto de reclutar y retener personal caro para el mantenimiento de Tecnologías de Información de las cuales no sabrán completamente cómo administrarlas.
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Administrar sus propios flujos de efectivo efectivamente por medio de un costo mensual predeterminado para sus gastos de TI
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La empresa quiere contar con consultoría para sus procesos de TI para poder dedicar sus esfuerzos en las funciones principales de la empresa.
El siguiente asunto a examinar en cualquier decisión de outsorcear cualquier ERP es evaluar los motivos y las capacidades del ASP, así como de sus oportunidades, existen varias razones por las cuales un ASP es bueno para proveer servicios ERP de Outsourcing para una empresa en particular, las cuales entre otras son: (Clemons, 2000)
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Apertura de nuevas líneas de negocios
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La oportunidad de usar el “buen conocimiento” de la organización como referencia.
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La oportunidad de ganar un market-share en una Industria confiable.
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La compañía es débil financieramente y se encuentra con pocos procesos de negocios.
Considerando los aspectos anteriores según comenta Bryson y Ngwenyama (2000) que una vez que se ha tomado la decisión de consultoría para ERP se puede realizar un análisis de los aspectos fundamentales del mismo, este autor recomienda utilizar el siguiente seguimiento para obtener mejores resultados en cuanto a los contenidos financieros de la empresa:
El approach propuesto por Bryson y Ngwenyama (2000) tiene tres pasos principales:
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Generar los valores de beneficios esperados, especificando los beneficios directos del ASP que son generados de manera automática para varias situaciones probables.
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Análisis Trade-off, a través del uso de datos de la empresa el Outsourcer conduce este análisis para determinar el nivel de desarrollo o competencia más ventajoso que sea suficientemente atractivo para el vendedor.
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Contrato de incentivos específico, el componente de garantía, de penalización y las reglas de pago del contrato deben ser automáticamente generadas basadas en la opción del cliente.
Paul (2000) propone un modelo de costos para que las pequeñas empresas puedan delimitar su decisión y conocer en qué pagos debe incurrir si decide emplear la consultoría, lo conceptos básicos del modelo de costos de transacción es que el total del costo del Outsourcing puede ser dividido como sigue:
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El costo de el servicio de proceso de información, que puede ser estimado de el mercado
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Costos de set-up y de contrato que incluye el costo de encontrar un vendedor, las tarifas de negociación y otros cargos incurridos en la institucionalización de la relación.
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El costo de monitorear y coordinas las actividades del vendedor que incluye el trabajo y equipo.
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Switching cost que es el costo de cambiar de ASP en situaciones de bajo desarrollo o falla.
Cuando previamente esto ha sido visto en términos “horizontales” (Bryson y Ngwenyama, 2000), se considera la situación cuando el contrato es a largo plazo, y la actitud del vendedor y las condiciones del contrato varían en diferentes periodos, esto puede deberse a muchos factores como las condiciones del mercado, la presencia de riesgos y sus correspondientes costos. De igual forma, el valor de un nivel de desarrollo dado al outsourcer y el costo del ASP puede variar en diferentes periodos.
Figura 1. Clasificación de un ERP, Majed Al-Mashari, 2003.
