El empleo de las técnicas informáticas permite introducir un nuevo concepto:
Auditoría a Distancia la que se crea como una forma superior de trabajo, en la cual las comprobaciones asociadas al registro de la actividad, los resultados de la gestión comercial de las ventas y/o servicios; y el registro de las operaciones diarias o periódicas de los sistemas, se efectúan a partir de la información disponible en la instancia superior a la cual se subordina la entidad auditada y con la característica fundamental que el tiempo de permanencia del auditor en la entidad se reduce de manera considerable.
No obstante las significativas ventajas que representa esta práctica, su desarrollo está condicionado por varias premisas, entre las que pueden señalarse, por su importancia las siguientes:
- Se requiere de un conocimiento del impacto y sus posibilidades por parte de la gerencia a todos los niveles.
- Es necesario mantener una política sistemática de actualización de los medios técnicos y el aseguramiento de los programas utilizados en las entidades.
- Se requiere de uniformidad en la información de los sistemas, para el registro de la actividad.
- Se incorporan a la actividad los riesgos y vulnerabilidades de la actividad objeto de examen asociados al empleo de esta técnica, lo que demanda del órgano de auditoría la planificación de acciones que permita su reducción al mínimo.
- La capacitación de todo el personal, en particular los dedicados al análisis y evaluación del estado del Control Interno, aspecto que se convierte en una tarea de primer orden.
- El flujo sistemático de información en el ámbito de toda la entidad, para permitir el acceso pleno de los auditores y de otras áreas que lo requieran.
- Adecuada retroalimentación con las distintas áreas que acceden a esta información con relación a su uniformidad y fiabilidad.
- Disponibilidad de equipamiento y aseguramiento de programas que permitan la realización de comprobaciones de todo tipo a la información disponible.
No es ocioso reiterar, que en su concepto más amplio, la Auditoría a Distancia no elimina la presencia del auditor en la entidad, ya que la verificación documental sobre operaciones previamente seleccionadas, el análisis de la documentación contable primaria, la atención al público, la seguridad en el manejo del efectivo y la seguridad en la salva de información, entre otros aspectos, requieren de su presencia en la misma.
No obstante la posibilidad de disponer de un gran volumen de información sobre la entidad, permite reducir a su mínima expresión el tiempo que deben permanecer los auditores en ésta y la lógica interferencia que el proceso ocasiona. En cuanto a las ventajas que se derivan de la realización de una Auditoría a Distancia, pueden señalarse las siguientes:
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Contribuye a la creación de un ambiente de control. Esta práctica contribuye a incrementar sustancialmente el ambiente de control en las entidades auditables, ya que además de provocar un fuerte impacto sobre el auditado, se fortalece el ambiente de control, al desconocer la unidad en qué momento está siendo auditada, pues al iniciarse la auditoría no es necesaria la presencia física del auditor en la unidad. De igual forma las revisiones pueden estarse realizando en todo momento sin que haya mediado una presentación oficial.
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Permite elaborar planes anuales más efectivos. A partir de los indicadores obtenidos en el procesamiento realizado sobre toda la información disponible y atendiendo a los principales riesgos asociados a las entidades, los planes de ejecución de auditorías pueden ser elaborados o modificados de forma más objetiva, lo cual incrementa la profundidad y fiabilidad en los resultados.
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Es posible realizar planeamientos más efectivos. La Auditoría a Distancia permite identificar las áreas y aspectos con potenciales deficiencias previas al comienzo de la auditoría, lo que unido a los resultados de los análisis de riesgos efectuados, permite elaborar planeamientos a priori, orientados a los puntos afectados por la violación del Control Interno y con altos niveles de riesgos para la entidad, con lo que se disminuye la posibilidad de no detectar un problema, así como reducir el tiempo dedicado a revisar hechos u operaciones que no merecen atención.
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Pueden realizarse consultas a solicitud de las entidades. Otra vertiente de la Auditoría a Distancia es la posibilidad de brindar apoyo al análisis de problemas detectados en las unidades por la gerencia a solicitud de ésta, tales como el lento movimiento, las ventas inadecuadas de productos y la realización del inventario, entre otros.
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Incremento de la productividad. El empleo de la Auditoría a Distancia permite a la gerencia alcanzar un incremento en la productividad, así como realizar revisiones en la información de las entidades auditadas, como parte de su actividad sistemática, con un elevado grado de periodicidad y bajo costo, además de alcanzar anualmente al 100% de las entidades, ya sea mediante un trabajo de auditoría o mediante un dictamen.
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Determinar las deficiencias comunes. La Auditoría a Distancia permite la detección de deficiencias generalizadas en el marco del órgano de auditoría, lo que posibilita la adopción de medidas de alcance global que conduzcan a su erradicación.
