MENCIONES ESTATUTARIAS A INCLUIR EN LAS SOCIEDADES O ASOCIACIONES QUE DESEEN CELEBRAR DIGITALMENTE SUS ASAMBLEAS, JUNTAS O CONSEJOS.
Elaborado por: J. R. Doria Bajo, Notario Público
Introducción
En la actualidad, dado el creciente nivel de las comunicaciones electrónicas, es frecuente que muchas de las discusiones que se producen entre los miembros de una sociedad se realicen mediante la conexión a través de correo electrónico. Correos mediante los cuales, de forma extremadamente ágil, se vehiculan las diferentes propuestas y contra-propuestas que luego han de ser debatidas y aprobadas en las reuniones físicas.
A fin de que dicha práctica pueda contar con la pertinente trascendencia jurídica se hace necesario dotar a los Estatutos Sociales de una serie de disposiciones que faciliten y ordenen esa nueva y creciente -por su eficacia y comodidad- realidad social.
Se hace preciso, pues, establecer: los tipos de comunicaciones; los plazos para la discusión de propuestas; las formulas para ratificación física de los consentimientos digitales; los registros de dichas comunicaciones; la equiparación del consentimiento digital al consentimiento in situ; etc. etc.
Al tratarse de un mundo nuevo y por ello desconocido existirán muchas e importantes lagunas que, poco a poco, con el tiempo y la experiencia, se irán cubriendo. El presente trabajo pretende ser una primera aproximación a dicho nuevo mundo digital que tantas posibilidades nos ofrece.
Comunicaciones digitales:
Se entenderán por comunicaciones digitales las hoy conocidas comúnmente como correos electrónicos. Dichas comunicaciones digitales se realizarán entre los nombrados coordinadores de las mismas y los socios o asociados a través de las direcciones electrónicas que figuren en el registro de socios. Las que realicen los coordinadores habrán de contar siempre con alguno de los sistemas de acuse de recibo que ya existen en el mercado.
Los socios o asociados cuando remitan una comunicación digital a su coordinador principal habrán de enviar copia de la misma al coordinador accesorio que tengan designado a fin de que luego dichos coordinadores puedan establecer el cotejo correspondiente en aras a fundamentar la necesaria fiabilidad de las comunicaciones.
Cuando dicha comunicación fuera portadora de un consentimiento a un texto específico o de la expresión de un sentido de voto habrá de ser reenviada por el coordinador receptor al remitente para su ratificación tácita. Ratificación que se entenderá otorgada cuando hayan transcurrido 48/72 horas del acuse de recibo del reenvío sin haberse cuestionado digitalmente dicho consentimiento o votación.
Registro de direcciones electrónicas:
En el libro registro de socios o asociados se deberán inscribir las direcciones electrónicas fijadas por cada uno de ellos a fin de que se les remitan a las mismas las comunicaciones digitales con las propuestas a debatir o votar.
La inscripción en el libro registro de socios de la dirección electrónica facilitada por el socio o asociado supondrá la aceptación expresa de que le sean comunicadas las convocatorias, ordenes del día, etc. a través de dicho medio, de forma tal que si éstas se hubieran realizado de acuerdo a los Estatutos en el tiempo y la forma previstos, no cabrían alegaciones al respecto.
Para la modificación temporal o definitiva de la dirección electrónica inscrita en el libro registro de socios será precisa comunicación simple y ratificatoria de la nueva dirección, realizadas ambas, desde la dirección antigua y la nueva o bien mediante modificación física por el socio ante el secretario portador del libro registro de socios.
Coordinadores de comunicaciones digitales (ccd):
Los coordinadores de comunicaciones digitales habrán de ser un mínimo de tres personas cuya misión consista en transmitir, recibir, comprobar la autenticidad, archivar y proceder a la ratificación mediante recogida de la firma física por parte de los emisores, de todas las comunicaciones que por parte de los diferentes socios o asociados les hayan enviado.
A fin de que se cotejen la formalidad y veracidad de las comunicaciones habidas es necesario que se establezca entre ellos una diferenciación como coordinador principal (ccdp) y como coordinador accesorio (ccda), de forma tal que cada socio o asociado cuente con un coordinador principal -a quien tiene que remitir y de quien tiene que recibir, sus comunicaciones- y a su vez, un coordinador accesorio –al que ha de remitir <<copia>> de sus escritos.
Mientras el número de socios no supere los 50 ejercerán dicha función los tres miembros de la Junta Directiva o Consejo de Administración que se designen al efecto. En el caso de que el número de miembros de esos órganos no superase dicha cifra se entenderá que los nombrados como órgano, cumplen per se dicha misión coordinadora.
Lo más natural es que se dividan a partes iguales la obligación de comunicar a los socios, asociados o partícipes los temas a debatir digitalmente.
Cada coordinador principal enviará a los socios o asociados que le hayan sido adjudicados, las propuestas a debatir o votar expresando la fecha y hora límite establecida para recibir la contestación expresiva de la opinión a lo propuesto, la dirección electrónica del foro de discusión y el plazo para participar en él, o el sentido del voto, según del tema de que se trate. De no recibirse contestación en los plazos señalados se deberá entender que dicho socio o asociado no ha comparecido al foro digital (Junta, Asamblea, Consejo etc.) o se ha abstenido en la votación. Así mismo el ccdp habrá de archivar dichas comunicaciones en soporte físico a fin de que puedan en su día (ver lo establecido respecto a plazos) ser ratificadas mediante firma física por cada uno de los remitentes.
Cada coordinador recibirá las comunicaciones que sus propios coordinados le envíen así como las <<copias>> de las comunicaciones que envíen los socios o asociados coordinados por otro coordinador. <<Copias>> que deberá cotejar con el otro coordinador receptor principal de las mismas a fin de autenticar el tiempo, forma y sentido de las comunicaciones digitales recibidas.
Delegación de voto efectuada digitalmente:
Cada socio o asociado podrá delegar su voto en otro que vaya a acudir físicamente a la reunión convocada y para ello habrá de enviar la correspondiente comunicación digital a sus coordinadores (principal y accesorio) así como al propio representante designado. Él cual habrá de aportarla a la reunión en soporte físico a fin de que conste en el Acta correspondiente una vez que haya sido cotejada por los coordinadores receptores de la misma.
Dichas delegaciones deberán entenderse derogadas cuando el socio o asociado delegante concurriera físicamente a la reunión convocada.
Plazos para los debates digitales:
Por lógica operativa los plazos han de ser más amplios que los pertinentes para las reuniones físicas pero ello permitirá la participación activa de mayor número de miembros de la sociedad o asociación con lo que los acuerdos serán moralmente más vinculantes. El debate digital se irá sucediendo a lo largo del tiempo fijado al efecto. Tiempo que será conveniente que finalice, por lo menos, una semana antes de la fecha fijada para celebrarse la reunión física convocada a fin de que los coordinadores puedan ordenar los debates celebrados y, en su caso, las votaciones recibidas.
Con anterioridad a la presentación del presupuesto del año entrante el tesorero controlará que los coordinadores tienen ratificadas mediante firma física las comunicaciones de los socios o asociados recibidas durante el año inmediatamente anterior. Dicho control de firmas podría igualmente recaer sobre cualquier otro miembro de la Junta Directiva pero se ha hecho recaer sobre el tesorero para no sobrecargar al secretario.
