Una vez emitida la Orden de Trabajo, el jefe de grupo procede a ejecutar esta etapa, acopiando información en la Dirección de Control y Supervisión y en otras Direcciones de la Corporación y en la entidad a auditar para conocer en detalle las características de la misma en cuanto a su estructura organizativa, flujo de ventas, producción o servicios que presta, resultados de auditorías anteriores, etc.
Es conveniente que esta etapa concluya antes de la incorporación del resto del personal, lo que posibilita que cada auditor disponga de su plan de trabajo individual desde el inicio de la auditoría.
En la Dirección de Control y Supervisión se procede a captar la información referida a auditorías anteriores, antecedentes de presuntos hechos delictivos, resultados de auditorías ejecutadas por auditores internos o externos, así como otros elementos de interés que obren en los archivos, tales como: estructura de la entidad, principales líneas de ventas, importaciones, producciones o servicios, etc.
En la entidad se deben efectuar entrevistas con los principales dirigentes con el propósito de explicarles el objetivo de la auditoría, y conocer o actualizar en detalle los datos en cuanto a estructura, cantidad de dependencia, desenvolvimiento de la actividad que desarrolla, flujo de las ventas, producción o de los servicios que presta y, otros antecedentes imprescindibles para un adecuado planeamiento del trabajo a ejecutar.
Resulta imposible prever todas las cuestiones que pudieran ser de interés conocer en la exploración, por lo que a continuación se señalan los puntos más importantes o generales a captar, revisar o actualizar en la entidad; los que no necesariamente son absolutos, pudiendo el jefe de grupo, como se señala, eliminar o adicionar algunos, según circunstancias u objetivo de la auditoría:
§ Datos actualizados de la entidad, que incluyen entre otros: nombre, dirección, teléfono, fax, E-Mail, horario de trabajo y estructura organizativa.
§ Unidades organizativas que la integran.
§ Actividades principales que desarrolla, y organización concebida.
§ Licencias para operar.
§ Bancos con los cuales opera, (internos y en el extranjero), nombres, números de las cuentas bancarias y firmas autorizadas a operar las mismas.
§ Nombres del Gerente General, Gerente Económico, o cargos equivalentes, así como las fechas respectivas en que tomaron posesión.
§ Personal que labora en el área de Contabilidad; resumiendo las funciones que realiza.
§ Situación del Expediente Único de Auditoría y su contenido; revisando las últimas auditorías, tanto internas como externas, las inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales efectuadas en la entidad.
§ Disposiciones dictadas en relación con las conclusiones, recomendaciones establecidas en los informes anteriores y notificaciones de responsabilidad administrativas.
§ Grado de descentralización de la contabilidad, cantidad de centros contables que posee, cuentas bancarias que operan los mismos e información que emiten.
§ Plan de cuentas.
§ Cantidad de almacenes e importancia de éstos en atención a número de renglones, valor de sus existencias y características de los productos.
§ Normas y procedimientos específicos que utilizan.
§ Los sistemas informáticos que se aplican en los diferentes subsistemas y su evaluación dentro del contexto del control interno. (Aquí pudiera explorarse como está la Seguridad Informática)
§ Situación de los registros de contabilidad en uso y fecha de la última anotación en cada uno de ellos.
§ Fecha de confección de los últimos estados financieros. De ser posible y necesario, precisar resultados económicos.
§ Satisfacción a clientes: Juicio de la clientela y calidad de los productos.
§ Presupuesto y sus modificaciones, así como la ejecución del mismo.
Además, al efectuar el recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el funcionamiento en su conjunto, debe reflejarse en Hojas de Notas, las memorias ante observaciones efectuadas en el mismo.
Como resultado de esta exploración el jefe de grupo puede sugerir al supervisor variar el objetivo de la auditoría o su alcance.
Es posible que por determinadas razones no se requiera desarrollar esta etapa en una auditoría específica, cuestión que se debe consignar en un documento firmado por el jefe de grupo, aprobado por el supervisor actuante y archivado en el Expediente de Auditoría.
