La Exploración Previa - El proceso de la Exploración Previa

La exploración es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de la auditoría con el  propósito de conocer en detalle las características de la entidad a auditar para tener los elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de acuerdo con los objetivos previstos.

Los resultados de la exploración permiten, además, hacer la selección y las adecuaciones a la metodología y programas a utilizar; así como determinar la importancia de las materias que se habrán de examinar.

También posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno (contable y administrativo) así como que en la etapa de planeamiento se elabore un plan de trabajo más eficiente y racional para cada auditor, lo que asegura que la auditoría habrá de realizarse con la debida calidad, economía, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena medida, el éxito de su ejecución.

En la etapa preliminar  el auditor o quien se designe puede ser Auditor Jefe de Grupo  debe lograr  comprender el ambiente de la entidad  que debe ser auditada, para ello debe conocer la estructura organizacional de ésta, determinar las áreas de responsabilidad, averiguar  cómo se asigna y comunica la responsabilidad y autoridad y determinar los métodos usados por la administración para supervisar las operaciones, incluyendo  la función de la auditoría interna, si es que existe.

También en la exploración preliminar del ambiente, el auditor o quien se designe  debe llegar a comprender el flujo de las operaciones; la naturaleza del negocio, tipos de operaciones;  procedimientos para autorización;  ejecución, registro y procesamiento de operaciones  y otras que se requieran. El auditor obtendrá evidencias y respuestas ante determinadas interrogantes, que le posibilitará  dirigir su investigación, entre las que pudieran citarse a manera de ejemplo, las siguientes:

En el Áreas de administración: 

ü      ¿Cómo está estructurada la entidad? Obtener el organigrama

ü      ¿Cómo se agrupa la entidad a efectos de administración (por ejemplo por servicios en  procesos, ubicaciones, funciones o centros de costo/beneficio)?

ü      ¿Disponen dichas áreas de administración,  de sus propios estados financieros?

Procesos de operaciones 

ü      ¿Cuáles son los procesos de operaciones de la entidad?

ü      ¿Cuales son los procesos de operaciones relevantes para las diferentes áreas de administración?

ü      ¿Los procesos de operaciones están centralizados o se gestionan por separado dentro de las áreas de administración?

ü      ¿Cuáles son los sistemas de contabilidad claves que soportan los procesos de negocios?