La gestión de la documentación en los medios de comunicación - Breve historia de la gestión de la documentación en los medio

Aunque la evolución de la disciplina de la Documentación en ámbitos periodísticos se puede dividir en diversas etapas o épocas dependiendo del método de documentación que se llevase a cabo, debemos hacer referencia aquí que la aparición de los departamentos de documentación en los medios de comunicación se debe a la confluencia de tres aspectos a la hora de tratar la información que hacían necesario la implantación de mecanismos documentales para la recuperación de la información. El primero de estos aspectos fue la utilización de otros periódicos para la elaboración de nuevas informaciones, el segundo la recopilación y el archivo de los ejemplares que editaba el propio periódico y el tercero es el interés de recoger información para la confección de obituarios.

Tal y como describe González Quesada (1995), la principal fuente de información en un medio de comunicación impreso la constituye los números anteriormente publicados por éste. Estas colecciones reciben un gran esfuerzo para su mantenimiento y son de gran utilidad para la referencia informativa para el desarrollo, así como la elaboración de índices del propio periódico. Gracias a esto, la mayoría de las empresas editoras conservan colecciones casi completas de sus publicaciones como parte de su archivo patrimonial.

Otra de las principales fuentes para la obtención de noticias durante el siglo XIX, aunque la práctica se ha extendido hasta nuestros días, es la extracción noticias de otros medios impresos. Esta fue una constante que obligó a las empresas editoras más importantes a establecer oficinas de intercambio que facilitasen la cooperación entre medios de un mismo país como a las subscripciones a otros medios extranjeros. Sin embargo, fueron las necrológicas las noticias que están más estrechamente relacionadas con el desarrollo de centros de documentación y que ayudarán a su desarrollo y que lo harán de una forma decisiva cuando comienzan a acompañarse con material gráfico. Los obituarios constituyeron uno de los contenidos habituales de los periódicos de prestigio y se convirtieron en una parte integrante de su actividad informativa. Debido al costo de las ilustraciones, era conveniente conservarlas para su reutilización cuando fuese necesario. La necesidad de disponer de un perfil biográfico recurriendo a fuentes directas de forma inmediata y eficaz reforzó la necesidad del desarrollo de archivos. De hecho, estas pequeñas unidades de información recibieron en un primer momento el nombre de morgues.

A pesar de ello, no fue hasta la aparición del telégrafo y la necesidad de ofrecer información de mayor calidad y prestigio, recurriendo a fuentes informativas contrastadas, además de desarrollar instrumentos para poder acceder a ellas; cuando finalmente se desarrollan verdaderos centros informativos con la fundación de bibliotecas de referencia para los periodistas.