La gestión de la documentación en los medios de comunicación - Microfilmación y las bases de datos referenciales (1972-1982)

Durante esta etapa, se produce una automatización en los procesos productivos de los diarios. Sin embargo, este desarrollo en los periódicos se centróen los procesos de composición e impresión, así que el impacto de este hecho en la redacción fue mínima. Trasladado a la sección de documentación, si la automatización en las redacciones era escasa, en los centros de información era mínima.

Los documentalistas se limitaban a recortar las noticias que se seleccionaban y las almacenaban en carpetas. Esta etapa se distingue por la formación de los primeros archivos de recortes y se prosigue la confección de grandes índices. Los archivos de recortes se desarrollan desde un contenido biográfico a completos dossiers temáticos ordenados cronológicamente. Sin embargo, el principal problema se encontraba en la localización de la información. Una noticia podía almacenarse en varias carpetas, pero, aunque se almacenase tan sólo en una, el problema del espacio continuaba siendo preocupante. Cuando un periodista pedía información había que acudir a las carpetas y mirar uno a uno todos los documentos que contenía la carpeta. Era normal no sólo buscar en una carpeta, sino que en una, dos, tres o incluso cuatro. El tiempo que se utilizaba para la recuperación era bastante elevado puesto que había que consultar cada uno de los documentos de la carpeta

Otro problema que se encontraba se hallaba en el expurgo puesto que este tipo de almacenamiento provocaba un crecimiento del fondo que requería cada vez de más espacio. Esto obligaba a revisar cada cierto tiempo el contenido de las carpetas para tratar de eliminar aquellas noticias que fuesen redundantes, las que hubiesen perdido vigencia y no fuese previsible que se fuesen a recuperar.

A esto hay que añadir que la extensión de la práctica documental y el desarrollo interno de los centros tuvieron su reflejo en un crecimiento desmesurado de los archivos de prensa, lo que provocó graves problemas en su gestión, tanto en la ordenación y preservación, como a la recuperación del material. Las pérdidas documentales y las clasificaciones erróneas planteaban la necesidad de reorganización los servicios de documentación e incorporar un sistema de archivo que redujese el espacio, a la vez que facilitase una clasificación centralizada y una recuperación inmediata. Todo ello hizo ineludible la incorporación de sistemas mecánicos al trabajo documental.

El trabajo del Documentalista en este momento se caracterizaba por actuar como un gatekeeper cuyas funciones eran las de catalogar, custodiar y preocuparse por la circulación de los documentos puesto que en muchos casos se trataba de copias únicas. Uno de los efectos que tuvo este rol es que se comparase a los Documentalistas como simples administrativos que se encargaban de controlar el acceso a la información, incluso impidiéndolo, más que de compartir tareas de investigación o de redacción.