La gestión de la información, el conocimiento, la inteligencia y el aprendizaje organizacional - Sistemas de vigilancia como parte de la gestión de la información

Se considera que el sistema de vigilancia o de información para la inteligencia competitiva es un subsistema del sistema general de información de una organización, que tiene sus funciones y tareas específicas, diferentes en contenido pero similares en procedimiento a cualquier otro sistema de información. También, se ha explicado que este autor considera al sistema de vigilancia vinculado indisolublemente a la comunicación integral con el entorno. La vigilancia implica, ante todo, un estado de ánimo colectivo que posibilite a la empresa anticiparse a las oportunidades, prevenir las amenazas y, en definitiva, evitar una gestión de carácter exclusivamente reactiva. Por ello, la vigilancia no debe reducirse a rastrear novedades procedentes tan solo de patentes y otras publicaciones científicas, sino que implica situar la novedad en su contexto, detectar su valor comercial, social, político, etcétera.


El benchmarking puede considerarse una modalidad o función más específica de los sistemas de vigilancia y comunicación con el entorno. Es un proceso sistemático y continuo de análisis de los productos, servicios y procedimientos de trabajo de las organizaciones que se consideran representantes de las mejores prácticas y su propósito es el mejoramiento continuo. Requiere vigilancia continua debido al entorno coyuntural cambiante. Su objetivo es aprender no simplemente qué se hace, sino también cómo se hace.


El desarrollo y utilización de un sistema de vigilancia implica varias etapas o momentos, comunes a otros sistemas de información, a saber: detección de necesidades, selección, localización, captura, organización, análisis, almacenamiento, preparación y difusión de la información. Esta difusión debe integrarse orgánicamente -en tanto gestión de información- con las actividades de identificación, formulación y solución de problemas en la organización en cuyo contexto se gestiona el conocimiento, la inteligencia... el aprendizaje. Al ser los destinatarios de la información, los beneficiarios últimos del sistema de vigilancia, sus requisitos e intereses deben servir de guía básica en su definición. Por ello, el primer nivel de la planificación es la identificación de las necesidades de información de los usuarios del sistema de vigilancia.