El conocimiento es el uso de los datos y la información en interrelación con el potencial de habilidades, competencias, intuiciones, y motivaciones de las personas. Por consiguiente, el conocimiento es más relevante para sostener los negocios que el capital, el trabajo o la tierra. Es esencial para la acción, el rendimiento y la adaptación y provee la capacidad para responder a situaciones nuevas. Desde un punto de vista holístico el conocimiento forma parte de las ideas, los juicios, los talentos, las relaciones, las perspectivas y los conceptos. Es acción, innovación focalizada, experiencia compartida, tiene que ver con las relaciones personales y las alianzas, es, en definitiva, un valor agregado del comportamiento y las actividades. Tomando esta perspectiva, debemos considerar dos aspectos relacionados con el conocimiento que son vitales para la viabilidad y el éxito en cualquier nivel:
Los datos : éstos deben ser aplicados y explotados. Es necesario que sean aumentados, preservados y utilizados al máximo tanto por los individuos como por las organizaciones.
Los procesos relacionados con el conocimiento: la creación, construcción, compilación, transformación, transferencia, aplicación y salvaguarda del conocimiento debe ser administrada explícita y cuidadosamente en todas las áreas afectadas.
El conocimiento se almacena en la mente de los individuos o se lo codifica en procesos organizacionales, documentos, productos, servicios y sistemas.
Desde el punto de vista organizacional, el conocimiento es la base y el impulsor de la economía post-industrial. El conocimiento organizacional es el resultado del aprendizaje que provee la única ventaja competitiva perdurable. Para que se convierta en un verdadero valor agregado, es necesario que el conocimiento organizacional esté focalizado, al alcance de todos y que pueda ser compartido.
La administración del conocimiento (KM) es el proceso mediante el cual se gobierna la creación, diseminación y uso del conocimiento. Implica hacer una revisión del capital intelectual focalizando en los recursos singulares, las funciones críticas y los obstáculos que podrían amenazar el flujo del conocimiento para su uso diario dentro de la organización. Este proceso implica una renovación continua de la base de conocimientos de la organización para lo cual es necesario crear estructuras de soporte y poner en marcha instrumentos de inteligencia tecnológica, haciendo énfasis en el trabajo de equipo y la difusión del conocimiento.
Como el conocimiento es el resultado de un proceso de ¨construcción¨, no es directamente observable; es algo específico del sistema cognitivo que lo ha creado ( entendiendo por tal la interrelación entre individuos y sus talentos , el medio cultural y medio social), y no reside fuera de él. Es así que la administración del conocimiento permite aprovechar tanto la experiencia como el producto del trabajo de todos los individuos que componen una empresa, supone ganar conocimiento a partir de la experiencia propia y la de otros y aplicarlo para cumplir la misión de la organización.
La KM protege y conserva el conocimiento organizacional , genera oportunidades para ampliar las posibilidades de decisión, mejora los servicios y productos y agrega flexibilidad a la organización. Además, complementa y potencializa otras iniciativas organizacionales como la administración de la calidad total (TQM) y el proceso de reingeniería de negocios ( BPR) proveyendo nuevos puntos de urgencia para sostener una posición competitiva. La KM en las organizaciones debe ser considerada desde tres perspectivas con diferentes horizontes y propósitos:
Perspectiva de Negocios: focalizada en por qué, dónde y qué parte de la organización debe invertir en conocimiento o explotarlo. Las estrategias, los productos y servicios, las alianzas, adquisiciones e inversiones deben ser consideradas desde puntos de vista relacionados con el conocimiento.
Perspectiva de la Administración: focalizada en determinar, organizar, dirigir, facilitar y monitorizar las prácticas y actividades relacionadas con el conocimiento que son necesarias para llevar a cabo las estrategias de negocios y alcanzar los objetivos deseados.
Perspectiva Operativa : focalizada en la aplicación a las tareas de destrezas específicas relacionadas con el conocimiento ( entrenamiento).
La administración del conocimiento activa y efectiva requiere nuevas perspectivas y técnicas y alcanza prácticamente a todas las facetas de una organización. La práctica de esta actividad se relaciona principalmente con dos aspectos. Por un lado el componente de conocimiento en las actividades que debe ser tratado como un interés explícito que se refleja en las estrategias, políticas y prácticas en todos los niveles de la organización; y, por otra parte la conexión directa entre el capital intelectual de la organización (tanto explícito o documentado como implícito o supeditado a capacidades personales de los individuos que la componen) y sus resultados positivos. Por lo tanto, incluye la identificación e inventario del capital intelectual y la posibilidad de generar nuevos conocimientos para la obtención de ventajas competitivas.
En este proceso se detectan relaciones con otras prácticas y estrategias de administración conocidas como la reingeniería ,la administración del riesgo y el cambio. Su implementación incluye métodos provenientes de la tecnología para acceder, controlar y divulgar la información así como también todos los métodos que permiten cambiar la cultura de la organización.
En la actualidad poseemos nuevos conceptos y soluciones provenientes de una variedad de disciplinas que pueden ser aplicados para medir y administrar el conocimiento. También la tecnología puede proveer de nuevas herramientas.
Debemos aceptar que la naturaleza de los negocios ha cambiado por lo menos en do cuestiones importantes:
1)El trabajo especializado, basado en el conocimiento, tiene un caracter diferente del trabajo físico.
2)El trabajador especializado está casi completamente inmerso en un entorno computarizado. Esta nueva realidad altera dramáticamente los métodos mediante los cuales debemos administrar, aprender , representar, interactuar y resolver los problemas.
No pueden resolverse los problemas de negocios de la Era de la Información, o ganar ventajas competitivas simplemente agregando personas o información. Tampoco pueden resolverse problemas de conocimiento con aproximaciones provenientes de un enfoque tomado de la economía orientada al producto. Estas soluciones serían reactivas e inapropiadas. Es por esto que se hace necesario definir de una manera clara, rigurosa y ampliamente aceptada las características fundamentales del conocimiento en un entorno informatizado.
¿Por qué aplicar estrategias de administración del conocimiento?
Para ser útiles a sus clientes y mantener su competitividad, las compañías deben: reducir sus ciclos de tiempo, operar con insumos mínimos fijos, acortar el tiempo de desarrollo del producto, mejorar su servicio de atención al cliente, llevar a cabo un empowerment adecuado con sus empleados, innovar y generar productos de alta calidad, ampliar su flexibilidad y adaptación, capturar información, crear tecnología, compartir y aprender. Nada de esto es posible sin la creación de un foco de conocimiento acerca del trabajo y el mercado. Este conocimiento debe ser continuo, estar actualizado, y ser accesible para todos los empleados y grupos de la organización.
En cuanto a los conocimientos generales de negocios que ya han sido acopiados, podríamos hacer un listado de sus puntos más importantes tomando los datos que nos brinda el Artificial Intelligence Applications Institute (University of Edinburgh) que identifican algunos de los factores específicos de los negocios en la actualidad:
Los mercados son cada vez más competitivos y aumenta el índice de renovación.
Las reducciones en el staff crean la necesidad de reemplazar el conocimiento informal por bases de datos formales. Las presiones competitivas reducen el tamaño de la fuerza de trabajo que posee conocimiento valioso acerca de los negocios. Ha disminuido el tiempo que puede utilizarse para acopiar experiencia y adquirir conocimientos. Los retiros tempranos y el aumento en la movilidad de la fuerza de trabajo llevan a la pérdida de conocimiento. En la medida en que pequeñas compañías constituyen la fuente de operaciones transnacionales, es necesario administrar cada vez una mayor complejidad.
Los cambios en la dirección estratégica pueden resultar en una pérdida de conocimiento en un área específica. La mayor parte de nuestro trabajo se basa en información. Las organizaciones compiten en base al conocimiento. Los productos y servicios son cada vez más complejos y se basan en un significativo componente de información. En definitiva, el conocimiento y la información se han convertido en el medio en donde se desarrollan los problemas de negocios. Por ello, las compañías pequeñas necesitan enfoques formales de administración del conocimiento aún más que aquellas de mayor envergadura ya que no poseen la ubicación en el mercado, la inercia ni los recursos de las grandes compañías.
Una breve historia de la KM
Las prácticas asociadas con la administración del conocimiento tienen sus raíces en una amplia variedad de disciplinas y dominios. Algunos teóricos de la administración como P. Drucker, P. Strassmann y P Senge en los EEUU han contribuido a la evolución de la KM. Ducker y Strassmann subrayaron la importancia creciente de la información y explicitaron el lugar del conocimiento como uno de los recursos organizacionales, y Senge puso el acento en el concepto de ¨learning organization¨ como la dimensión cultural de la administración del conocimiento. El trabajo de E. Roger sobre la difusión de la innovación realizado en Stanford y la investigación de T. Allen acerca de información y transferencia de tecnología llevado a cabo en el MIT, ambos de los 70´ también contribuyeron para comprender cómo se produce, utiliza y difunde el conocimiento dentro de las organizaciones. Ya a mediados de los 80´ comenzó a evidenciarse la importancia del conocimiento como capital competitivo a pesar de lo cual las teorías económicas clásicas siguieron ignorando su valor y la mayor parte de las organizaciones carece todavía de estrategias y métodos para administrarlo.
El reconocimiento de la creciente importancia del conocimiento organizacional se acompañó de la preocupación acerca de cómo manejarse con el aumento exponencial de la cantidad de conocimiento accesible y al creciente complejización de productos y procesos. La tecnología informática que tanto contribuyó en la superabundancia de información comenzó a convertirse en parte de la solución.
