Aunque mucho se ha escrito y teorizado respecto a la organización como función propia de la gestión e indispensable desde el punto de vista de la dirección, así como de la organización desde el punto de vista orgánico en cuanto a ordenamiento interno y definición de cargos y funciones, aun continúa siendo una debilidad en muchas empresas pequeñas y medianas.
En lo que respecta a la organización en cuanto a estructura, hay que considerar que de la misma manera en que es muy difícil que dos humanos sean completamente iguales, lo mismo sucede en las empresas. Una empresa no necesariamente se parece a otra aunque estén enmarcadas en el mismo sector y empleen igual tecnología de producción e incluso similar estructura productiva. Siempre existirán factores diferenciadores, no solo en el orden técnico-productivo, sino también en el orden social en cuanto a composición de la fuerza de trabajo, nivel de pertenencia y motivación, nivel de calificación, relación con los directivos, etc. De igual modo pueden existir diferencias de índole cuantitativas, respecto a número de trabajadores, nivel de venta, utilidad, estructura de los activos, cuota de mercado, entre otros. Estas y otras diferencias determinan que a pesar de existir principios básicos para definir la estructura organizativa de las empresas, así como estructuras típicas, la estructura de dirección, de cargos, de funciones y la estructura por áreas, departamentos, divisiones, gerencias, etc, estarán en dependencia de las características, complejidad y condiciones de cada empresa.
En toda empresa se da la existencia de una estructura funcional basado en las actividades que debe realizar para cumplir su objetivo y en base a la división del trabajo. Esta estructura funcional genera la existencia de diferentes subdivisiones entre las cuales existirá determinada relación, ya sea de cooperación, apoyo o subordinación. Estas subdivisiones deberán tener definidas sus objetivos, tareas y funciones, así como la interrelación con las restantes subdivisiones de la organización, incluyendo el sistema de obtención y entrega de información.
Visto de este modo todo hace suponer que el establecimiento de la estructura organizativa de las empresas es un proceso expedito, cuando en la práctica son más los problemas asociados con la estructura que lo que uno puede imaginar. En principio basta señalar que la estructura, las funciones y los procedimientos no pueden ser aplicados mecánicamente y mucho menos copiados. Cada empresa deberá determinar el tipo de estructura que le resulta conveniente en relación a su nivel de desarrollo, tipo de actividad, composición interna, metas y objetivos.
La estructura organizativa de una empresa deberá ser vista a partir de un prisma dialéctico, es decir, estará en dependencia de la evolución que tenga la empresa en el tiempo. La adopción de una estructura de modo estático e inamovible, generará más problemas de los que cualquier empresario puede realmente suponer. El crecimiento y evolución de una empresa deberá estar acompañada de los cambios necesarios en la estructura, cuestión esta que por lo general queda relegada a un segundo plano.
La duplicidad de funciones, la doble y hasta triple subordinación, la improvisación en la asignación de funciones, la asignación de funciones diversas a un mismo cargo, el aumento en la complejidad de los cargos sin el debido respaldo en cuanto a calificación y remuneración, existencia de jefes sin subordinados, jefes con exceso de subordinados, ausencia de una debida especialización, son algunos de los problemas que se observan en la estructura organizativa de las empresas. Todo esto por lo general implica la existencia de problemas tales como:
a) Demoras en la implementación de medidas y cumplimiento de tareas.
b) Existencia de errores en la interpretación de las orientaciones, incluyendo las que “caen” en terreno de nadie.
c) Exceso de centralismo en la toma de decisiones.
d) Insuficiente autoridad de los “jefes” intermedios.
e) Falta de fluidez en los procesos y tareas.
f) Deficiencias en el sistema de control interno.
g) Desequilibrio en las cargas de trabajo.
h) Desmotivación del personal.
i) Insuficiente información a los trabajadores.
j) Existencia de conflictos entre los dueños o directivos.
k) Falta de liderazgo.
l) Mal ambiente interno.
Aunque ninguno de ellos tiene una influencia directa en las ventas, en los costos o en los niveles de utilidad, el hecho cierto es que de modo muy solapado se van generando dificultades en el funcionamiento del sistema. Esta influencia poco medidle y nada cuantificable es lo que ocasiona que los empresarios presten poca atención a este tipo de asunto, con lo cual la empresa crece con una estructura obsoleta y en la mayoría de los casos se le van incluyendo de modo mecánico cargos, funciones e incluso eslabones o subdivisiones, sin establecer previamente sí resulta lo más conveniente y apropiado. A fin de cuentas en el mediano plazo estos problemas trascienden y llegan a afectar el normal desempeño del sistema, lo cual de seguro se traducirá en afectaciones al nivel de crecimiento y desarrollo de la empresa, sin descontar que los clientes son capaces de percibir que algo no está funcionando bien.
Muchas empresas carecen de un manual de funciones y procedimientos, y cuando disponen de el no son capaces de mantenerlo actualizado o se convierte en un documento más, sin ser empleado adecuadamente en el proceso de gestión. Tampoco disponen de los requisitos exigidos por cargos en base a las funciones que se espera cumpla el cargo en cuestión, en cuanto a nivel de calificación, especialidad, experiencia, características personales, etc. Estos son aspectos considerados burocráticos o de poca utilidad práctica, a pesar de que están asociados al funcionamiento del sistema y al recurso más importante del proceso productivo: el recurso humano.
Todo empresario sabe que cuando se vende es necesario cobrar para poder mantener la operación de la empresa, sin embargo, por lo general no tiene bien definido cómo está estructurado el proceso de cobro, si funciona bien o mal, si el control es el adecuado. Desde el punto de vista organizativo lo importante no es cobrar, sino cómo organizar el proceso de cobro, de manera tal que este fluya normalmente. El cobro se convierte en este caso en un resultado del proceso.
De igual modo sucede con otros procesos vitales para la empresa, tales como ventas, pagos, compras, inventarios, reclamaciones e incluso mantenimiento.
Estos son procesos que en la dinámica de la empresa tienen que operar de manera coordinada y dirigida, pero de forma expedita. La ausencia de envases en una fábrica afecta el proceso de ventas, pero el proceso de compras debe funcionar de forma tal que de modo automático por denominarlo de alguna manera, accione para realizar la compra de los envases en el momento oportuno evitando rupturas en el ciclo. En este simple ejemplo intervienen varios actores: bodega o almacén, compra, transporte, contabilidad y tesorería. Estos cinco eslabones de la cadena deberán estar coordinados para asumir de modo eficiente el proceso en cuestión, garantizando no solo el suministro adecuado, sino también en el tiempo adecuado, en los niveles necesarios y con el control establecido.
Un buen directivo, un buen empresario, por lo general no deja de estudiar el proceso productivo o de servicio y el flujo tecnológico, a sabiendas de la importancia que representa para los resultados de la empresa; sin embargo, no actúa de la misma manera en el caso de la estructura de la organización.
David R. Hampton señala en su libro ADMINISTRACIÓN, lo siguiente:
“La estructura depende de la estrategia. El cumplimiento de este principio no garantiza un buen desempeño organizacional; pero su violación si debilita la productividad”.
La cita resulta muy elocuente para caracterizar la importancia de la estructura, aunque deja bien definido que no solo de una buena estructura o de una adecuada organización dependerá el éxito de una empresa. Múltiples son las funciones, actividades, factores, de los cuales dependerá la buena misión de una empresa. No por gusto la empresa es considerada como un sistema; es por sus principios y relaciones un ente vivo.
