Las intranets en la gestión informacional - Intranets

En muchas organizaciones, y probablemente por factores de carácter objetivo y subjetivo -básicamente por la carencia de una cultura informacional-, existe una concepción distorsionada de las intranets, en la que predomina una infraestructura con tendencia a soportar determinados servicios informáticos como el acceso a Internet, el FTP, el correo electrónico, cable interactivo, entre otros. Se observa, muchas veces, el uso inadecuado de poderosos recursos tecnológicos informáticos y de comunicación en la gestión de la información organizacional, tanto endógena como la exógena, cuando precisamente la gestión de la información en pos del conocimiento requiere de la transformación de los datos en información y de esta, en conocimiento, mediante la aplicación de las distintas tecnologías disponibles para ello.


Aún muchas organizaciones carecen de verdaderas intranets en su práctica informacional, de lo que se debe entender realmente por intranets; ellas disponen, más bien, de sistemas aislados, sin las interconexiones normalizadas (estandarizadas) necesarias y presentan básicamente acceso a Internet y al correo electrónico, que son sólo algunos de los tantos elementos que conforman una red de este tipo. Muchas organizaciones, como se ha afirmado, incumplen el propósito principal de toda intranet, como:

• red privada, que permite compartir los recursos de información organizacional, así como los medios informáticos entre sus empleados, que, además, viabiliza y fortalece el trabajo en equipo, pero que no excluye la incorporación de personal externo, por medio de la conexión a otras redes mediante una o más interfaces. Tecnológicamente, toda intranet parece constituir una versión privada de Internet, porque utiliza los protocolos propios de Internet como TCP/IP y el HTTP, con la sola diferencia de que prima, en orden de prioridad, la tenencia y organicidad de la información endógena.
  

Toda intranet debe, en primer término, capturar la información endógena, es decir, la que se genera internamente en la organización, procesarla, organizarla y compartirla entre sus miembros. Así, en todo momento, sus miembros podrán conocer el pulso de funcionamiento organizacional, acceder a la información endógena y exógena (generada externamente) de interés, en el contexto de una infoestructura adecuada. En caso contrario, la informatización no apoyará y facilitará la gestión de los procesos y el espacio para la creación de nuevos conocimientos organizacionales.


A continuación, se citarán algunos ejemplos de infoestructuras probables para tipos específicos de organizaciones, con el propósito de trasmitir la concepción expuesta. Por ejemplo, en un centro de la enseñanza superior, debiera disponerse en su intranet, adecuadamente estructurada, con los niveles de acceso correspondientes, la información, entre otra, relacionada con:

• la secretaría docente;
  
• los informes anuales relativos al desempeño de la institución;
  
• los programas de estudios de pregrado y posgrado;
  
• las graduaciones de cursos anteriores;
  
• los resultados de las pruebas y exámenes;
  
• los que cursan estudios en el centro;
  
• la historia de la creación y el desarrollo del centro con sus respectivos cuerpos de dirección; planes de desarrollo; programas de investigación científica y colaboración con otras instituciones;
  
• el currículo profesional del personal docente;
  
• las bases de datos disponibles en la biblioteca; que incluye, además, un sistema para recomendar la literatura que debiera adquirirse; un sistema de solicitud de cubículos de estudios (de existir); los libros en préstamo de la biblioteca y fecha en que pueden solicitarse; acceso a la biblioteca virtual; entre otros aspectos propios de la biblioteca;
  
• los medios básicos;
  
• el control del almacén de libros que apoyan el programa docente; su inventario, estudiantes que poseen libros en préstamos y fecha de devolución, por asignatura, año, etc.;
  
• el servicio de acceso a Internet y el servicio de correo;
  
• estadísticas sobre el desempeño; etc.
  

A nivel de un centro de producción, se podrían enumerar, entre otros, los siguientes objetos, con sus correspondientes niveles de accesibilidad:

• información sobre la producción (gama de productos; inventario físico, control del volumen de producción diario; calidad, etc.).
  
• información económica sobre la marcha de la entidad; el valor de cotización de la empresa en el mercado y su valor contable, etc.;
  
• información sobre el comportamiento de las ventas, sobre los clientes, los proveedores, etc.;
  
• informes anuales de rendición de cuentas sobre el funcionamiento integral de la entidad;
  
• mapa del conocimiento, con accesibilidad horizontal, que incluya, además, la indicación de los conocimientos que poseen sus empleados, en el contexto de una red compartida;
  
• información sobre programas de I+D;
  
• bases de datos comerciales e internas (con información endógena y exógena); normas técnicas relativas a la producción; bases documentales; bases de datos sobre nuevas ideas; etc.;
  
• información sobre medios básicos;
  
• información sobre transportación;
  
• información relativa o sobre los recursos humanos: capital intelectual-que incluye, entre otros aspectos, nivel de desarrollo profesional: conocimiento individual y colectivo de sus trabajadores, que posibilita resolver problemas, mejorar procesos o servicios y, sobre todo, aprovechar nuevas oportunidades de negocio, de I+D; ofertas de cursos de formación y superación profesional; todo trabajador debe poder acceder y conocer la información contenida en su expediente personal, como se estipula en la legislación laboral, a fin de que pueda valorar hasta qué grado se reconoce o no sus méritos laborales, etc..).
  
• redes de colaboración entre las personas que conforman la organización, que no excluye el personal externo a la organización; etc.
  

Sin información organizacional, endógena y exógena, adecuadamente estructurada en forma de bases de datos, es imposible hablar de gestión del conocimiento, independiente de los otros factores señalados con anterioridad respecto a los recursos humanos. Es menester subrayar, que algunas organizaciones dan pasos serios, encaminados hacia la organización de ambos tipos de información.


Toda intranet debe ofrecer la posibilidad de convertir los datos endógenos y exógenos en conocimiento, a partir del modelo "datos-información-conocimiento", porque el control y seguimiento de los procesos organizacionales producirá sólo datos -series de números o caracteres sin un significado propio-, sin el valor necesario para la toma de decisiones. El análisis informacional de dichos datos, generalmente realizado por medio de técnicas estadísticas o de minería de datos, y su contextualización es el que proporciona la información. Cuando ella se interpreta por algún miembro calificado de la organización, esta se transforma en conocimiento útil.


Si por análisis, se entiende "la capacidad de emplear la lógica, el pensamiento de sistema, el razonamiento y los modelos mentales",2 no se podría hablar en términos de gestión del conocimiento, sin considerar la integración de la información endógena y exógena de interés organizacional como vía para aumentar el rendimiento empresarial, sin su disposición e integración con la debida organicidad; por ello, es imprescindible disponer de ambos tipos de información, tanto en los sistemas operacionales como de dirección. Cabría preguntarse, desde el punto de vista de su capacidad informacional para la toma decisiones, antes de proseguir:

• ¿si la intranet de la organización cumple tal cometido?
  
• ¿si se dispone de una infoestructura que organice la información endógena sobre los procesos organizacionales, relativos a servicios o producción, en sistemas operacionales y de dirección?
  
• ¿si se disponen de interfaces normalizadas para los distintos sistemas de información existentes a nivel de la organización, que proporcione información útil procedente de los distintos sistemas existentes, con independencia de que tengan o no iguales plataformas de programación?
  
• ¿si se dispone de una infoestructura que permita tomar decisiones fundamentadas en la información que se ofrece a los usuarios?
  
• ¿si el cubrimiento informacional incluye datos e información endógena de la organización, básicamente, por medio de redes compartidas y la posibilidad de acceder a la exógena de interés organizacional?
  
• ¿si se ofrece una infraestructura de análisis que facilite y permita convertir los datos en información, y ésta, en conocimiento?
  

Sin duda alguna, el resultado del diseño e instrumentación de una intranet en cualquier organización es consecuencia de las acciones de los individuos. En estos procesos, debe considerarse el tratamiento, organización y accesibilidad de la información endógena en primer lugar. El acceso a Internet y los servicios de correo electrónico son también, un aspecto importante, necesario, que complementa a la intranet de la organización.


Para que una intranet cumpla con sus objetivos, ella debe permitir a sus usuarios compartir información en función de los objetivos organizacionales, así como viabilizar el trabajo en equipo, y en esto, tiene una gran influencia su diseño o arquitectura informacional, que mejora o limita su usabilidad/navegabilidad. Debe subrayarse el hecho de que en la práctica informacional, muchas organizaciones se contentan sólo con el acceso, básicamente, a Internet y a nivel de la organización, con determinados servicios informáticos, sin consideración alguna a su objetivo supremo:


Compartir información organizacional endógena y exógena entre los empleados, así como propiciar el trabajo de los equipos que colaboran en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia de la entidad -con la consecuente creación de nuevos valores y conocimientos, mediante la interacción activa entre sus miembros, por medio de las redes a su alcance.