Las necesidades de información y formación - El enfoque de Buchanan y Gibbs (1998)

Su enfoque se basa en el supuesto de que "La información es el recurso principal de la organización...",41 aún cuando reconocen que su importancia reside en ser insumo para el proceso que resulta decisivo: "... la información -adecuadamente refinada y procesada- genera conocimiento, el que, a su vez, conduce a ventajas estratégicas y competitivas...La información es tanto la entrada como la salida de los procesos de negocio."41
Para estos autores, la función de la AI es: "... el proceso para descubrir, seguir y evaluar los recursos de información de una organización"41 y cuando ésta se utiliza para su potencialidad total, sus propósitos son:

• Identificar los recursos de información de una organización.
  
• Identificar las necesidades de información de dicha organización.
  
• Identificar costos y beneficios de los recursos de información.
  
• Identificar oportunidades de uso de los recursos de información para obtener ventajas competitivas.
  
• Integrar las inversiones en tecnología de la información con las iniciativas estratégicas del negocio.
  
• Identificar los procesos y los flujos de información.
  
• Desarrollar una política de información integral.
  
• Crear conciencia de la importancia de la gestión de recursos de información y definir su función en la gerencia.
  
• Seguir y evaluar la adecuación con los estándares, la legislación y las líneas principales de las políticas, relativos a la información.
  

Se observa claramente en los propósitos de la AI, según Buchanan y Gibbs, un enfoque centrado en el sistema y no en las personas, tanto más, si se considera que, en todo el trabajo, el concepto de recurso se refiere a recursos tangibles y las personas no se toman en cuenta en su función de recursos de información no documentales.
Para cumplir con los propósitos enunciados, los autores proponen una metodología de cinco pasos:

1. Promoción. Para obtener apoyo y cooperación.
   
2. Identificación. Para realizar un análisis estratégico de la organización -misión, visión, cultura, estructura, flujos y recursos de información, sus interrelaciones y correspondencia interna. Este paso contiene a su vez seis acciones :
   

a) Identificar y definir la misión, valores y objetivos.
b) Identificar y definir el entorno de la organización (político, económico, social, tecnológico).
c) Identificar y definir la estructura jerárquica y geográfica; posiciones, funciones, actividades, interrelaciones, formas de coordinación y control de la organización.
d) Identificar, definir y describir la cultura de la organización -valores, actitudes, creencias y comportamientos compartidos.
e) Identificar y describir los flujos de información de la organización.
f) Identificar los recursos de información.


3. Análisis. Para analizar y evaluar los recursos de información y formular planes de acción para transformar las situaciones problemáticas y lograr los objetivos identificados en el paso anterior. Comprende cuatro acciones:


a) Evaluar los recursos de información, su importancia estratégica y utilidad, e identificar estrategias gerenciales apropiadas para cada recurso de información.
b) Producir un diagrama de flujos detallado.
c) Elaborar un informe preliminar.
d) Formular planes reacción para transformar las situaciones problemáticas y lograr los objetivos de la auditoria.


4. Cuenta. Para calcular y asignar los costos a los recursos de información y a los servicios a ellos asociados y comparar costos/beneficios.


5. Síntesis. Para informar el resultado de la AI y sintetizar los hallazgos y recomendaciones. Comprende dos acciones:


a) El informe de la AI.
b) La política de información, para proporcionar una dirección estratégica y una guía para la gestión de información, en relación con la misión y los objetivos estratégicos de la organización.


Puede señalarse que, el primer paso de Buchanan y Gibas, no se ha hecho explícito en la metodología AMIGA, desarrollada por el autor de esta contribución y que será objeto de un trabajo que se publicará posteriormente,44 pero obviamente es un paso inexorable sin el cual sería imposible aplicar la metodología. Todos los elementos del paso de "Identificación" están presentes en AMIGA, particularmente en el proceso de "Diagnóstico de la organización y de su entorno". Adicionalmente, antes de pasar a lo que Buchanan y Gibbs llaman "análisis", AMIGA introduce tres procesos directamente relacionados con las personas en la organización o comunidad, con sus funciones de fuentes de información, entidades que comparten conocimiento, usuarios que necesitan formación e información y otros aspectos del capital humano, para obtener las ideas rectoras de la organización o comunidad; esos procesos son los de "Identificación y registro de los usuarios potenciales", "Determinación de segmentos y grupos de usuarios/clientes potenciales, según las características de sus necesidades o disponibilidades" y "Determinación de las prioridades entre los grupos para la GA (jerarquización)". Los procesos 6 y 7 de la metodología completarían la propuesta de análisis y síntesis de Buchanan y Gibbs, no sólo en el sentido de las necesidades de información y la estrategia de la gestión de información sino también, opcionalmente, en las necesidades de formación del dominio personal (conocimientos, habilidades, motivación, valores, etc.), visión compartida, pensamiento sistémico, hábitos y habilidades de trabajo en equipo y el desarrollo de adecuados clima y cultura organizacional mediante una gestión que rebasa la gerencia de la información y se adentra en la gestión de los recursos humanos. AMIGA cumple con los requerimientos contemporáneos de sistematicidad y auditoría interna (o evaluación) permanente y propone dos procesos destinados a articular en sistema, todos los resultados de los procesos anteriores, así como a crear y mantener un mecanismo de autoevaluación permanente de la calidad (con sus indicadores definidos) del funcionamiento de la metodología y su inserción en los procesos de la organización.


Buchanan y Gibbs consideran la existencia de lo que llaman modelos de AI de primera y segunda generación: "Primera generación: Este modelo es la auditoria de información completa que se requiere para realizar la primera auditoria de información de la organización... Segunda generación: Este modelo consistirá de componentes del modelo de primera generación que se requieren para monitorear y revisar partes seleccionadas de la organización, como parte del ciclo de revisión de la auditoria de información."41 AMIGA cumple con ambos modelos.