Cualquier necesidad en particular, de la organización como un todo, de cualquiera de sus grupos o personas, surge en un contexto socio-histórico concreto, en un entorno socio-económico, cuyos aspectos a considerar son los de carácter científico, tecnológico, económico-financiero, comercial o de mercado, jurídico, político y social en general, en los que la organización surge y se desarrolla, y que se refleja en las comunicaciones con otras organizaciones y personas en la sociedad, que cumplen con respecto a ella una o más de las siguientes funciones: reguladores, proveedores, colaboradores, distribuidores, usuarios o clientes, competidores o formadores de opinión (figura 3).
Fig. 3. Determinantes de las necesidades.
El carácter histórico de ese contexto se basa en la huella de la vida pasada de la organización, su presente y las tendencias futuras, todo lo cual, conforma una determinada coyuntura. El entorno socio-económico y coyuntural constituye, para la macroestructura de la actividad de la organización y de cada persona o grupo, las condiciones objetivas, materiales y sociales que determinan el sistema jerárquico de objetivos generales y específicos. En tal coyuntura -cuyo dominio es muy importante para la organización y origina la necesidad de poseer un sistema de vigilancia- la organización determina sus ideas rectoras, según la terminología de Senge, que comprenden: misión, visión, objetivos, valores y principios -obsérvese la relación de éstos con los motivos y objetivos de la actividad de la personalidad.
Estas ideas rectoras equivalentes a la esfera motivacional de la personalidad -cultura, en el nivel de la organización- son el punto de partida para la interpretación de las necesidades de formación e información porque las necesidades son una expresión de la personalidad en un contexto histórico-social particular. Por supuesto, que al igual que en las personas, mientras más claras están estas ideas -en este caso para todos los miembros de la organización- y mientras más sentidas sean, más logran la intensidad y unidad de acción -impulso y dirección- necesarias para el éxito de la organización. Así, estas ideas deben ser claras, conocidas, compartidas, generar compromiso y ser flexibles, para adecuarlas dinámicamente según lo sugiera la coyuntura de comunicación con el entorno. Si estas cualidades de las ideas rectoras no están suficientemente desarrolladas, constituirían las primeras necesidades de formación de la organización como un todo y sus disfunciones se reflejarían en toda la organización. También la ausencia o insuficiencia de un sistema de vigilancia y comunicación -búsqueda, localización, análisis, valoración, comunicación- con el entorno, deja a la organización sin una orientación adecuada para cada coyuntura y limita las relaciones sociales de la organización, que son indispensables para cumplir o actualizar sus ideas rectoras. De acuerdo con la alta dinámica que impone el desarrollo de las Nuevas Tecnologías de Información y Comunicación, se considera como una necesidad de la organización un nivel aceptable de desarrollo de su sistema de vigilancia y comunicación con el entorno.
De los determinantes de las necesidades de aprendizaje expuestos en los párrafos anteriores, surgen otros más específicos: de una parte, los problemas y actividades que aborda y desarrolla la organización para cumplir con sus ideas rectoras y de otra, los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, documentales y organizacionales -capital estructural-, que la propia organización posee, o que están al alcance de su sistema de vigilancia y comunicación, potencialmente útiles para la solución de los problemas y la realización exitosa de sus actividades, para desarrollar en forma continua el aprendizaje organizacional.
Hasta este punto, las necesidades analizadas están en el nivel de la organización como un todo y son menos dependientes de la personalidad concreta de las personas o grupos de la organización, aún cuando debe recordarse lo que se ha explicado acerca de la dialéctica de la interacción de lo individual y lo social, de lo objetivo y lo subjetivo en el estudio de las necesidades.
Para el estudio de los problemas y actividades y la forma en que sus características determinan las necesidades de formación e información, se han identificado tres variables genéricas: la temática o contenido semántico de la actividad, la estructura de la actividad -descomposición en acciones y operaciones más específicas, cada una de las cuales, determina necesidades de formación e información diferentes en contenido o forma- y las condiciones en que se desarrolla la actividad -biofisiológicas de las personas, así como científicas, tecnológicas, geográficas, políticas, económicas, sociales, de mercado, regulatorias, etcétera.
"La percepción de un problema de formación y de información en un grupo social debería llevar a la evaluación de sus necesidades mediante el conocimiento del problema", señaló Rodrigo Vega,4 quien más adelante reafirmó : "Una vez establecido y conocido el problema, es necesario buscar un referente externo adecuado, que pueden ser las tendencias en el desarrollo actual más elaborado, que permita conocer la diferencia entre lo que es y debería ser, en materia de formación y que permita resolver, por lo menos parcialmente, las necesidades que, en materia de información, acusa la sociedad. Y se establece parcialmente porque, en no pocas ocasiones, lo perfecto no es lo posible; significa esto que los objetivos deben definirse con realismo, para resolver así un problema técnico de planificación y un problema práctico de la sociedad."4
Como puede observarse, Vega identificó los problemas, las tendencias del entorno multifacético -determinables por los sistemas de vigilancia y a los recursos disponibles, que establecen qué es lo posible y permiten planificar con realismo- como determinantes de las necesidades de formación e información.
Cuando el hombre y los grupos particulares asumen las actividades de la organización, las necesidades de aprendizaje se manifiestan, además, por medio de sus cualidades personales o grupales -actitudes, conocimientos, habilidades, hábitos, capacidades, etc.- que determinan, su comportamiento. Es por ello, que las características socio-psicológicas de las personas o grupos se consideran también determinantes de sus necesidades específicas o peculiares, que son su manifestación. La determinación de las necesidades, por tanto, implica, obligatoriamente, determinar las características de los problemas que enfrenta y las actividades -contenido semántico, estructura y condiciones para su realización- que realiza el usuario, el diagnóstico de los recursos potencialmente útiles y las características socio-psicológicas del usuario.
De ello se deduce, en un plano más específico, que el nivel alcanzado de los recursos y de la gestión de la comunicación como bases para el aprendizaje, en una organización, en un contexto histórico concreto, son determinantes de, y existen indisolublemente ligados a, las necesidades de formación e información. Por ello, una importante parte de la metodología de determinación dinámica de dichas necesidades se debe dedicar a identificar y mapear los recursos y determinar el nivel de gestión alcanzado por los sistemas de comunicación con el entorno -incluye sistema de vigilancia, actividad de benchmarking, etc.- y comunicación interna.
La actividad toma un significado psicológico específico bajo la influencia de diversos factores, dentro de los que se deben destacar: la organización de la actividad -su estructura de acciones y operaciones, sus plazos de realización, etc.-; el sistema de relaciones sociales-objetales -grupos reales, convencionales, de referencia, de contacto, etc. sus subculturas y su dinámica, los niveles y tipos de compatibilidad, etc.- y la forma en que esta actividad es dirigida u orientada -estilos de dirección y liderazgo.
Estos factores influyentes deberán considerarse muy bien en las variables a emplear en el estudio de las necesidades de formación e información.
Es importante concebir que en la gerencia de una organización, los líderes o dirigentes de las comunidades, los grupos, y las organizaciones y comunidades en su totalidad, son sujetos cognoscentes de sus ideas rectoras, de los problemas y actividades a realizar y de las condiciones para la realización de las acciones, así como de sus propias características socio-psicológicas.
Mientras más domine la organización o comunidad, en forma compartida, el conocimiento multifacético de sí, en el contexto de sus objetivos y de su entorno, más garantía existirá para el éxito. Para conseguir ese conocimiento, se realiza la gestión del aprendizaje (GA) en forma continua, sobre la base del conocimiento permanente de la transformación dialéctica de las necesidades de formación e información.
