Las necesidades de información y formación - Los estudios de necesidades como parte de los estudios de usuarios

Los estudios de necesidades son, por tanto, un tipo de estudio de usuarios, dirigidos específicamente a la investigación de los requerimientos de formación e información de las organizaciones o comunidades y de los grupos y personas que desarrollan su(s) actividad (es) en el contexto de su cultura, sus metas y aspiraciones.


Laura Cram, definió el estudio de las necesidades de información como: "La determinación de la necesidad para un servicio de información aún indefinido a una comunidad específica."29 En esta definición, se plantea la realización del estudio de necesidades para la creación de un servicio y se destaca el estudio para una comunidad específica, es decir, a un grupo determinado de usuarios y el hecho de que el estudio debe ser precedente al diseño del servicio y no como respuesta a una solicitud.


Los estudios sobre necesidades de formación e información permiten una evaluación importante para perfeccionar los servicios, al posibilitar su adecuación a las necesidades. Por esta razón, en muchas ocasiones, se les incluye como parte de la actividad de evaluación de los servicios, aún cuando su empleo en la organización es mucho más amplio que el proceso de evaluación.


Córdoba señaló algunos requisitos para los estudios de necesidades:

• "En ellos, deben representarse todos los usuarios del sistema, no sólo los que demandan información.
  
• Deben captar la complejidad de la necesidad de información en toda su amplitud; esto es, no sólo aquello que los usuarios creen que suceden, sino lo que realmente sucede.
  
• Deben captar la dinámica y flexibilidad de las necesidades de los usuarios, por ello deben realizarse periódicamente.
  
• Deben captar el carácter subjetivo de la actividad que realiza el usuario.
  
• Deben considerar que el usuario generalmente no expresa su necesidad de información con facilidad.
  
• Deben realizarse de acuerdo con las condiciones reales del usuario, sobre todo, sus limitaciones de tiempo y la actitud negativa que se presenta en ocasiones hacia el uso de la información."23
  

Es contradictorio que, debido a su importancia, la determinación dinámica de las necesidades de formación e información no exista como una tarea de los sistemas informativos -de alguna de sus entidades o subsistemas específicos- con identidad propia, metodología, normas, etc. y quede diluida dentro de otras tareas de estas entidades; así como, que los métodos y procedimientos, utilizados para conocer dichas necesidades, aparezcan en forma exigua en la literatura especializada o con carácter superficial. La importancia del tratamiento metodológico de los estudios de necesidades, aconseja dedicar el siguiente epígrafe específicamente a la profundización de su estado del arte en la literatura consultada.