Las necesidades de información y formación - Sobre las fuentes utilizadas en los estudios de necesidades de formación

"Una fuente de información es todo objeto o sujeto que genere, contenga, suministre o transfiera información (…); lugar, o persona que puede suministrar o que, a partir de ellas, puede obtenerse información."48


Para esta investigación específica, las fuentes información que se considerarán son aquellas que se utilizan para obtener información sobre las variables que determinan las necesidades de formación información de los usuarios.
Estas fuentes, según lo planteado por Andrés Cruz Paz, se clasifican en:

• " Documentales: que serán todos aquellos documentos existentes que contienen información sobre las variables seleccionadas para el estudio de las necesidades.
  
• No documentales: estas, a su vez, pueden ser: personales o impersonales.
  

Entre las fuentes personales, se encuentran: el usuario, los dirigentes, los expertos, etc.; entre las impersonales: los eventos, actividades, procesos en los que participa el usuario o relativos a su actividad o a alguno de sus aspectos."49


Las fuentes de información constituyen el punto de partida para la determinación de las técnicas a utilizar en el estudio de las necesidades o en la realización de cualquier otro tipo de investigación. Entre los trabajos consultados, se encontraron autores que citan o nombran determinados tipos de fuentes para obtener información sobre las necesidades de los usuarios. Por ejemplo, F. J. Devadason y P. P. Lingam, listaron una serie de fuentes, las que agruparon según la tipología general antes expuesta:.

Fuentes documentales:

• Informes: anuales, de proyectos, internos, de estudios agrícolas y económicos, mensuales /trimestrales /anuales por y sobre el departamento / unidad del usuario y sus funciones, de avances, de proyectos y todos los informes de investigaciones / revisiones, de actuación, etcétera.
  

- Publicaciones de la organización.

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Notificaciones gubernamentales con información regulatoria.

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Apuntes de reuniones de y por el departamento/unidad.

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Correspondencia.

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Circulares internas, memos.

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Boletines de instituciones financieras.

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Propuestas por y sobre el departamento.

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Registros de equipamientos, maquinarias y otras facilidades.

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Currículum vitae.

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Diario de los usuarios sobre su trabajo.

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Documentos que tratan sobre las temáticas (seriadas, bases de datos, libros, etc.)

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Diagrama organizacional.

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Diagrama de funciones y actividades.
Fuentes no documentales:

Personales:

- Usuario.

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Especialistas en las temáticas,

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Compañeros del usuario.

Impersonales:

- Cursos de entrenamiento y programas de orientación especiales organizados para nuevos empleados y gerentes.

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Reuniones en las que se discuten problemas y proyectos.

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Procesos de intercambio de información entre los usuarios.

Como puede observarse, según la diferencia existente entre la cantidad de fuentes documentales y no documentales propuestas estos autores, se presta mayor atención a la utilización de las fuentes documentales.
En trabajos propios o dirigidos por el autor de este trabajo, se han propuesto:


Fuentes documentales:

- Documentos de políticas, relativos a la actividad de los usuarios -a nivel mundial, regional, nacional, territorial y organizacional.

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Documentos de planificación y organización de la actividad de los usuarios.

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Documentos de control, organigrama, plantilla, lista de usuarios, etc.

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Control de usuario.

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Documentos que brinden información sobre las características de los usuarios: expediente estudiantil, de trabajo, de investigación, currículum vitae, etc.

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Documentos generados por el usuario -publicaciones, obras de arte, exámenes, tesis, etc.

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Documentos sobre los resultados del usuario -crítica, premios, etc.

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Comportamiento de la demanda.

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Documentos primarios, secundarios o terciarios en aquellas temáticas relacionadas con los usuarios.
Fuentes no documentales:

Personales:

- Dirigentes de la actividad de los usuarios.

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Expertos asociados con la actividad de los usuarios.

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Usuarios.

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Expertos en gestión de recursos de información.

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Compañeros de trabajo, de estudio, colegas, etc. del usuario.

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Usuarios del usuario investigado.
Impersonales:

- Eventos sobre la actividad y las temáticas relacionadas por el usuario.

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Eventos sobre información y recursos informativos.

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Consejos de dirección, técnicos, administrativos.

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Reuniones en general.

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Actividades donde estén presentes los usuarios, sus dirigentes, donde se tomen decisiones, etc.

Se deben utilizar primero las fuentes de carácter documental y después, completar y verificar la información con las fuentes no documentales, porque al aplicarle las técnicas a las fuentes no documentales -entrevista, sociograma, observación, etc.- se puede disponer previamente de una información que permita asimilar mejor los datos provenientes de las fuentes no documentales; además, porque permiten transmitir información durante la aplicación de las técnicas de las fuentes no documentales.