Antes de definir la organización compleja, es importante esclarecer lo que es la organización social. La organización social se refiere a las formas a través de las cuales la conducta humana se convierta en conducta organizada socialmente. En otras palabras, la organización social se refiere a las regularidades de la conducta humana que son el resultado de las condiciones sociales. Las muchas condiciones sociales que condicionan la conducta humana se dividen en dos tipos: la estructura de las relaciones sociales de los grupos o las colectividades y las creencias y las orientaciones compartidas, que unen a los miembros de un grupo o colectividad.
La noción de estructura social implica que las unidades que componen este todo mantienen relaciones entre sí, y la suma de estas relaciones es mayor que las partes. Esto último se da porque las relaciones entre las unidades que componen el todo, adicionan nuevos elementos a la situación. Para indicar la naturaleza de las relaciones sociales podemos analizar el concepto en los siguientes términos: Primero, las relaciones sociales incluyen patrones de interacción, o sea, la frecuencia y duración de los contactos entre la gente, la tendencia a iniciar estos contactos, la dirección de la influencia entre las personas, y el grado de cooperación entre las mismas. Segundo, las relaciones sociales implican también sentimientos entre la gente, tales como atracción, repulsión, respeto y hostilidad.
La distribución diferencial de las relaciones sociales entre los miembros de un grupo, define la posición del individuo dentro del grupo, en términos de integración o aislamiento. Así, hay individuos que son altamente respetados, y otros que en el mejor de los casos son ignorados. En adición a estas relaciones entre los individuos, también se desarrollan relaciones entre los grupos, relaciones que son la fuente de prestigio, dado que la posición de los grupos en la estructura social está influenciada por la posición del individuo.
La red de relaciones sociales entre individuos y grupos y la estructura de prestigio definida por ellos constituye el centro de la organización social de una colectividad. La otra dimensión de la organización social, el conjunto de valores y creencias compartidas y la orientación de la acción social, sirve de marco a la conducta humana. Durante los procesos de interacción social, surgen nociones comunes, que le dicen a los individuos cómo actuar y qué metas son valiosas. Surgen valores que son compartidos, y se desarrollan normas. Además de esto último, surgen también diferentes papeles o roles sociales con sus respectivas expectativas o conductas socialmente aceptadas.
En toda sociedad encontramos alguna forma de organización social o sea, una red de relaciones sociales y un conjunto de creencias, normas y valores compartidos. En contraste con la organización social que surge de los procesos de interacción que se dan siempre que los hombres vivan juntos, existen otros tipos de organizaciones que son creadas por el hombre para satisfacer algún objetivo o necesidad.
El hombre ha diseñado formas organizativas para coordinar las actividades de muchas personas y para crear incentivos y motivar la participación dentro de las mismas. Por ejemplo los intereses de los negocios se centran en la producción de bienes que puedan venderse a fin de obtener una ganancia. Los obreros se organizan en sindicatos a fin de mejorar su posición en las negociaciones con la patronal. En ambos casos las metas a lograrse, las reglas que los miembros de estas organizaciones deben seguir y la estructura de prestigio que define las relaciones entre ellos no han surgido de una manera espontánea, sino que han sido diseñados de antemano a fin de guiar la interacción y las actividades. Dado que las características de estas organizaciones han sido establecidas formalmente por razones específicas y con el fin de lograr metas concretas, el término organizaciones complejas se utiliza para designarlas.
A pesar de la existencia de una organización racional, dentro de las empresas u organizaciones complejas existen organizaciones informales. Los grupos que conforman la organización como todo grupo social desarrolla sus propias prácticas, valores, normas y relaciones sociales en la medida en que sus miembros interactúan. Las raíces de estos sistemas informales están dentro de la misma organización formal, y son fomentados por la misma formalidad de sus arreglos administrativos. Las reglas oficiales deben tener una amplitud tal que les permita acoger la gran cantidad de situaciones que surgen dentro de las actividades cotidianas. Pero la aplicación de estas reglas generales a casos particulares algunas veces crea problemas de juicio y de decisión, y así, prácticas informales surgen a fin de dar soluciones a estos problemas.
Decisiones que no han sido anticipadas por la regulaciones oficiales deben hacerse frecuentemente, particularmente durante períodos de cambio, y nuevamente bajo estas condiciones las prácticas informales ofrecen soluciones a estos problemas. Muchos factores diferentes a la organización racional o formal de la empresa influencian las relaciones sociales, tales como las características sociales de los individuos, sus habilidades, educación, su capacidad de adaptación, etc. Las organizaciones informales dentro de las organizaciones formales, se desarrollan en respuesta a las oportunidades creadas y los problemas que surgen del medio que las rodea. La organización formal es parte del medio de las organizaciones informales.
Al referirnos a las organizaciones formales, tenemos que tomar en consideración los grupos informales que se forman dentro de ella. El término organización informal no se refiere a todos los tipos de relaciones sociales (familia, grupo de amigos), sino aquellos que surgen dentro del marco de una organización formalmente establecida.
La estructura formal de la organización está representada por las reglas, regulaciones y condiciones formalmente reconocidas que determinan los roles o papeles sociales de sus miembros. La estructura formal de la organización se caracteriza por:
‚ patrones de comunicación establecidos,
‚ aplicación formal de disciplina,
‚ asignación de tareas y responsabilidades especializadas y específicas,
‚ líneas de autoridad reconocidas,
‚ aplicación de sanciones.
La estructura formal le da a las personas flexibilidad para adaptarse a condiciones cambiantes, sin que tengan que esperar a que los procesos formales de la organización les digan qué hacer. Dentro de la estructura informal, irán surgiendo procedimientos que permitirán a las personas resolver problemas que no estaban siendo abocados adecuada o totalmente por las regulaciones formales. La estructura informal generará procedimientos que permitan a las personas manejar problemas no previstos por las regulaciones formales.
Las organizaciones formales son grupos concretos de individuos y no sistemas y valores, que coordinan sus esfuerzos para alcanzar determinadas metas muy bien definidas. Dado que las organizaciones formales tienden a ser grandes también nos referimos a ellas como organizaciones complejas. Como ya hemos dicho están caracterizadas por la existencia de reglas y procedimientos específicos y por una jerarquía de autoridad y responsabilidad claramente definidos. En otras palabras se trata de una burocracia. Una burocracia es una jerarquía de autoridad y responsabilidad que la organización formal utiliza para coordinar sus actividades y metas; se refiere a los aspectos administrativos de la organización.
La organización burocrática es característica de las grandes empresas. Según Max Weber la burocracia tiene las siguientes características:
jerarquía de autoridad,
tratamiento impersonal,
sistema de méritos,
reglas y procedimientos escritos.
Las organizaciones formales o complejas no existen en el vacío, pero sí dentro de sociedades o comunidades. De esta manera, mantienen una estrecha relación con el medio que las rodea, dándose como resultado que las organizaciones son moldeadas por el medio. La relación con el medio se da en diferentes niveles. En un primer término tendríamos las relaciones entre los miembros de la organización y el público con quien ellos tienen un contacto directo (los clientes). Esta interacción implica orientaciones específicas tanto por parte del cliente como del personal de la empresa. En un segundo término tendríamos la relación de la organización compleja con el medio en términos amplios, al nivel de fuerzas sociales (el impacto de programas sociales, inflación, recesión en la empresa).
Al analizar las organizaciones formales se distinguen dos aspectos: Primero, el de la organización de las diferentes tareas debido a la división del trabajo interna de la empresa. Segundo, el de la organización de las distintas autoridades (la organización jerárquica). Esta distinción aclara la separación entre los elementos técnicos y los puramente sociales de la organización empresarial.
Para cumplir su función productiva la empresa exige la realización de funciones diversas. Por ejemplo: en una empresa de la industria transformadora del metal se tienen que comprar materias primas y productos semielaborados y tiene que vender productos acabados (funciones comerciales); debe decidir el volumen de la producción y el tipo de mercancías producidas (planificación de la producción); tiene que proveerlas y desarrollar los medios técnicos (funciones técnicas); debe realizar el transporte de los productos terminados y semi-elaborados dentro y fuera de la fábrica; tiene que efectuar la misma producción (funciones de fabricación). En cada una de estas tareas hay numerosas subdivisiones funcionales que nos llevan a grupos cada vez menores, y finalmente a las tareas a profesionales. Esta red de posiciones sociales requiere de una coordinación.
