A pesar de que existen diferentes tipos de gestores personales de bases de datos bibliográficas, ellos comparten algunas funciones básicas:
- Captación de datos
La introducción de los datos, en estos programas, se realiza mediante registros con estructuras predefinidas, que representan los diferentes tipos de publicaciones: artículos de revista, libros, capítulos de libros, tesis, informes, etcétera. Cada uno de ellos presentan campos comunes como son: autor, año, fuente, resumen, palabras clave, además de campos específicos propios de cada tipo de publicación.1
La captación de los datos puede realizarse mediante la importación de registros desde una base de datos en CD-ROM o en línea, desde un artículo y, en ocasiones, desde Internet, como ocurre con el Procite.
Ello es una facilidad importante, porque las principales bases de datos bibliográficas, tanto en línea como de CD, no presentan formatos estándares cuando entregan sus registros; dichos formatos son muy diversos en dependencia del tipo de base de datos e incluso de su distribuidor.
- Búsqueda en bases de datos
Las búsquedas suelen realizarse por campos determinados, aunque también existe la posibilidad de buscar en todo el registro, puede ser asistida mediante formularios o pantallas preconfiguradas o posibilitar la construcción de estrategias de búsquedas. Durante la búsqueda es posible acceder a una lista de términos con los campos indizados y construir búsquedas complejas que involucren varios campos y términos con los operadores booleanos clásicos (AND, OR y NOT).1
- Creación de bibliografías
Una de las propiedades más apreciadas en los gestores de bases de datos es la posibilidad de generar listas de referencias, a partir de bases de datos personales, con los diferentes estilos de citación que utilizan habitualmente las revistas. Los gestores personales para bases de datos bibliográficas, permiten crear bibliografías aisladas o introducir las listas de referencias en un manuscrito.
El número de estilos de citación va desde los más comunes, como el estilo Vancouver, Harvard MLA, Turabian o Chicago, hasta programas que incluyen más de cien estilos, ordenados según la revista que lo recomienda. Una vez seleccionadas las referencias, pueden generarse listas para imprimir, ver en pantalla o guardar en un archivo de texto en formato ASCII -o de los procesadores de texto más habituales- en el estilo de citación seleccionado. Además, posibilitan incluir, a voluntad, otros campos de los registros que no corresponden con los propios de la descripción bibliográfica.1
En algunos casos, los programas permiten generar listas de términos junto con las referencias relacionadas con éstos. Se crean así listas de referencias por revistas, autores o materias a la manera de un índice; en otros casos, pueden producirse listas de términos junto con el número de registros en los que aparecen.
Para la elaboración de bibliografías, a partir del manuscrito de un artículo, los diferentes programas utilizan diversos métodos, que, en general, se basan en la posibilidad de insertar automática o manualmente códigos en el texto; cada código representa una referencia en la base de datos. El programa reemplaza automáticamente los códigos con números consecutivos (o autor-año entre paréntesis) y añade, al final del artículo, la lista de referencias formateadas y ordenadas adecuadamente, conforme aparecen en el texto o alfabéticamente, de acuerdo al estilo seleccionado. El sistema genera un nuevo archivo con la bibliografía incluida para preservar el archivo de texto original. Para realizar esta función, la mayoría de los programas trabajan al menos con alguno de los procesadores de texto más populares como: Word, Word Perfect o AmiPro, en sus diferentes versiones, pero varía el número y las actualizaciones, según el programa, con clara ventaja de los programas comerciales sobre los "shareware" (tabla).
Tabla. Principales gestores personales de bases de datos bibliográficas
|| DOS || Mac || Windows 3x || Windows 95 ||
|| EndNote || EndNote || EndNotePlus || EndNotePlus ||
|| || Book* || || ||
|| Papyrus || || || ||
|| LibraryMaster || || || ||
|| Procite || Procite || Procite || ||
|| Sqare note || || || ||
|| ReferenceManager || ReferenceManager || ReferenceManager || ReferenceManager ||
|| || || Refs || Refs ||
|| || || || Scholar´sAid 8-L ||
|| || || || Scholar´sAid 3s ||
La captación de datos estructurados, la recuperación, la indización, la importación y exportación de datos, así como la generación de bibliografías son funciones comunes.
