Planeación
La planeacion consiste en fijar el curso concreto de accion que ha de seguirse, estableciendo los principios que habran de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y numeros necesarias para su realización..
Planear es importante como hacer, porque:
a) La eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la improvisación.
b) Asi como en la parte dinamica la central es dirigir, en la mecanica el centro es planear: si administrar es “hacer a traves de otros”, se necesita primero hacer planes sobre la forma como esa accion habra de coordinarse.
c) El objetivo seria infecundo si los planes no lo detallaran, para que pueda ser realizado integra y eficazmente.
d) Todo plan tiende a ser economico.
e) Todo control es imposible si no se compara con el plan previo.
Organización
Organización es la estruracion técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planos y objetivos señalados.
La organización toma en cuenta la creación de una estructura en la que se distingue claramente una jerarquia en diferentes niveles, exponiéndose con claridad las funciones de cada uno de los elementos que la forma. Ha de realizar como estan interrelacionados entre si.
En la organización quedan plasmados de manera final los detalles que se consideran en la planeacion respecto a como debe ser la empresa. Otro aspecto de la importancia de la organización es construir el punto de enlace entre los aspectos teóricos llamada mecánica administrativa, y los aspectos practicos llamados dinamica, entre lo que debe ser y lo que es.
Dada la diversidad de sociedades, es asi como encontramos de manera semejante igual numero de organizaciones, dentro de una sociedad se dan dos tipos de organización:
a) Organización formal. Es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patron de relaciones entres sus componentes, el que conducira al logro eficaz del objetivo.
b) Organización informal. Comprende aquellos aspectos del sistema que no han sido formalmente planeados pero que surgen de forma espontanes en las actividades e interacciones de los participantes.
Es importante conocer los elementos que componen a la organización como elementos del proceso administrativo: a)jerarquias, b)funciones, c)obligaciones.
a) “La gerarquia designa en general la escala de las relaciones de subordinación que una superiores e inferiores en todo organismo”.
Ls líneas de autoridad y responsabilidad de la empresa se producen a lo largo de los ejes, uno vertical y el otro horizontal como consecuencia lógica de la division del trabajo.
El desarrollo vertical de la empresa da origen a la cadena de mando y a las diferentes jerarquias con la correspondiente delegación de autoridad y responsabilidad en los diferentes niveles de mando.
La expanción orizontal de la estructura de la empresa se produce atraves de la división de la firma en área sde especialización, tales como el de venta, producción, etc. Cuando se produce esta divición de la empresa, se observa que aquelkas actividades que son homogeneas tienden ser agrupados dentro de departamentos individuales.
Es de fundamental importancia en el proceso organizativo, el analisis detallado de cada posición dentro de la empresa, asi tambien una descripción detallada de los requisitos del puesto. Esta descripción sera de gran ayuda más tarde cuando llegue el momento de seleccionar a la persona idonea para dicha posición. Entre los puntos a estudiar en una descripción adecuada estan las siguientes:
- La definición de autoridad y responsabilidad en una forma clara y precisa.
- El dejar claro a quien debe reportar y obedecer la persona que ocupe el puesto.
- El tipo de educación requerida para el puesto.
Integración
Es elprimer elemento dentro de la administracion que se considera como la fase dinamica, es decir pasamos de lo constructivo a lo operativo.
"Integrar es obtener los elmentos materiales y humanos que la organización y la planeacion señalen como necesarios para el adecuado funcionamiento d eun organismo social."
Aquello que ha sido establecido por la prevision, la planeacion y la organización, debera llevarse a cabo, de manera que la empresa debera en esta fase allegarse a los recursos humanos y materiales que reunan las caracteristicas que fueron especificadas previamente. De esta forma habra que hacer mencion de la integracion de las personasy de la integracion de las cosas.
"Los hambres que han de desempeñar cualquier funcion dentro de un organismo social deben buscarse siempre bajo el criterio de que reunan los requisitos minimos para desempeñarse adecuadamernte."
Este es el principio basico de la integracion,en el cual se ha de poner mucho enfasis al contratar a una parsona. Por sencillo que parezco, el hecho de no llevarlo a la practica, puede llevar al fracaso a una empresa, es sumamente importante conseguir "el hombre adecuado para el puesto adecuado" con esta aclaracion cabe decir que la persona en cuestion no debe estar por debajo de lo requerimientos, pero tambien es importante que no se encuentre por ariba de los mismos, los dos casos son indeseables, porque a la larga esto seguramente se revertira contra la empresa.
A continuacion se realiza un resumen del proceso mediante el cual las empresas se allegan de recursos humanos.
Inicialmente se efectua el reclutamiento que tiene por objetro hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciendolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interes necesarios. Asi la empresa se ve se ve en la necesidad de recurrir a diversas fuentes de abastecimiento se recursos humanos, entre las mas frecuentes encontramos:
a) El sindicato, con excepción del caso de personal de confianza.
b) Las escuelas, estas pueden ser de diversos giros, según la necesidad.
c) Las agencias de colocaciones, para todos los casos.
d) Personal recomendado por los actuales trabajadores, para todos los casos.
e) La puerta de la calle, esto obedece al prestigio de la empresa, la gente acude libremente a solicitar empleo.
Una vez que los aspirantes entran en contacto con la empresa, se hace necesario llevar a cabo el siguiente paso, esto es realizar el proceso de selección, el cual tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los mas aptos, de acuerdo con el principio enunciado anteriormente.
En el desarrollo de este proceso se llevan una serie de actividades, que tienen por objeto adquirir la mayor informacion de los candidatos, con le fin de contar de contar con la mayor informacion posible respecto a ellos, iniciando con el llenado de la hoja de solicitud, en la cual se comprende desde sus datos generales, su preparacion academica, hasta sus experiencias en otras empresas, como son puestos ocupádos.
A partir de sta informacion se lleva a cobo una entrevista personal, a manera de tener un acercamiento con el candidato para observar su comportamiento, reacciones, presencia, y sobre todo la motivacion y aptitudes y conocimientos hacia el puesto. Posteriormente se somete a los candidatos a examenes escritos, tanto psicometrisos, como el de conocimientos teoricos y conocimientos practicos, de aspectos que el puesto requiere. Estos tres examenes resultan verdaderamente reveladores en cuanto a su personalidad y acervo teorico - practico que caracterizan el candidato, es importante sopesar un equilibrio entre estos tres aspectos, respecto a lo que el puesto requiere.
Por ultimo se debe practicar al candiadto un examne medico para constatar su estado de salud, algo que no se puede dejar pasar, ya que de ste depende mucho su desempeño en el trabajo.
La persona que resulte seleccionada,. Debera ser sometida a un proceso de acercamiento a la empresa conocido como introduccion, que tiene por objeto articualr y armonizar al nuevo elemnto al grupo social del que formara parte, en la forma mas rapida y adecuada. De hecho, este proceso es un antecedente a que el nuevo empleado inicie formalmente sus labores, para esto se lleva a cabo una introduccion general ala empresa, iniciando con el tramite de sus documentos incluido su contrato, prestaciones de parte de la empresa, recibe la bienvenida, ademas le son dadas a conocer de manera resumida las politicas y los reglamentos, a continuacion se lleva a cabo un recorrido por las instalaciones y se le presenta finalmente con su nuevo jefe y se le deja ahi. Ya ubicado en su departamento, el jefe lleva acabo una introduccion del nuevo empleado a su departamento o seccion, presentandolo con sus compañeros de trabajo, y de manera particular a continuaxcion se entra ya de lleno en los detalles propios del trabajo que ha de desarrollar.
Dentro de este elemto de integracion la ultima fase se conoce como desarrollo; este se lleva acabo una vez que el empleado ha sido contratado de manera definitiva, el desarrollo buscadesenvolver la cualidades innatas que cada persona tiene, para establecer su maxima realizacion posible.
Dirección
La dirección es aquel elemnto de la administración en la que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de desiciones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultanea que se cumpla en la forma adecuada todas las ordenes emitidas.
En esta parte se realiza el logro de los objetivos, mediante la dirección como tal, esto implica materializar todo aquello que en un momento dado se inicio como una idea, la cual se plasmo en documentos y ahora corrsponde llevar a cabo en acciones que hagan posible el cumplimiento de esto. La direccione s la parte esencial de la administración, en la cual se deben subordinar y ordenar todos los demas elementos. Para lograr una buena dirección es necesario considerar las siguientes cuatro faes fundamentales:
a) Que se delgue autoridad
b) Que se ejerza esa autoridad, para lo cual deben precisarse sus tipos, elementos, etc.
c) Que se establezcan canales de comunicación a traves de los cuales se ejerza y se controlen sus resultados.
d) Que se supervise el ejercicio de autoridad en forma simultanea a la ejecución d elas ordenes.
Control
Control es la medicion de los resultados actuales y pasados en relacion con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y foemular nuevos planes.
Es asi como se lleva un control entre lo planeado y lo logrado, de no existir una diferncia entre estos, nos encontramos en la posición de afirmar que los objetivos planteados en el proceso respectivo se han alcanzado. En caso contrario, a partir de las diferencias llevamos a cabo un proceso para indagar las causas que nos condujeron a estas y una vez identificadas poner en practica acciones correctivas, incluidas las modificaciones respectivas a los planes.
