1.- Esta empresa deberá apegarse a los lineamientos establecidos en los boletines y circulantes emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Publicos y la Comicion Nacional de Valores.
2.- Cuando esta empresa se vea en la necesidad de diferir de las políticas contables, lo podra llevar a cabo previa autorización escrita de la dirección de contraloría.
3.- La aplicación de las políticas contables deberan ser uniforprme en la información mensual, trimestral y anual y estara sujeta a verificación por auditoria interna.
4.- La empresa debera dictaminar al cierre del ejercicio anual en diciembre, sus estados financieros a traves del auditor externo.
5.- Durante el desarrollo de la auditoria externa,cualquier salvedad que resultase en la empresa, debera ser autorizada por la dirección de contraloría, previamente a la emisión del dictamen correspondiente.
6.- La selección de los despachos de auditoria externa la llevara a cabo la dirección de contraloría, tomando en cuenta el punto de vista de la empresa.
7.- La empresa sera responsable por el establecimiento de sus propios sistemas contables y del control interno.
8.- Cuando se entregue información para usos internos, debera ser completa, incluira todos los estados financieros con la totalidad de los anexos.
9.- La aceptación de la información debera realizarse a travez de sistemas computarizados.
10.- Las correcciones en la información relativa a meses anteriores deberan presentarse como ajustes del mes en el que se registran y no modifican directamente los acumulados del mes anterior, presentando una nota explicativa a los estados financieros.
Fases principales
Para una organización contable de la empresa, es necesario hacer mencion del proceso administrativo que comprende cuatro fases: planeación, organización, dirección y control, considerando que planear es decir por anticipado lo que va hacerse mediante el establecimiento de objetivos y la determinación de actividades para alcanzarlos.
La organización es la enumeración y determinación de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa y se logra mediante la definición de relaciones jerárquicas entre ejecutivos de las unidades administrativas y el establecimiento de comunicaciones en sentido horizontal y vertical dentro de la empresa.
Las fases dinamica esta representada por la dirección, en la que se relacionan las expedicviones de ordenes a efectuar, encaminadas a lograr la máxima eficiencia dentro de la estructura y formación de la empresa.
El control ejerce la vigilancia sobre los efectos realizados en las tres fases anteriores, investiga las anormalidades con rapidez para ejercer el control necesario de acuerdo a lo planeado, tanto en los problemas técnicos como en los humanos.
La organización contable, esta ubicada dentro del control, ya que este nos dice como estan siendo ejecutadas las acciones; cuando y como, de acuerdo a los planes donde tenemos como resultado los informes, comparaciones, costos y presupuestos.
Elementos de control interno
Para una mejor compresión de los factores que intervienen en control interno de las empresas, a continuación se presentan los elementos que forman parte del mismo.
A) Organización
“Los elementos del control interno en que interviene la organización son:
1.- Dirección, que asume la responsabilidad de la política general de la empresa y de las decisiones tomadas en su desarrollo.
2.- Coordinación, que adapte las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresa a un todo homogéneo armonico; que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.
3.- División de labores, que defina claramente la independencia de las funciones de la operación, custodia y registro. El principiuo basico del control interno es, en este aspecto, que ningun departamento debe tener acceso a los registros contables en que se controla su propia operación. Bajo el mismo principio, el departamento de contabilidfad no debe de tener funciones de operación o de custodia, sino concretarse al registro correcto de datos, verificando sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, asi como la presentación de los informes y análisis que requiera la dirección para controlar adecuadamente las operaciones de la empresa.
El principio de división de funciones impide que aquellos de quienes depende la realización de determinada operación, pueden influir en la forma que ha de adoptar su registro o en la la posesion de los vienes involucrados en la operación. Bajo este principio, una misma transacción debe pasar por diversas manos, independientes entre si.
4.- Asignación de responsabilidades, que establezca con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su jerarquia y delegue facultades de autorización congruentes con la responsabilidades asignadas. El principio fundamental en este aspecto consiste en que no se realise transacción alguna sin la aprobación de alguien específicamente autorizado para ello. Debe, entodo caso, existir constancia de esta aprobación, con la posible excepcion de actividades rutinarias de menor importancia en que la aprobación claramente pueda entenderse como tacita.
B) Procedimientos
La existencia de control interno no se demuestra solo con una adecuada organización, pues es necesario que sus principio se apliquen en las practicas mediante procedimientos que garantisen la solidez de la organización.
1.- Planeacion y Sistematizacion. Es deseable encontrar en uso un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de dirección y coordinación, la división de labores, el sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades.
Estos instructivos usualmente asumen la forma de manuales de procedimiento y tienen por objetivo asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las practicas que dan efecto a las políticas de la empresa, uniformar los procedimientos, reducir rrores y abreviar el periodo de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el numero de ordenes verbales y de decisiones apresuradas.
Por ejemplo: en el aspecto concreto de la contabilidad, la planacion y sistematizacion exigen almenos un catalogo de cuentas con su respectivo instructivo, sino una grafica del tramite contables a las formas, registros e informes contables.
2.- Registros y Fornas. Un buen sistema de control interno debe procurar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos.
3.- Informes. Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la empresa y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento mas importante de control es la información interna. En este sentido, desde luego, no basta la preparación periodística de informes internos, sino un sentido cuidadoso por personas por capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.
Los informes contables constituyen este aspecto un elemento muy importante del control interno desde la preparación de balances mensuales, hasta las hojas de distribución de adeudos de clientes por antigüedad o dos obligaciones por vencimientos.
C) Personal.
Por solida que sea la organización de la empresa y adecuados los procedimientos implantados, el sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias de la empresa no estan continuamente en menos de personal idóneo.
Los elementos de esta area que intervienen en el control interno son:
1.- Entrenamiento. Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentra en vigor, mas apto sera el personal encargado de los diversos aspectos del negocio. El mayor grado de control interno logrado permitira la identificación clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado, asi como la reducción de ineficiencia u desperdicio.
2.- Eficiencia. Después del entrenamiento, la eficiencia dependera del juicio personal aplicado a cada actividad. El interes del negocio por medir y alentar la eficiencia constituye un coadyuvante de control interno.
3.- Moralidad. Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre las que descansa la estrucura del control interno. Los requisitos de admisión y el constante interes de los directivos por el comportamiento del personal son, en efecto, ayudas importantes al control. Las vacaciones periódicas y un sistema de rotación de personal deben de ser obligatorios hasta dopnde lo permitan las necesidades del negocio.
4.- Retribución. Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se preste a realizar los propósitos de la empresa con entusiasmo y concentra mayor atención a cumplir con eficiencia que en hacer planes para desfalcar el negocio. Los sistemas de retribución al personal, planes de incentivos y permisos, penciones por vejez y oportunidad que se le brinda para plantear sus sugestiones y problemas personales constituyen elementos importantes de control interno.
D) Supervisión.
Como ha quedado dicho, no es unicamente necesario el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización. La supervicion se ejerse en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados y en formas directa e indirecta.
Una buena planeacion y sistematizacion de procedimientos y un buen diseño de registros, formas e informes, permite la supervicion casi automatica de los diversos asperctos del control interno”.
Objetivos de la organización contable
Los objetivos de la organización contable estan representados por la fluidez que debe existir en la información hacia el centro del registro, lo cual se logra por medio de la captación de las operaciones, su clacificacion homogénea y el registro del misma en forma cuantitativa y concentrada.
La organización se logra planeando antes de actuar, haciendo lo que se planeo y verificando que lo hecho fue correcto y con resultados satisfactorios para alcanzar el fin planeado.
Para organizar hay que lograr la coordinación e interpretación de las actividades para que mediante una Adecuada ejecución y supervicion obtengamos el objetivo deseado que nos permita ejercer el control.
El logro de una buena organización contable no es fundada en los sistemas y metodos de registro, sino en el flujo de la información que debe existir; por eso, el organizador antes de iniciar sus proyectos para la organización contable de una empresa, debe ocuparse de la información necesaria para su registro contable.
Debe existir un adecuado control de las operaciones que realiza una empresa atraves de sus departamentos, dejándose establecida la base de que todas las operaciones deben informarse al departamento de contabilidad para fines de registro.
La importancia de la información desde el punto de vista contable, radica en recibir la información necesaria mediante el establecimiento de metodos a seguir para el registro de la información recibida.
Los hechos economicos se registran estableciéndose las relaciones de causa efecto por medio de la contabilizacion de las operaciones, que consta en determinar cuantitativamente cuales cuantas resultaron afectadas.
A traves de documentos Inter. Y externa son captadas las operaciones que realiza una empresa, sirviendo de base para su registro en libros, lo cual nos sirve para comprobar, justificar e informar sobre el movimiento de valores realizado.
Según el sistema de registro contable que se tenga implantado sera la documentación comprobatoria que se emplee, procurando usar la externa de ser posible y la documentación comprobatoria o de soporte para controlar y registrar las operaciones.
