Se ocupa de la admisión, control y entrega de los resultados docentes a los alumnos. Dispone de herramientas que sirven de soporte a la actividad educativa, al permitir el control de las evaluaciones, los accesos, las matrículas, los diplomas, etcétera. La secretaría brinda, además, ayuda a sus usuarios, al presentar un tablón de anuncios con las próximas evaluaciones, los cambios en los cursos y las nuevas actividades docentes. En este módulo, se originan, por ejemplo, los registros de asistencia y evaluación de las actividades de los alumnos y que son parte del módulo del profesor.
Componentes fundamentales
- Ayuda: La ayuda es una función inherente a cada uno de los módulos; en la secretaría docente, es siempre parte de la interfaz del usuario, y es caso específico al responder preguntas claves sobre la situación del alumno. Contiene, además, un índice de temas, ejemplos, sugerencias y facilidades de búsqueda. Como la ayuda es caso específico, la asistencia que recibe el alumno durante su matrícula es diferente de la que obtendrá un profesor al añadir un curso.
- Matrícula de estudiantes (ME). La matrícula del estudiante es un acto muy importante. Está muy lejos de constituir el simple acto de identificar y procesar la entrada de un nuevo usuario al sistema; se realiza mediante el completamiento de una serie de formularios en tres etapas o pasos:
Paso No. 1 Identificación del usuario
La identificación del usuario es un proceso que permite abrir una nueva sesión a un usuario y controlarla; permite el acceso y la navegación en el sistema de acuerdo con la política de usuarios previamente definida mediante la herramienta AD del módulo de administración -el alumno puede consultar todos o la mayoría de los materiales de la biblioteca pero no puede obtener los materiales de otro curso. Una vez aceptadas las condiciones de uso de las plataformas el usuario procederá a llenar los datos propuestos para el formulario No 1 son: identificador, clave, nombre, apellidos, sexo y fecha de nacimiento. El control de acceso se realizará mediante 4 variables fundamentales, el $login y $pass -cuanto más difícil menos peligros de accesos indebidos, pero, al mismo tiempo, más complejo para los usuarios-; la sesión, $userses mediante la función session_start de PHP, y el número IP del usuario $ip. Este último es un dato importantísimo, pero no del todo confiable, debido a la existencia de servidores Proxy
Firewall en las redes nacionales, que enmascaran las direcciones IP de aquellos usuarios que navegan detrás de ellos.
- Todas las sesiones de usuarios, la transmisión de datos y demás se realizarán mediante HTTPS servicio SS Servidor Seguro de Apache, con el auxilio de mecanismos de encriptación y seguridad de datos.
Completados los datos de este formulario, el usuario iniciará el paso 2.
Paso No. 2. Clasificar el usuario
La clasificación del usuario es una acción dirigida a evaluar la posibilidad o no de acceder a determinado curso o servicio. Para ello, en primera instancia, se considerará su país de origen, con vistas a determinar si es nacional o extranjero; en el primer caso, a se procederá a su identificación y si es extranjero, se finalizará el proceso con el tercer paso, la verificación de los datos. Puede establecerse la veracidad de la información ofrecida por el usuario sobre su país de origen mediante los servicios del Centro Cubano de Información en Red (CUBA-NIC), cuyo sitio se encuentra disponible en http://www.nic.cu/index.html, para su localización geográfica a partir de la variable $ip.
Si el usuario es nacional, entonces deberá completar los siguientes datos:
- Profesión (menú desplegable con alternativa de salto de acuerdo a la selección: médico de familia, especialista, técnico, enfermero, estudiante, etc.).
- Institución. Menú desplegable con codificadores de centros: facultades, consultorios, policlínicas, etcétera.
- Dirección particular.
- Teléfono.
- Provincia. Menú desplegable con opción de salto según selección para definir municipio).
- Municipio.
- Registro profesional. Campo de texto, esta opción sólo aparece, si en profesión, se elige la opción médico; así es posible validar los datos contra el Registro de Profesionales de la Salud.
- Área de salud. Menú desplegable que aparece sólo para médicos de la familia. Permite verificar los datos contra las bases de datos nacionales de localización de las áreas de salud por provincias y municipios.
Cada uno de los datos se codificará.
Si se completan correctamente los datos anteriores, se pasa a la verificación de la información suministrada por el usuario. Una vez concluida con éxito, se procederá a realizar el paso 3.
Paso No. 3. Verificación de datos por parte del usuario
Cuando se muestran los datos introducidos, los usuarios deberán verificarlos, en particular, las variables $login y $pass. Debe copiar además, su dirección de correo electrónico ($login@medcampus.centro.sld.cu), que utilizará durante la realización de los cursos.
Una vez hecho esto, el usuario inicia por primera vez su sesión, se le muestran entonces, las posibilidades de matrícula en los distintos cursos, según sus datos; a cada perfil de usuario, se le asignan permisos de acceso.
- Evaluación y control de los alumnos: El alumno de un curso está obligado a autentificarse antes de entrar a un aula virtual o realizar la descarga de los materiales de un tema o entrar a una conferencia. Ello permitirá seguir su navegación dentro del sitio y verificar su asistencia a las diferentes actividades como indicador de calidad.
La evaluación de los resultados docentes, constituye uno de los aspectos más discutidos y reprochables por su baja calidad o eficiencia en la ED. En las formas de educación presencial, el profesor elabora cuestionarios, preguntas de control, realiza preguntas en clase e interactúa con el alumno para otorgar una nota y formular una opinión sobre el estudiante, que sirven de indicadores cualitativos y cuantitativos para evaluar el aprovechamiento del alumno. En la ED esto no se logra completamente, debido a la ausencia de la comunicación personal, aún cuando se trata de sustituirla por medio de modernas tecnologías, como la videoconferencia.
Control
Se realizará mediante la carga de variables durante el acceso a determinadas áreas de la plataforma, en especial de los cursos, lecciones, temas, etcétera. Estos datos se almacenarán en tablas para su posterior utilización.
Evaluación
Cuando un profesor elabora un curso, una modalidad de curso u otro medio de enseñanza, durante el proceso de creación, sea wizard o personalizado, la metodología incluye la realización de un plan de evaluaciones, los controles a los alumnos, unidos a todas las demás actividades docentes necesarias. Las formas de evaluación dependen en gran medida del curso. Pueden utilizarse: formularios, opciones múltiples, verdaderos o falsos, trabajos extraclases, investigaciones, exámenes tipo test, entre otros, donde el alumno pueda demostrar los conocimientos adquiridos. No se descarta tampoco la comunicación directa alumno- profesor como medio para la evaluación.
- Registro y control de asistencia: El registro de control y asistencia (RCA) es una herramienta que se crea con variables, funciones y bases de datos de pertenecientes a la secretaría docente, pero que se expresa en dos herramientas visibles dentro de partes de la plataforma:
- RCA del profesor. Se encuentra como una herramienta dentro del módulo del mismo nombre y permite realizar un seguimiento detallado de la actividad docente de un alumno determinado. Un mismo profesor puede tener varios RCA y un alumno puede aparecer dentro de varios registros. Los parámetros del RCA se definirán mediante los codificadores de los grupos de especialistas.
- RCA del alumno. Se encuentra como una herramienta dentro del módulo del alumno, suministra a este determinados indicadores -no todos, algunos sólo son de la competencia del profesor- acerca de sus evaluaciones, asistencia, y demás aspectos. Los parámetros del RCA del alumno también se definirán mediante los codificadores de los grupos de especialistas.
- Emisión de certificados de cursos: Al terminar una actividad docente, la secretaría expide un certificado, con sus datos y el curso o forma de enseñanza vencida, etc., que llega hasta las manos del alumno. Estos se emiten por parte de la UVS, pero a nombre del centro donde se efectúa la actividad de ED.
- Admisión de profesores: Esta función, permite iniciar RCA, anuncios de cursos, etc. para la entrada de un nuevo docente al sistema.
- Noticias: La secretaría posee una herramienta para publicar "noticias", referidas a nuevos cursos disponibles, cambios en los programas, es decir, información de carácter general y de interés para todos.
- Avisos: La secretaría dispone además, de una herramienta de avisos, que permite enviar personalizadamente mediante una infocinta, a un grupo o a sólo un estudiante, un aviso relacionado con sus resultados docentes, una información oficial, etcétera.
Este medio es para la información particular y directa entre la secretaría y el alumno o profesor.
- Inicio de nuevos cursos: Esta función, permite iniciar las variables, formas y métodos definidos para un nuevo curso disponible. Los parámetros de esta función se definirán mediante los codificadores de los grupos de especialistas.
- Información de cursos: Esta herramienta brinda información sobre los cursos, posibilidades de matrícula, estado del curso, alumnos, condiciones, etcétera. Es el paso a donde se remite un usuario cuando accede al sistema por primera vez o selecciona la opción Matricular, Cursos, Información de Cursos, etcétera. Contiene el título, modalidad, condiciones u otras variables definidas mediante los codificadores de los grupos de especialistas.
Ejemplos:
- Cuando un profesor, desde su módulo, solicita los resultados docentes de un alumno, matriculado en uno de sus cursos mediante el RCA, es el módulo de secretaría docente el que responde a partir de una búsqueda del registro solicitado en su base de datos y la entrega de los resultados de la búsqueda.
- La matrícula que pide un nuevo alumno a un determinado curso se maneja por el módulo de secretaría y la decisión de aceptarlo o no se hace sobre la base de los codificadores, que a su vez residen en variables, previamente determinadas en el módulo de administración.
