Metodología para el cálculo de los costos y la rentabilidad de la formación - Diagnóstico de Necesidades de Formación (DNF)

v     Fase 1: Análisis de la Organización:

Ella se centrará en :

Ø      La revisión de los documentos internos de cada unidad organizativa y de la empresa propiamente.

Ø      La cultura de la empresa.

Ø      La estructura de la unidad y para el caso del Departamento de Capacitación sumarle la estructura de la Empresa con las proyecciones de cambio previstas, información ésta que sería dada por el Departamento de Organización Empresarial.

Ø      Debe tenerse la programación del PEMEF y de sus inversiones.

Ø      La Dirección de I+D facilitaría al Departamento las principales tendencias del sector y su evolución.

Ø      Los resultados del trabajo en el año anterior y cuyas causas competen a la formación.

Ø      El Plan de Capacitación del año anterior y las necesidades de formación que en el mismo no fueron satisfechas.

Ø      Cambios cualitativos y cuantitativos que en los recursos humanos conllevará el PEMEF

El presupuesto financiero lo proponemos descentralizado por unidad y su ejecución estará a cargo del capacitador y supervisado por el máximo dirigente del área.

No podemos tener un presupuesto ni predeterminado ni permisivo, sino que esté determinado por los objetivos, de no ser así, entonces variar los objetivos a alcanzar. Una vez que lo implantemos será una herramienta de control y se velará porque sus gastos estén dentro de los límites previstos. Su procedimiento de análisis lo proponemos como en el Anexo 8.

v     Fase 2: Análisis Funcional – Individual.

Centrado en la determinación de necesidades a corto plazo y a necesidades a largo plazo. Es en este momento donde se debe contar con los perfiles de puestos o los profesiogramas, en los casos de aquellos puestos, para los cuales no se disponga, será necesario realizar previamente una breve descripción del puesto de manera tal que permita tener una visión general del mismo, informaciones éstas que deben ser brindadas por los Departamentos de Captación, Selección y Contratación en coordinación con Organización. Debemos entonces realizar entrevistas, preguntas, aplicar cuestionarios a los trabajadores (Anexo 9),  observaciones directas, entrevistas a los directivos y jefes (Anexo 10), preguntas a otro personal familiarizado con el trabajo y con la forma en que se está realizando (juegan un papel importante los Centros de Enseñanza Superior) e incluso hasta a los clientes, hacer pruebas de diagnósticos y de contarse, analizar las evaluaciones de desempeño de cada trabajador involucrado. De todo ello aflorarán con bastante exactitud las necesidades de formación que deberán reflejarse en el Plan.

v       Fase 3: Informe de los resultados del diagnóstico.

Con ellos pretendemos que se puedan fijar los objetivos del área  y en un escalón mayor se pueda conciliar con el Departamento, el cual posee algunos elementos adicionales obtenidos a través de sus contactos con el resto de las áreas rectoras de cada especialidad de la Empresa. Así se determinará, qué cursos formarán parte de los Nacionales (aquellos que ejecutarán el Centro Nacional y los Regionales) y cuales serán asumidos por la propia unidad a través de sus medios.

Cabe en este momento preguntarnos.

¿ Qué resultados intentamos conseguir?

¿ Qué conocimientos, habilidades y actitudes queremos impregnar en los trabajadores?

¿ Que deben hacer los Jefes y el Capacitador para lograr los resultados?

¿ Que tipo de enseñanza se necesita?

Toda esta valiosa información que se ha adquirido debe, para su utilización práctica, llevarse a una base de datos donde se concilien y esto queda para ulteriores estudios lo siguiente:

Ø      Los conocimientos (nivel y cursos recibidos) y habilidades de los miembros de la plantilla

Ø      El tiempo y el coste que normalmente se requiere para formar a un trabajador en una habilidad concreta.

Ø      Los cursos especializados que se han ejecutados y si estos son con personal de la empresa o fuera de ella, así como su Plan de estudio.

Ø      Todos los modos de formación con sus costes, beneficios e implicaciones.

Ø      Los principales proveedores e instructores de la empresa.

Ø      Los medios materiales con los que se cuenta.

Sucede al Diagnóstico de Situación, el Subsistema de Planeamiento el cual tendría asociado los Objetivos Generales a los Programas Generales a nivel de la Empresa y los Objetivos Específicos a los Programas Específicos a nivel de Unidad Organizativa. Tendríamos además que definir las prioridades y los medios de la formación, los contenidos y métodos docentes.