Es a través de este subsistema que vamos a poder definir con antelación los resultados previstos o que se esperan de la función de capacitación. Con él pretendemos prever con toda intención el futuro e identificar los cursos alternativos de acción.
Es necesario partir del estudio de necesidades y de los perfiles de los alumnos que recibirán la formación, es decir, del DNF y de la selección de los participantes. A partir de aquí formular las estrategias a seguir para atender de conformidad con su importancia y prioridad, las necesidades de capacitación, ello radicaría en:
Ø Fijación de los objetivos tanto generales como específicos: Ellos deben establecerse concretos y medibles para evaluar sus resultados. Sería positivo planificar acciones formativas bianuales para garantizar una acción a mediano plazo, es decir, poder chequear el efecto de la formación directamente con el trabajador en una segunda acción. Estos objetivos conjuntamente con las prioridades, los capacitadores lo obtendrían del análisis del DNF y de las líneas de trabajo que de la Presidencia hayan llegado a la Unidad Organizativa.
Ø Determinación de los contenidos y métodos: El punto anterior es básico para lograrlo, aquí debemos plantear las materias que deberían impartirse para satisfacer las necesidades y alcanzar los objetivos. Juega un rol importante los criterios del Gerente, el Subgerente Técnico y el Económico, por lo que ésta entrevista en el DNF tiene que estar bien preparada y orientada y al nivel de Vicepresidencia y Departamento de Capacitación ocurrirá igual con sus máximos dirigentes.
Debe conocerse lo que supone cada alternativa de formación (Principales Modos de Formación), consultar la resolución 4248 del Ministerio de Educación en lo referdido a :
¨ El tiempo que tiene que estar el participante fuera del puesto de trabajo
¨ Cuándo y con qué rapidez se puede completar la formación.
¨ El coste de cada acción
¨ El efecto del método formativo escogido, ejemplo: si puede causar un efecto indeseable, algún conflicto, etc.
¨ Formación Interna y/o externa: Ambas formas deben de existir y además complementar aprovechando sus ventajas y minimizando sus inconvenientes. El personal interno con mayor profundidad lo específico de la unidad, se adapta mejor a la realidad y es menos costoso. La formación externa se hace necesaria siempre para una mayor especialización y buscando renovación, entrada de “aire fresco”, pero debemos evaluar primero a los organizadores, coste, lugar de impartición, es decir, siendo críticos en lo que se refiere a lo que esperamos que nos aporte y racionalizando el gasto que conlleva.
Ø Instructores y Medios: Esto es vital para el éxito de una acción. La calificación del instructor debe incluir, el conocimiento de la materia que va a impartir, deseo de enseñar, habilidad para comunicarse y capacidad para hacer participar a la gente. Es importante contar siempre con al menos dos instructores por curso que dominen completamente la totalidad de la materia para los casos de enfermedad o problemas coyunturales. En cuanto a los medios por lo general en ETECSA son limitados y escasos, pero se le presta la debida atención para garantizarlos por cada acción de formación y he aquí que su presencia en el curso va a depender de la previsión del capacitador.
Ø Infraestructura : Debemos valorar el entorno, este se propone sea cómodo y apropiado. Los factores negativos que deben evitarse incluyen locales demasiado pequeños, mobiliario incómodo, ruido u otras distracciones, incomodidad, distancias largas hasta el aula y temperatura inadecuada. Respetar los tiempos de descanso y los refrigerios es vital en el desenvolvimiento de la acción. Si tenemos la posibilidad de entregar refrigerios en los cursos, tratar de homogenizar los mismos, de no ser así, se crean actitudes negativas por parte de los asistentes que se traducen en baja de la motivación, mala percepción sobre la Empresa y valoraciones inapropiadas acerca del Departamento de Capacitación y de la Dirección de Recursos Humanos.
Ø Confección del Plan: Este deberá abarcar una gran variedad de proyectos y contener una extensa información. Proponemos que incluya:
¨ Objetivos generales de formación y desarrollo que se requieren para cumplir los objetivos operativos y estratégicos de la Empresa
¨ Todas las iniciativas de formación que se proponen, acciones y actividades, ligadas a las necesidades.
¨ Recursos Humanos y técnicos asignados para cada propuesta formativa.
¨ Costes.
¨ Propuesta de calendario ( Basado en las necesidades y sus soluciones)
¨ Propuesta de inversión de capital en equipamiento nuevo y medios y materiales de enseñanza.
¨ Indicaciones sobre el grado de prioridad de cada acción.
¨ Cantidad de participantes y su composición.
Como hemos expresado anteriormente existirá en el mismo momento un Plan de Capacitación y un Presupuesto Financiero y ambos serán elaborados del Plan de cada unidad organizativa y de los presupuestos parciales preparados por éstas.
Es de destacar que el Plan no es un esquema ni tampoco rígido e incambiable, por el contrario es flexible y adaptable a eventualidades no planificadas. En él se debe tener en cuenta :
Ø Cambios en la tecnología.
Ø Cambios en la política de nuevas ventas y servicios.
Ø Detección de problemas no esperados en el desempeño del trabajo, calidad,etc.
Ø La necesidad de aumentar las habilidades de la plantilla de reciente incorporación.
Ø La detección de incapacidades individuales desconocidas hasta la fecha.
Ø Cambios legales.
Sin embargo, esto no dice que la función de formación es ser meramente reactiva. Hay que lograr detectar necesidades de formación y proponer soluciones apropiadas, reconocer oportunidades de formación y formar y desarrollar a los trabajadores antes de que surja la necesidad, es decir, ser proactivos.
El procedimiento gráficamente aparece representado en el Anexo 11 y la metodología que proponemos para la confección del Plan aparece expresada en el Anexo 12.
Luego de su confección el Plan necesariamente tiene que presentarse para su aprobación a la Presidencia Ejecutiva, quién de conjunto con el área que ha sido designada para su confección, en este caso la Vicepresidencia de Administración y Finanzas valorará si en él se reúnen los aspectos ó elementos más importantes para el desarrollo de los Recursos Humanos. Este momento no puede ser ignorado ni pasado por alto ya que de no ejecutarse, el Plan, la propia formación y el prestigio del Departamento de Capacitación parecerán poco serios y carentes de credibilidad. No es conveniente para ETECSA trabajar con un Plan no aprobado, ello es lo mismo que dejar de existir o de trabajar con Modelos Reactivos de formación, de los cuales ya se han demostrado sus ineficiencias y graves resultados.
El último elemento de este subsistema, la divulgación, va a permitir que cada trabajador conozca, se identifique y se vea reflejado en los planes estratégicos de la empresa, es por ello que debemos lograr la total distribución y emancipación del Plan. En este afán proponemos, que además de presentarse a los niveles pertinentes para su necesaria comunicación, cada área utilice vías como la INTRANET de la empresa, la página WEB y cualquier otro medio para que hasta el más alejado trabajador lo reconozca como suyo y en tal sentido pueda comprenderlo, valorarlo y sugerir las mejoras que no hayan sido concebidas.
