Motivar a los empleados - Funciones Gerenciales

Tres son los estadios sucesivos por los que pasa la idea de crear una empresa a través de las funciones gerenciales.

Estos que son:

Planear

Para dar el primer paso,

I. los fundadores deben consignar el objetivo a lograr ya que éste va a influir predominantemente durante todo el tiempo que exista la empresa, éste debe ser

• Concreto, sin que lleve a dudas de interpretación, pero no tan específico que, para poder adaptarse a las evoluciones del mercado, tenga que ser modificado.

• Mensurable para saber si se lo ha logrado o para medir el progreso hacia él.

• Desafiante para que estimule a ser obtenido.

• Posible, para no generar desánimo si se presenta inalcanzable

• Adecuado a los recursos disponibles.

II. Determinar cuales son los recursos que harán viable la existencia de la futura empresa.

Se analizarán sólo los tres que parecen ser los únicos comunes a todas las empresas: el dinero, el tiempo y la gente.

Por su diferente naturaleza, responden también de manera diferente a la escasez, el reemplazo y al acopio, y así se puede decir esquemáticamente que:

• El dinero inicial debe ser suficiente para comenzar las actividades y sostener la empresa hasta que ella logre un lugar en el mercado.

Puede ser invertido por los fundadores; obtenido del mercado de capitales si la empresa es promisoria o puede ser reemplazado por el crédito.

Puede ser acopiado para emergencias financieras o para aumentar la inversión.

• El tiempo es rígido, no se detiene, si se agota es irreemplazable y no puede ser acumulado.

Es común a todos los que compiten y de su buen aprovechamiento depende el éxito.

• La gente es escasa, porque no es fácil encontrar la que responda a las expectativas de capacidad y eficiencia.

Es irremplazable, ya que no todo puede ser hecho por "máquinas".

Su "acopio" demanda una cuidadosa política de administración del personal.

Organizar

El segundo paso es diseñar el organigrama o estructura de la empresa para lograr el objetivo con el mejor aprovechamiento de los recursos.

Es muy común que se diseñe el organigrama partiendo del Gerente General hacia abajo sin embargo, parece aconsejable no emplear esa forma ya que puede ocultar la repetición de idénticas responsabilidades bajo diferentes supervisores.

Se propone entonces partir de la base agrupando las tareas por su naturaleza y creando la menor cantidad de niveles jerárquicos que aseguren la eficacia de los responsables de dirigir.

Por ese camino se llegará a la cima sin que dos personas hagan la misma cosa, sin que ninguna cosa quede sin ser hecha y sin que se vaya a hacer alguna otra, extraña a las necesidades de la organización.

Permite también evaluar otras posibilidades tales como crear sectores autónomos y paralelos, especializados para dar servicio a toda la organización o encomendar a terceros aquellos cuya reducida carga de trabajo aconseje obtenerlos de fuentes externas.

• Se escribirán las políticas que concisamente, sinteticen el pensamiento rector de la empresa y si fuera necesario, se escribirán las pautas que orienten a los llamados a lograrlo.

Controlar

La empresa es un modelo sujeto a cambios permanentes y es por eso que se hace necesario estar siempre alerta, valiéndose de varias herramientas para mantener bajo control los efectos de esos cambios.

Escogeremos tres planes de acción a los que llamaremos:

• ecológico para analizar la influencia recíproca de la empresa y su entorno;

• derrotero para acompañar el progreso de su marcha y

• 11+1 para seguir de cerca las operaciones de corto plazo de los distintos sectores de la empresa.

I. El planeamiento ecológico es una forma de adaptar la empresa a las mudanzas que se producen en su entorno, formado por diferentes frentes tales como"la competencia", "el sindicato", "el Estado", "la materia prima", "la mano de obra", "la tecnología", "la importación", "las finanzas", etc.,etc.

Construyendo un polígono irregular, se trazaran tantos lados cuantos frentes influyentes hubiera al momento inicial de usar esta ayuda. A cada lado se le dará la longitud que represente el grado de influencia que ese frente tiene en la marcha de la empresa.

Eligiendo un momento en el futuro, según la experiencia de los gerentes, se dibuja un escenario o sea un nuevo polígono resultante de las variaciones que la gerencia prevea en los frentes.

Algunos quedarán iguales, otros aumentarán su influencia, alguno desaparecerá y uno nuevo entrará a formar parte, lo que permitirá el estudio de las medidas que se deberán tomar para adecuarse, gradualmente, a esas mudazas.

Se diseñaran cuantos escenarios sea hagan necesarios en función de la estabilidad o variabilidad del ámbito en el que se actúe.

II. El derrotero controlará el progreso hacia las metas que se fijen para las distintas actividades de la empresa.

Se lo dividirá en tres sectores:

• El primero al que llamaremos presupuesto, debe ser

inalterable ya que compromete inversiones y programas de acción válidos para un tiempo "actual" determinado y que, de no cumplirse, crearía confusión, desorden, desconfianza y malgasto de dinero.

Cubre el tiempo que se inicia con el momento en el que el plan es puesto en movimiento y dura el lapso que la experiencia estime.

• El segundo que lo sucede y al que llamaremos inmediato, tiene

los mismos objetivos pero, al estar aún dentro de lo esperado y, a diferencia del presupuesto, puede ser modificado.

• El tercero o mediato, que cubrirá plazos más extensos que el anterior, es una previsión que compromete el futuro en cuanto se mantenga la validez del objetivo original, razón por la que habrá que observar que éste no haya mudado con el transcurso del tiempo para no arribar a donde no se espera llegar.

Estas tres etapas se suceden "ad infinitum" y son de la naturaleza de la responsabilidad de la gerencia.

Este plan suele ser llamado "de corto, mediano y largo plazo" pero se prefirió usar una denominación más representativa de las funciones que cumple y de las diferencias entre los lapsos.

III. El 1 + 11. Otro instrumento útil para distintas áreas dentro de la empresa consiste en fijar un tiempo bajo control (doce meses por ejemplo, no necesariamente un año calendario) y dividirlo en tantas unidades cuantas integren ese tiempo a las que llamaremos 1+11 y sucesivamente, 2+10, 3+9, etc.

Si se tratara de un plan de producción, en cada unidad se consignará la cantidad a producir para que al llegar al final del período escogido (12 en el ejemplo), se cuente con el total esperado.

Si al fin del primer período o en cualquiera de los siguientes, lo efectivamente producido coincidiera con lo presupuestado, se pasará al siguiente unidad 2+10 y así siguiendo.

Si por el contrario la cantidad difiriera de la estimada (en más o en menos) y como esa diferencia influirá sobre todos los períodos por venir, se debe iniciar una nueva serie de 1+11 en la que todo lo previsto tendrá que ser reajustados.

Estas variaciones sobre lo estimado pueden poner en duda la validez del objetivo final y alertar sobre la conveniencia de revisarlo, fijando uno nuevo en lugar de forzar la marcha hacia el original que dejó de tener validez.

También puede demostrar defectos de previsión, eficiencia, capacidad operativa, conocimiento del mercado, planeamiento financiero etc.

Como se ve el control tiene una importancia equivalente a la del plan y la organización con la diferencia a su favor de que le permite un margen de error porque si fuera rígido, los cambios podrían ser más perjudiciales aún que los meros reajustes.

Estas funciones son sucesivas e interactivas y a poco de iniciarse el primer ciclo, resulta difícil distinguir en cual de ellos se está.