Organización: Es la estructura técnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
4 aspectos fundamentales de la organización
1. La estructura, donde es quizá la parte más típica de los elementos que corresponden a la mecánica administrativa.
2.- Como deben de ser las funciones, las jerarquías y actividades.
3.- Las funciones, niveles o actividades que están por estructurarse; más o menos remotamente, ve al futuro inmediato o remoto.
4.- La organización constituye el dato final del aspecto estático o mecánico; nos dice como y quien va a hacer cada cosa y como la va a hacer, cuando la organización está terminada sólo resta actuar, integrando, dirigiendo y controlando.
5 propósitos básicos de la organización
1.- Es de carácter continuo, donde la empresa y sus recursos jamás se puede decir que están sujetas a cambios constantes.
2.- Es un medio al través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3.- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente y con un mínimo de esfuerzo.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5.- Reduce o elimina la duplicidad de los esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
La estructura de la organización describe el marco de la organización.
Diseño de la organización
Es cuando los administradores construyen o cambian la estructura de una organización.
El diseño ideal depende de factores de contingencia como la estrategia, estructura, tamaño, tecnología, ambiente.
Dos tipos de organización
MECÁNICA: Complejidad, formalización, centralización, es más efectiva en ambientes estables.
ORGÁNICA: Baja complejidad, formalización y descentralización, se desarrolla en ambientes dinámicos e inciertos.
Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar que tipo de organización es idónea en la situación específica que se esté manejando.
Etapas
DIVISIÓN DEL TRABAJO: Separación y delimitación de actividades dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo, se divide en jerarquización y departamentalización.
COORDINACIÓN: Sincronización de recursos y esfuerzos de un grupo social para lograr los objetivos.
Los factores de los cuales depende la determinación de la clase de organización más adecuada son: Giro o magnitud de la empresa, Recursos, Objetivos, Tipo, y Volumen de producción.
Tipos de organización
Los más usuales son::
1.- Lineal o militar
2.- Funcional o de Taylor
3.- Lineo funcionales
4.- Staff
5.- Comités
6.- Matricial
1- Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval.
Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son rígidamente establecidas.
Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. Sus características son:
Autoridad lineal y única: Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe órdenes de ningún otro.
Líneas formales de comunicación: La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama. Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.
Organización formal: Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.
Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.
Construcción de la organización interna: Los principales objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e interacción. Esta última es la provisión de medios para que sus miembros se asocien, recíprocamente en actividades que hacen a la organización.
La actividad decicional se concentra en una persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.
Las ventajas de que se concentran asía la toma de decisiones:
a) Mayor facilidad en la toma de decisiones
b) No hay conflictos de autoridad
c) Es claro y sencillo
d) Es útil en las pequeñas empresas
e) La disciplina es fácil de mantener.
Las desventajas de que se concentran asía la toma de decisiones:
1.- Es rígida e inflexible
2.- La organización depende de hombres clave
3.- No fomenta la especialización
4.- Los ejecutivos están saturados de trabajo, no se dedican a labores directivas si no que de operación simplemente.
2- Organización Funcional
La organización funcional fue creada por Frederick Taylor y consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero ejecuten el menor número de funciones.
Ventajas de la Organización Funcional
1.- Mayor especialización
2.- Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona
3.- La división del trabajo es planeada.
4.- El trabajo manual se separa del intelectual
5.- Disminuye la presión sobre un sólo jefe.
Desventajas de la Organización Funcional
1.- Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad lo que afecta la disciplina moral de los trabajadores.
2.- Se viola el principio de unidad de mando, lo que origina confusión.
3.- La no clara definición de autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.
3- Organización Lineo-Funcional:
Es una combinación de Organización Lineal y Funcional
LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo jefe para cada función especial.
FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es mas aplicable en las empresas.
4- STAFF
El Staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de los detalles.
Ventajas y desventajas del staff
Ventaja: Ayuda de personas expertas que laboran en base a honorarios y se encuentran fuera de la organización, por lo que el pago de prestaciones no es necesario.
Desventaja: Se paga mucho por sus servicios, y no se está seguro que actúen con políticas de confidencialidad de asuntos de la empresa con otras.
5- COMITÉ:
Es un cuerpo de personas que se reúnen y comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan. Clasificación_
DIRECTIVO: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma.
EJECUTIVO: Es nombrado por el comité directivo para ejecutar los acuerdos.
DE VIGILANCIA: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar.
CONSULTIVO: Integrado por especialistas que emiten dictámenes sobre asuntos que le son consultados.
Ventajas y desventajas de los Comités
Ventaja: Las decisiones se toman con grupos multidisciplinarios de representantes de varios estratos, por ejemplo gobierno, directivos, obreros, etc.
Desventaja: Las decisiones se tardan en tomar pues son varios intereses que se juegan.
6- ORGANIZACIÓN MATRICIAL
Consiste en combinar la departamentación por proyecto con la de funciones.
Las técnicas de organización: Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional, indispensables durante el proceso de la organización aplicables a las necesidades de cada grupo social.
Concepto de línea Staff
El Staff es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta organización existen órganos de decisión en la asesoría.
Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos staff prestan asesoría o servicios especializados.
Uso del comité en la organización
El uso de los comités en las organizaciones es muy amplio y variado. Existen diferentes tipos de ellos debido a que cada uno desempeña un papel distinto.
Entre los comités más usados podemos destacar los siguientes: directivo, ejecutivo, de vigilancia, consultivos, entre otros.
Estos comités se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma, ejecutar los acuerdos, inspeccionar, emiten dictámenes sobre asuntos que le son consultados, etc. dependiendo del tipo de comité.
