Definición del Problema

La  situación actual en el área de compra en plaza del Centro de Histoterapia Placentaria presenta ciclos de compra extensos.

Demostrándose ello en las quejas que se reciben de otras áreas de la planta, las cuales se nutren del trabajo del comprador por cuanto dependen de los aprovisionamientos e insumos, en general.

Para determinar las causas que influyen en el Tiempo de Compra,  se trabajó fundamentalmente  en determinar  dónde están las mayores reservas o  qué  parte del proceso es la que más afecta a este tiempo. Para tomar decisiones para disminuirlo.

Determinación del modelo matemático

Si estamos hablando del tiempo total de compras es por que este tiempo es la suma de otros tiempos, así pues se procuró  la determinación de un modelo matemático por el cual se pueda estimar el tiempo total de compras. Por tanto si se toma el tiempo de  cada parte del proceso como una variable(independiente) y se toma el tiempo total de compra como variable dependiente podríamos estimar esta como una combinación lineal de las otras.

Para ello se utilizo  la técnica de regresión lineal múltiple y dentro de ella el método paso a paso(stepwise), el cual nos da la posibilidad de ir entrando y sacando variables al modelo hasta obtener la combinación de variables que realizan un aporte significativo, una en presencia de las otras, es decir, este modelo nos dice que partes del proceso son las determinantes en el ciclo total de compras  en las cuales debemos continuar con el análisis y profundizar en las causas que provocan estos tiempos y trabajar para  reducirlos.

Para realizar el experimento se definieron 4 variables:

Tt : Tiempo total del ciclo de compras.

Ts : Tiempo de solicitud de cheque, tiempo que media entre que se recibe una solicitud de            compra y se hace la solicitud de cheque al área económica.

Te: tiempo en el área económica, tiempo entre que el área económica recibe la solicitud de cheque y devuelve el cheque al área comercial.

Tc: Tiempo de compra, es el tiempo entre que se recibe el cheque del área económica y se realiza la compra del producto.

De estas variables se tomaron 35 juegos de valores de la base de datos con que cuenta el departamento comercial (desarrollada por los propios especialistas) y se procesaron en el MINITAB  (ver anexo 1). La unidad de medición en todas los casos fueron días.

De procesar los datos por el MINITAB se obtuvo el siguiente resultado (ver anexo 2)

                                   Tt = 16,92  +  4,71 Ts

Este es el modelo lineal por el cual se estima el tiempo total de compras, donde se observa que el mismo  depende del tiempo en que solicita el cheque (ts).

Las otras dos variables en presencia del Ts no dan un aporte significativo al tiempo total de compra.

Determinación del aprovechamiento de la jornada laboral

Una vez conocida la parte del proceso dónde trabajar, la primera interrogante ahora es determinar las causas que pudieran influir negativamente en el tiempo de solicitud de cheque (ts).

 Para ello se decidió determinar el aprovechamiento de la jornada laboral de los compañeros que laboran en el área de compras. Para este experimento se   utilizó la técnicas de observaciones instantánea o muestreo del trabajo,  además  de determinar el aprovechamiento de la jornada de trabajo nos dará una  idea de que tipo de tiempos dentro de la jornada laboral se pierde la mayor cantidad de tiempo (VR).

Primeramente se fijo un NC 95 % y una exactitud del 10 %, posteriormente se diseño un modelo(ver anexo 3) que nos permita registrar las observaciones de una forma eficaz. El modelo cuenta con una primeramente parte  (resumen del modelo) donde aparece el nombre del trabajador que se muestrea, el número de día a que pertenece el modelo, la cantidad de observaciones realizadas, la cantidad de éxitos P y la probabilidad  para ese trabajador  y ese día.

La segunda parte del modelo aparece la hora en que se toma la medición, la actividad que se está realizando en este momento y se clasifica la actividad en trabaja o no trabaja, en esta parte se pone la clasificación dada a la actividad según la nomenclatura dentro de la jornada laboral, además en el cuadro de observaciones se puede agregar cualquier anotación adicional que se requiera.

Para establecer la hora en que se toman las mediciones se partió de una tabla de números aleatorios⁽¹⁾  en la cual las dos primeros cifras representan las horas y las otras dos representan los minutos.

A partir de aquí se tomo 100 observaciones preliminares el primer día para determinar el número de muestra  inicial (ver tabla siguiente)

Calculo de la Ni

Ni = 400Ni = 600

Para comenzar se necesitan 600 observaciones, por tanto, se tomaron 100 observaciones por 5 días más y se recalculo la N necesario.

Nd = 400

Nd = 588

Como la N necesaria es menor que la N, se puede continuar con el proceso y  tomaremos 600 observaciones.

Calculo de los limite de control

LC = Pf 3

0.049

LSC = 0.41+3(0.049) = 0.552

LIC = 0.41 - 3(0.049) = 0.258

Como se muestra en el calculo de los LSC y LIC todos los datos de los días están dentro de los limites de control, lo que permite pasar al próximo paso.

Cálculo de  la exactitud final

S =

S =

S = 0.098

Como se cumple el requisito de exactitud del intervalo podemos concluir que el aprovechamiento de la jornada laboral  es de 59%  con un nivel de confianza del 95 % y 10%  de exactitud.

Análisis de los resultados

El aprovechamiento de la jornada laboral es de un 59% 

Como resultado del muestreo instantáneo realizado, se pudo apreciar que el mayor porciento de tiempos en que el obrero no trabaja corresponde a TTNR.  Ejemplo de estos tiempos tenemos:  Tramitando cheques por segunda vez, Conciliando con el área de producción las cantidades de determinado producto, buscando  facturas en el  almacén, etc

Simulación del Proceso

Para conocer como influyen los resultados del Aprovechamiento de la  Jornada laboral se decidió simular el proceso completo de compras para obtener más información en cuanto a los factores que determinan el tiempo total de compras. Para esto se utilizó el software de simulación SIMAN IV, tomándose de la base de datos los valores igual que para la regresión lineal además de los tiempos en que se crean las solicitudes y las cantidad de solicitudes que se crean en un día, estos datos fueron procesados en el MINITAB en el cual se determinó si respondían a una distribución normal, así como calculándose con un nivel de confianza del 95%, la media y la desviación típica (ver anexo 4) que son los datos que exige el SIMAN. Con este se procedió a formular el programa (ver anexo 5) y se obtuvieron los siguientes resultados:

-                      El 20 % de las solicitudes de compras antes de solicitarse definitivamente el cheque necesitan ser reprocesadas, es decir, necesitan buscar otra oferta, cambios de proveedores, aclaraciones en las presentaciones, en las cantidades, etc. Esto provoca que a medida que pase el tiempo las solicitudes en proceso aumenten considerablemente debido a que se suman a las nuevas solicitudes. Esto corrobora el resultado del aprovechamiento de la Jornada Laboral donde el mayor tiempo de las interrupciones son de tiempo de trabajo no relacionado con la tarea.

-                      El 7 % de las solicitudes que llegan al área económica regresan al área comercial para ser reprocesadas, en esto influye principalmente el desacuerdo de los precios por el área económica y la no aprobación de la compra por la dirección del centro, la opinión sobre la necesidad del producto, etc.  Se puede decir que esto pasa por no contar con un filtro donde se establezcan prioridades y/o la aprobación  de la compra del producto antes de gestionarlo, es decir  que se tramita todo lo que se pide al área comercial y después es  se aprueba o no perdiéndose gran cantidad de tiempo y recursos en las que al final no se aprueban tanto por el importe o por el producto en si mismo.

-                      Cuando el producto va a ser comprado el 6 % de las solicitudes regresan a economía, determinados fundamentalmente por cambios en los precios, errores en la confección de los cheques, etc.

-                      El 10 % regresan al área comercial para hacer una nueva solicitud de cheque por otro importe, por cambios en las cantidades o las presentaciones, o buscar nuevas ofertas por no ser estas las que cumplen con las especificaciones del pedido o por falta de existencia del producto, etc.

-                      En el 9 % de las veces hay que ir más de una vez a buscar las mercancías debido fundamentalmente a que no  se va a buscar el día indicado o no hay existencia en ese momento, etc. Esto esta determinado principalmente por no contar, el área de comercial, con un transporte del cual pueda disponer según sus necesidades y/o intereses teniendo que solicitar este, al área de transporte.