Organización empresarial - Soluciones

Evaluaciones de soluciones.

Como una solución eficiente para los problemas anteriormente citados podría ser, la implantación de un modelo de solicitud de necesidades el cual se muestra en el anexo # (6). En este modelo como vemos se plasma quién realiza la solicitud, el cargo y la Subdirección a que pertenece, además se cuenta con la fecha exacta en que produjo la solicitud, el nombre exacto del producto, el proveedor que quiere el solicitante, el código que le da el proveedor al producto, la presentación que se desea o en la que esta el producto, y la cantidad que se desea. Estos datos anteriormente en la mayoría de los casos no se podía  llevar por la forma en que se realizan las solicitudes (verbal).  Como se ve este tipo de modelo conllevaría a eliminar un gran número de interrogante con la que se enfrenta el especialista a la hora de comprar el producto solicitado, eliminando con ello una alta  probabilidad de que la solicitud sea reprocesada por desconocimiento de estos requisitos. Otro aspecto importante del modelo es que queda constancia escrita de la  solicitud y es el documento primario por el cual  se inicia el expediente de compra cumpliendo así  con las ISO 9000 que hasta este momento se incumple, es decir, que los expedientes nacen sin el documento primario  que inicie los  mismos. La implementación de este modelo se estima que debe reducir en la primera etapa del proceso entre un 50% y un 60 % de los reprocesos.

Otra solución que conllevaría a eliminar una gran parte de los reprocesos, es el establecimiento de prioridades. El establecimiento de prioridades conlleva a un trabajo mas eficiente, por cuanto los recursos de tiempo y combustible son invertidos con una alta probabilidad  de que se realice la compra, el establecimiento de prioridades que proponemos debe hacerse de la siguiente forma.

Después de recibido el modelo de la solicitud de necesidades el especialista encargado de la compra debe presentar este ante la dirección del centro y la subdirección económica, entre estos tres factores se decide la prioridad, confrontándola con la disponibilidad financiera así como se reajusta o se aprueban  las  cantidades  pedidas. Este establecimiento de prioridades debe reducir un 60% de solicitudes  reprocesada.

Para eliminar la repetición en la búsqueda de productos una solución podría ser descentralizar el transporte. Nosotros  proponemos repartir el transporte entre las subdirecciones, de la siguiente manera:

1.                                 El van para comercial y servicio debido a que son las áreas que necesitan transportar cargas frecuentemente.

2.                                 El ómnibus Girón para las áreas de mantenimiento y producción

3.                                 El lada Gris para las áreas de Control de Calidad y Economía. Pues son las que requieren de gestiones de una o dos personas, no necesitan transportar carga etc.

Otras consideraciones:

1.                                     El área de transporte se mantiene responsable del mantenimiento.

2.                                     El área de transporte asignara una cuota de combustible, semanal o mensual.

3.                                     En los tres casos ambas subdirecciones utilizaran el transporte de mutuo acuerdo, previa coordinación, con el objetivo de optimizar los recursos.

4.                                     En cualquier caso, según  las necesidades, las subdirecciones  pondrán, previa coordinación,  hacer  uso del transporte destinado a otra área.

Se estima que esta descentralización debe reducir en un 80 porciento el numero de veces que se reprocesan las compras debido a que la subdirección comercial puede disponer del transporte según sus necesidades lo que trae consigo un ahorro de combustible. Y muy fundamentalmente de tiempo.

Soluciones

1.                   Confección e implantación del modelo de solicitud de necesidades. (Anexo #6 )

2.                   Establecer prioridades semanales y mensuales

3.                   Descentralización del transporte