Organización y administración de tesorería - Funciones del tesorero

Revisión y control de las conciliaciones bancarias

El tesorero como primera función del día, debe de revisar la conciliación bancaria preparada por el cajero y de esta manera toma conocimiento de los movimientos habidos el día anterior, asi como de los saldos de apertura del día (Bancarios contable, disponible y libros)

Asimismo controla y verifica, si las diferentes operaciones comprometidas se han efectivizado, como

­ La compra venta de dólares, chequeando que se haya respetado el tipo de cambio acordado.

­ Si el banco procedió a abonar las letras en descuentos o la operación factoring presentadas, verificando el interés aplicado.

­ Si determinados clientes cumplieron con efectuar los depósitos ofrecidos por el pago de sus deudas.

­ Si el banco nos abonó el adelanto en cuenta o pagare ofrecido.

­ Si se efectuó la transferencia via bcr de un banco a otro a fin de cubrir un potencial sobregiro.

­ Si se efectuó la transferencia un proveedor del exterior y si la conversión a la moneda de destino fue correcta.

­ Asimismo se entera también si hubieron cheques rechazados o letras protestadas, etc.

­ Como vemos son variadas las operaciones que tienen que verificarse, y sobre todo o mas importante tomar acción sobre aquellas comprometidas y no realizadas.

1. Autorización del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diario, semanal mensual y anual.

El tesorero que se queda con copia de la conciliación bancaria y que es el responsable de la emisión y actualización diaria del flujo de caja debe en base a esta información, autorizar la propuesta de pago, pudiendo solicitar su modificación (rebaja o aumento), según lo evalué conveniente.

2. Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancarias

Como lo mencionaremos en el punto 3. referido a las funciones del cajero este debe d efectuar la verificación y registro de los abonos delitos reportados en nuestras cuentas corrientes bancarias asimismo. El tesorero debe de verificar / coordinar con el cajero que los cargos u abonos se está realizando de acuerdo a las condiciones pactadas en cuanto fechas, tasas de interés y montos.

Pero es muy probable que todos ellos no puedan ser identificados, motivo por el cual como ya lo mencionaremos en el punto 2. respecto se llevará como parte de la conciliación bancaria, un detalle de los abonos y cargos no ubicados, siendo responsabilidad del tesorero ir gestionando su pronta identificación, mediante :

­ Coordinaciones con el área de ventas y cobranzas, recomendando que estas sean por escrito.

­ Coordinaciones con los bancos, en los cuales se registran las operaciones no identificadas, remitiéndoles carta con el detalle de las mismas.

­ Comunicaciones directas con clientes y proveedores, cuando tengamos alguna evidencia especifica.

3. Emisión de flujos de caja diarios, semanales, mensuales y anual reporte de gestión, caso ejemplo

Esta es una responsabilidad muy importante del tesorero debe de mantener un flujo de caja, efectuando un estricto control d cada una de las partidas de ingresos y egresos este debe de ser referida a:

Confirmar día a día si los ingresos se están efectuando conforme a lo programado como ingresos tenemos:

­ Las cobranzas, cuya posibilidad de ejecución depende de la gestión previa que realicemos, pero con ciertas limitaciones por no ser decisión nuestra.

­ Prestamos concertados con bancos (adelantos en cuenta, pagares u otras ) cuya ejecución es prácticamente segura.

Ver día a día, si los egresos programados pueden ser ejecutable por si ser un manejo de la propia empresa, hemos debido tomar en consideración lo siguiente:

­ Hemos debido efectuar una proyección minuciosa y a conciencia de todos los egresos de la empresa.

­ Debemos ser estrictos en el cumplimiento de los egresos programados.

­ No debemos incluir partidas de ingresos no consideradas. Salvo que sea inesperadas y urgentes.

­ Es importante tener presente que si los ingresos programados no se cumplen, no podríamos tampoco atender los egresos programados.

Reporte de gestión: Flujo de caja

¿Qué es?

­ Registrar los ingresos y egresos de efectivo

­ Refleja movimientos de :

­ Operaciones

­ Financiamiento

­ Inversión

­ Tiene un acumulado real y una proyección

­ Es una herramienta de gestión decisión y acción

­ Mide capacidad de pago de una empresa

­ Alerta necesidades de financiamiento

­ Establece estándares para control posterior



¿Cómo hacerlo?

­ Definir moneda nuevos soles, dólares (inflación , devaluación)

­ Pronosticar ventas y cobranzas a conciencia, consecuencia de estrategia de mercado.

­ Establecer recursos y pagos necesarios para lograr pronósticos que tenga como consecuencia el cumplimiento de las estrategias de producción.

­ Establecer todos los gastos operativos que tenga la empresa, como sueldos, cargas sociales, tributos, proveedores en general materiales, renovaciones de equipos, etc. que permitan la operatividad del negocio.

­ Registrar todos los endeudamientos concertados y reflejar en el flujo el pago del servicio de la deuda (capital más intereses)

­ Establecer el endeudamiento por concertar, para las necesidades operativas y de inversión, adecuando el flujo de pagos a los ciclos del negocio.

­ Simular los escenarios posibles: optimista, realista y pesimista

­ El flujo de caja debe ser coherente con otros estados financieros proyectados.

­ Importante : los responsables de cada área deben de preparar la información que se registrará en el flujo de caja la responsabilidad del área financiera que prepara el fluido de caja, es el de cuestionar la información a ingresarse.



Guía para la elaboración de un flujo de caja

Ingresos

Proyección cartera

1. Proyección cuentas por cobrar

Responsable : Jefe de réditos y cobranzas

Conceptos

­ Facturas por cobrar

­ Contado

­ crédito

­ Letras por cobrar

­ En cartera

­ En cobranzas

­ Cheques diferidos por cobrar

2. Otros ingresos por recibir comprometidos

Responsable : Tesorero

Conceptos :

­ Ingresos por reclamos a bancos por cargos indebidos

­ Reembolsos por reclamo a seguros

3. Ingresos por colocaciones de excedentes

Responsable : Tesorero o gerente financiero

­ Ingresos financieros por cuentas a plazos, overnight u otros

­ Ingresos por venta de acciones, bonos

Proyección No Cartera

1. Ingresos por ventas

Responsable : Gerencia de Ventas

Conceptos

­ Especificaciones de los montos a facturar o unidades a vender de los distintos items en esto ultimo indicando precios.

­ Proporción de la venta la contado y al crédito especificando plazos por cada uno de ellos.

­ Separación entre lima y provincias

2. Financiamientos Bancarios por recibir

Responsable : Tesorero

Conceptos

­ Adelantos en cuenta

­ Descuento de letras

­ Factoring

­ Pagares corto, mediano y largo plazo

­ Leasings

3. Otros ingresos

Responsable : Gerente Financiero / Tesorero.

Conceptos

­ Aportes de capital

­ Venta de activo fijo

Egresos

Proyección cartera

1. Proyección cuentas por pagar

Responsable : Tesorero

Conceptos

Facturas por pagar

­ Contado

­ crédito

Letras por pagar

­ En cartera

­ En cobranzas

­ En descuentos

­ Cheques diferidos por cobrar

2. Pagos a bancos por deuda a contraída

Responsable : Tesorero

Conceptos :

­ Cancelación de cuotas de prestamos recibidos intereses más capital

3. Pagos de impuestos a Sunat vencidos

Responsable : Contador

Conceptos

­ Pagos del I.G.V. Renta

­ Otras obligaciones tributarias

4. Pagos de dividendos a accionistas, royaltoies u obligaciones contraídas en mercado de valores

Responsable : Tesorero

Conceptos

­ Pagos dividendos, royalties, bonos

Proyección No Cartera

1. Compras

Responsable : Jefe de Logística, proyectará basado en plan de ventas

Conceptos

­ Especificación de los montos o unidades a comprar localmente asi como importadas indicando costos estimados considerar para la mercadería&nb