Revisión y control de las conciliaciones bancarias
El tesorero como primera función del día, debe de revisar la conciliación bancaria preparada por el cajero y de esta manera toma conocimiento de los movimientos habidos el día anterior, asi como de los saldos de apertura del día (Bancarios contable, disponible y libros)
Asimismo controla y verifica, si las diferentes operaciones comprometidas se han efectivizado, como
La compra venta de dólares, chequeando que se haya respetado el tipo de cambio acordado.
Si el banco procedió a abonar las letras en descuentos o la operación factoring presentadas, verificando el interés aplicado.
Si determinados clientes cumplieron con efectuar los depósitos ofrecidos por el pago de sus deudas.
Si el banco nos abonó el adelanto en cuenta o pagare ofrecido.
Si se efectuó la transferencia via bcr de un banco a otro a fin de cubrir un potencial sobregiro.
Si se efectuó la transferencia un proveedor del exterior y si la conversión a la moneda de destino fue correcta.
Asimismo se entera también si hubieron cheques rechazados o letras protestadas, etc.
Como vemos son variadas las operaciones que tienen que verificarse, y sobre todo o mas importante tomar acción sobre aquellas comprometidas y no realizadas.
1. Autorización del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diario, semanal mensual y anual.
El tesorero que se queda con copia de la conciliación bancaria y que es el responsable de la emisión y actualización diaria del flujo de caja debe en base a esta información, autorizar la propuesta de pago, pudiendo solicitar su modificación (rebaja o aumento), según lo evalué conveniente.
2. Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancarias
Como lo mencionaremos en el punto 3. referido a las funciones del cajero este debe d efectuar la verificación y registro de los abonos delitos reportados en nuestras cuentas corrientes bancarias asimismo. El tesorero debe de verificar / coordinar con el cajero que los cargos u abonos se está realizando de acuerdo a las condiciones pactadas en cuanto fechas, tasas de interés y montos.
Pero es muy probable que todos ellos no puedan ser identificados, motivo por el cual como ya lo mencionaremos en el punto 2. respecto se llevará como parte de la conciliación bancaria, un detalle de los abonos y cargos no ubicados, siendo responsabilidad del tesorero ir gestionando su pronta identificación, mediante :
Coordinaciones con el área de ventas y cobranzas, recomendando que estas sean por escrito.
Coordinaciones con los bancos, en los cuales se registran las operaciones no identificadas, remitiéndoles carta con el detalle de las mismas.
Comunicaciones directas con clientes y proveedores, cuando tengamos alguna evidencia especifica.
3. Emisión de flujos de caja diarios, semanales, mensuales y anual reporte de gestión, caso ejemplo
Esta es una responsabilidad muy importante del tesorero debe de mantener un flujo de caja, efectuando un estricto control d cada una de las partidas de ingresos y egresos este debe de ser referida a:
Confirmar día a día si los ingresos se están efectuando conforme a lo programado como ingresos tenemos:
Las cobranzas, cuya posibilidad de ejecución depende de la gestión previa que realicemos, pero con ciertas limitaciones por no ser decisión nuestra.
Prestamos concertados con bancos (adelantos en cuenta, pagares u otras ) cuya ejecución es prácticamente segura.
Ver día a día, si los egresos programados pueden ser ejecutable por si ser un manejo de la propia empresa, hemos debido tomar en consideración lo siguiente:
Hemos debido efectuar una proyección minuciosa y a conciencia de todos los egresos de la empresa.
Debemos ser estrictos en el cumplimiento de los egresos programados.
No debemos incluir partidas de ingresos no consideradas. Salvo que sea inesperadas y urgentes.
Es importante tener presente que si los ingresos programados no se cumplen, no podríamos tampoco atender los egresos programados.
Reporte de gestión: Flujo de caja
¿Qué es?
Registrar los ingresos y egresos de efectivo
Refleja movimientos de :
Operaciones
Financiamiento
Inversión
Tiene un acumulado real y una proyección
Es una herramienta de gestión decisión y acción
Mide capacidad de pago de una empresa
Alerta necesidades de financiamiento
Establece estándares para control posterior
¿Cómo hacerlo?
Definir moneda nuevos soles, dólares (inflación , devaluación)
Pronosticar ventas y cobranzas a conciencia, consecuencia de estrategia de mercado.
Establecer recursos y pagos necesarios para lograr pronósticos que tenga como consecuencia el cumplimiento de las estrategias de producción.
Establecer todos los gastos operativos que tenga la empresa, como sueldos, cargas sociales, tributos, proveedores en general materiales, renovaciones de equipos, etc. que permitan la operatividad del negocio.
Registrar todos los endeudamientos concertados y reflejar en el flujo el pago del servicio de la deuda (capital más intereses)
Establecer el endeudamiento por concertar, para las necesidades operativas y de inversión, adecuando el flujo de pagos a los ciclos del negocio.
Simular los escenarios posibles: optimista, realista y pesimista
El flujo de caja debe ser coherente con otros estados financieros proyectados.
Importante : los responsables de cada área deben de preparar la información que se registrará en el flujo de caja la responsabilidad del área financiera que prepara el fluido de caja, es el de cuestionar la información a ingresarse.
Guía para la elaboración de un flujo de caja
Ingresos
Proyección cartera
1. Proyección cuentas por cobrar
Responsable : Jefe de réditos y cobranzas
Conceptos
Facturas por cobrar
Contado
crédito
Letras por cobrar
En cartera
En cobranzas
Cheques diferidos por cobrar
2. Otros ingresos por recibir comprometidos
Responsable : Tesorero
Conceptos :
Ingresos por reclamos a bancos por cargos indebidos
Reembolsos por reclamo a seguros
3. Ingresos por colocaciones de excedentes
Responsable : Tesorero o gerente financiero
Ingresos financieros por cuentas a plazos, overnight u otros
Ingresos por venta de acciones, bonos
Proyección No Cartera
1. Ingresos por ventas
Responsable : Gerencia de Ventas
Conceptos
Especificaciones de los montos a facturar o unidades a vender de los distintos items en esto ultimo indicando precios.
Proporción de la venta la contado y al crédito especificando plazos por cada uno de ellos.
Separación entre lima y provincias
2. Financiamientos Bancarios por recibir
Responsable : Tesorero
Conceptos
Adelantos en cuenta
Descuento de letras
Factoring
Pagares corto, mediano y largo plazo
Leasings
3. Otros ingresos
Responsable : Gerente Financiero / Tesorero.
Conceptos
Aportes de capital
Venta de activo fijo
Egresos
Proyección cartera
1. Proyección cuentas por pagar
Responsable : Tesorero
Conceptos
Facturas por pagar
Contado
crédito
Letras por pagar
En cartera
En cobranzas
En descuentos
Cheques diferidos por cobrar
2. Pagos a bancos por deuda a contraída
Responsable : Tesorero
Conceptos :
Cancelación de cuotas de prestamos recibidos intereses más capital
3. Pagos de impuestos a Sunat vencidos
Responsable : Contador
Conceptos
Pagos del I.G.V. Renta
Otras obligaciones tributarias
4. Pagos de dividendos a accionistas, royaltoies u obligaciones contraídas en mercado de valores
Responsable : Tesorero
Conceptos
Pagos dividendos, royalties, bonos
Proyección No Cartera
1. Compras
Responsable : Jefe de Logística, proyectará basado en plan de ventas
Conceptos
Especificación de los montos o unidades a comprar localmente asi como importadas indicando costos estimados considerar para la mercadería&nb
