Planeación de Recursos Empresariales - La elección de un ERP

Como sucede con cualquier producto, la elección del ERP pasa desde la funcionalidad pura y simple hasta por cómo fue la atención del vendedor, de referencias del mercado o inclusive de una mejor actuación de marketing del proveedor. Sin embargo, lo ideal es hacer una investigación detallada que puede involucrar desde fuentes externas - Internet, sites y publicaciones de información especializada, compañías del mismo segmento o de perfil similar y consultoras - hasta investigaciones hechas por los profesionales de tecnología de la información (TI), pasando por las principales áreas de la empresa, con sus motivaciones, reivindicaciones e ideas.

Nuevamente, la presencia de un consultor o especialista puede disminuir la distancia entre la idea de la adquisición de un ERP y la conclusión del proyecto, pero no es esencial desde que se tenga un área de TI dinámica y que se pueda dedicar exclusivamente a esta tarea. Simultáneamente a la evaluación y comprensión de los procesos para identificar si la empresa está preparada o no para el ERP, se pueden investigar los productos disponibles en el mercado y los abordajes.

Nunca deje en manos de un tercero la responsabilidad de la elección del sistema que será instalado, ya que la empresa es quien conoce su día a día y necesidades. En la década del 90 no era raro encontrar compañías que comenzaron a utilizar ERP por puro modismo y, en lugar de un proceso cuidadoso y cercado de vías de información confiables, la rapidez era la tónica, lo que costaba caro.

El aspecto económico cuenta y mucho, pero debe ser pensado no solamente desde la perspectiva del costo y el beneficio como también de inversiones ya realizadas. Una empresa que tiene un sistema de contabilidad eficiente o recursos humanos y que todavía no fue amortizado puede evaluar si vale la pena comprar el módulo equivalente del sistema de ERP, es importante explotar al máximo la característica de la modularidad del software, evaluando la adquisición del paquete entero o en partes y también si el sistema que la corporación posee pude ser adaptado para operar en conjunto con el software de gestión empresarial, y a qué precio se hará todo esto. La necesidad, la adecuación y los costos deben caminar juntos.

Muchas veces, una composición de productos también puede mostrarse interesante. Vea el ejemplo de la empresa brasileña de transportes aéreos Gol. Sin tiempo para análisis prolongados debido a la competencia, la compañía entró en actividad soportada por un sistema de gestión empresarial de su grupo controlador, el holding Áurea, pero no demoró mucho en identificar el perfil y demanda muy particulares. Por medio de un informe hecho en 60 días por una consultora, la empresa Gol seleccionó el dúo Oracle/RM Sistemas como plataforma corporativa. La base tecnológica - aplicaciones en tres capas con la base de datos Oracle - ya había sido prescripta por el equipo de TI, que fue al mercado para identificar los ERPs que cumplían con los prerrequisitos propuestos. En ese lugar, restaron dos opciones que fueron presentadas y aprobadas por los usuarios.

Ambas fueron instaladas. El departamento de recursos humanos (RH) prefirió el paquete de la RM sistemas y el financiero optó por el Oracle Financial.

Sin embargo, no siempre esta combinación es posible, ya sea por el perfil corporativo como por la incompatibilidad y costo del producto. En tiempos de falta de presupuesto, claro, el costo acaba siendo preponderante. Cabe entonces abordar todos los detalles involucrados en la adquisición de un sistema ERP: el precio del sistema, si es el paquete completo o dividido en módulos; los valores de consultoría o sociedad del proceso de implementación; el mantenimiento e inclusive cuál es el descuento para futura adquisición de una nueva versión.

No es por casualidad que existen evaluaciones y métricas que contabilizan cuántos meses serán necesarios para que la cuantía gastada retorne en forma de mejoría en los negocios y economía de recursos. Pero, como toda previsión, es interesante leer de forma cuidadosa y detenida lo que esta evaluación propone. Los números en el papel pueden reflejar una realidad bien distante de aquella que se conoce.

Además de los valores, una empresa puede tener su estrategia como principal motivadora de elección. En ella, son explorados cuáles son los niveles de gerenciamiento deseados y cómo productos y servicios pueden beneficiarse en el proceso. La contrapartida es estudiar cómo los paquetes de ERP pueden proporcionarlo. El informe detallado de las acciones y las evaluaciones internas pueden ser lentas, pero compensan y pueden reflejar el resultado de una elección mas acertada.