Project Management - Evaluación de los suministradores

Para cada uno de los suministradores que intervienen en el proyecto  se le establece una evaluación del desempeño de su cumplimiento con el objetivo de posteriormente elaborar un algoritmo donde se ponderen las variables mas importantes de todos los productos entregados, para de esta forma crear una base de datos donde aparezca reflejado el nivel de cumplimiento de los contratos por parte de los suministradores, el nivel de compromiso de los mismos, la calidad del suministro, la entrega en tiempo, los precios, respuestas a los ajustes, sistemas de comunicación y todas las variables integrantes del ciclo logístico. Todo este proceso se ejecuta con el objetivo   de evaluar los suministradores para proyectos futuros.  En las bases de datos de proyectos terminados se recoge la evaluación de los proveedores, vinculadas al recurso en la hoja de recursos.

El sistema informático y las salidas periódicas deben garantizar la evaluación de la calidad del trabajo del suministrador a partir del cumplimiento de los contratos. Esta evaluación constituye un parámetro en el tablero de comando de los proyectos. Una vez concluida la logística por tarea, ésta debe ser calificada de acuerdo con las ponderaciones previamente acordadas.

Cada corte estratégico en los proyectos genera la evaluación de un conjunto de indicadores que pasan al tablero de comando entre los que se recoge la logística.  La evaluación sistemática de los suministradores permite evaluar su desempeño en función de los parámetros del ciclo logístico. En los casos de mercado cautivo es necesario incorporar nuevos elementos.

Cuando se dispone de las curvas de distribución de recursos y pedidos de un conjunto de proyectos P1, P2, P3...... Pn, es posible a nivel de empresa determinar el almacén de proyectos y a partir del mismo establecer la sumatoria de todas las curvas del recurso analizado, para con esta información estudiar la estrategia de distribución de los mismos haciendo uso del FRC y aplicando los criterios matemáticos necesarios para garantizar la transportación y suministro de los mismos de acuerdo con la programación de cada uno de los proyectos. Si disponer en la etapa de planificación de las necesidades de distribución es bueno, es también importante poder ajustar la misma, en función de los avances, durante el proceso de ejecución y lograr la actualización sistemática del proceso logístico. Esta forma de estudio puede ser aplicada al financiamiento programado de los proyectos en combinación con el flujo de caja. [12].

El modelo en la hoja de cálculo electrónica que interrelaciona la frecuencia, capacidad de transportación, la capacidad minina y la máxima, permite un cálculo rápido y la salida gráfica ajustada a los requerimientos de información para garantizar la integración de la empresa.

Disponer de una hoja de cálculo electrónica, permite su fácil ajuste según las variaciones del proyecto durante la ejecución y la actualización sistemática a las partes interesadas con el financiamiento necesario.

El análisis del financiamiento como un recurso, el estudio de sus variaciones en función del tiempo, evaluar los valores máximos y mínimos, posible restricciones en la curva de distribución del costo y su ajuste si fuese posible en el marco del concepto del balance y la programación del proyecto permiten valorar el financiamiento por etapas.

El análisis del costo como un recurso en el sistema, permite obtener sus curvas de variación en función del tiempo. En el marco de la logística el determinar el costo total y su distribución permite determinar la mejor forma de suministrarlo.

A partir de esta curva de distribución de costos pueden establecerse las necesidades totales de financiamiento, vinculado a cada frecuencia a partir del análisis de los costos de los recursos necesarios para cada tarea, en una curva de recursos de costos = f(t) que permita obtener las necesidades de financiamiento en cada etapa.

En el siguiente gráfico se propone un suministro inicial capaz de satisfacer la primera frecuencia y prever una reserva considerando un nivel de riesgo que debe ser evaluado en función de los parámetros propios del proyecto. [11].

En el mismo gráfico se muestra la variante de un suministro  inicial capaz de satisfacer todos los requerimientos de recursos financieros del proyecto desde el principio hasta el fin, lo que por supuesto, no supone ningún riesgo pero retiene innecesariamente gran parte de estos.

El uso del crédito bancario por etapas como forma de financiamiento a partir de este análisis resulta ventajoso por la posibilidad de obtener créditos con intereses más blandos.

Esta forma permite utilizar eficientemente los recursos monetarios evitando inmovilizaciones innecesarias  con el consiguiente deterioro que desde el punto de vista económico  implica.

El flujo de caja que brinda el Project vinculado con el grafico de la curva de costo acumulado contra el tiempo o también llamada curva de la S brindan elementos complementarios que contribuyen de forma eficiente en el control de ejecución de los proyectos por cortes con el apoyo de la contabilidad. [14]