La responsabilidad de rendir información sobre la entidad económica descansa en su administración. Dentro de sus funciones está la de proporcionar información a los interesados de la información financiera y contable. Esta información debe cumplir con dos requisitos fundamentales:
UTILIDAD y CONFIABILIDAD.¤
Ejemplo de utilidad:
Si la entidad quiere entrar en un concurso de licitación para una obra debe presentar sus estados financieros en una fecha determinada, en un plazo, ¿qué pasaría si se presentarán con posterioridad?, la información ya no sería útil pues la entidad no lograría la meta que se había establecido (entrar en el concurso de licitación). Lo mejor sería preparar los estados financieros en el plazo establecido.
Ejemplo de confiabilidad:
Se necesitan presentar los estados financieros para obtener un préstamo, si se presentan los estados financieros pero éstos hubieran sido "maquillados" con el fin de obtener el préstamo, ¿serían confiables para tomar alguna decisión con respecto a la entidad?, no serían confiables para tomar una decisión con respecto a ningún área de la empresa, debido a que no muestran la situación real y precisa.
Lo más adecuado sería presentar los estados financieros con la información real y negociar por medio de alguna garantía adicional el préstamo.
La responsabilidad de que la información contable sea útil y confiable está a cargo de los administradores para cumplirla, deberán mantener un efectivo sistema de contabilidad y control interno, aplicando principios de contabilidad y reglas particulares de carácter contable acordes a los principios que se consideren más apropiados a las circunstancias de la entidad.
La ocultación y distorsión de la información deliberada de los hechos en la información financiera constituyen actos punibles (punible :adj. Que merece castigo.) en virtud de que tanto su falta de revelación, como el que la misma esté desvirtuada induce a errores de los usuarios en su interpretación.
Ejemplo: ¿Qué pasaría si se presentan datos incorrectos en los estados financieros y se determina una base de impuesto menor a la que le corresponde a la entidad?
En esta omisión y ocultación, la entidad caería en un acto punible por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, al caer en el delito fiscal de defraudación fiscal, se tendría responsabilidad, multas, recargos y hasta pena corporal.
Los responsables del proceso contable deben regirse principalmente por un criterio de equidad y el principio de revelación suficiente.
Revelación suficiente:
La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad.
Idealmente la suficiencia de la información debería ser proporcionada directa a las necesidades del usuario, no obstante satisfacer los requerimientos de cada uno de los usuarios en particular sería imposible, es por ello que la información al público en general, contenga elementos suficientes de juicio y material básico para que las decisiones de los interesados estén fundadas.
Ejemplo: ---La suficiencia de la información.
¿Qué pasaría si se tienen que presentar los estados financieros a un acreedor, a un trabajador, un posible socio, sería el mismo conjunto de estados financieros para todos?
No, porque tal vez a mi acreedor le importe más el balance general y el estado de resultados, pero no el reparto de mis utilidades o aspectos más específicos de la entidad.
En el caso del trabajador tal vez lo más importante para él sería las utilidades en el año y la forma en como las vana repartir, para ello consultaría el Estado de Utilidades Retenidas.
A un posible socio, tal vez a él le interese conocer un panorama general de la empresa y requiera de la mejor y más precisa información pero la suficiente para no revelar de forma total los secretos de la empresa en caso de que no se llevará a cabo la inversión o aportación, pero si la que le permita juzgar la rentabilidad de la entidad.
En el principio de revelación suficiente se encuentran implícitamente contenidos las características de la información financiera como lo veíamos al principio de este trabajo.
Los estados financieros deben contener la información relevante, lo que implica:
§ Un criterio de selección.
§ La determinación de los conceptos que deben incluirse.
§ La forma en que los mismos deberán ser presentados y clasificados.
Los estados financieros deben contener información que sea competente o de consonancia a los fines para los cuales son utilizados, proporcionando información idónea que auxilie a quienes dependen de la misma.
Los estados financieros deben ser claros y accesibles al usuario común, por lo que debe evitarse en lo posible la terminología compleja y obscura
