Las transacciones que realiza una entidad económica y ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, son medidos, registrados, clasificados, analizados, sumarizados y finalmente reportados como información, básicamente en las siguientes formas:
a) Información relativa a un punto en el tiempo de los recursos y obligaciones financieras de la entidad, la cual es presentada en un documento comúnmente denominado balance general.¨
b) Información relativa al resultado de las operaciones en un período dado, la cual es presentada en un documento comúnmente denominado estado de resultados.ª
c) Información de los cambios en los recursos financieros de la entidad y sus fuentes, que revele las actividades de financiamiento e inversión, la cual es presentada en un documento denominado estado de cambios en la situación financiera.Æ
Estos documentos enunciados anteriormente, se conocen como estados financieros que a través de representaciones alfanuméricas clasifican y describen mediante títulos, rubros, conjuntos, descripciones, cantidades y notas explicativas, las declaraciones que los administradores de la entidad hacen sobre su situación financiera y el resultado de sus operaciones.
De acuerdo al boletín "Esquema de la teoría básica de la contabilidad financiera", señala que una presentación adecuada de entidad se compone de:
Ø Balance General.
Ø Estado de resultados.
Ø Estado de cambios en la situación financiera.
Deben revelar aspectos generales sobre el desempeño de la entidad económica, específicamente lo que se refiere a:
§ Estructura financiera. (accionistas, socios, posibles inversionistas)
§ Cambios en la estructura financiera. ( socios)
§ Liquidez. (acreedores, proveedores)
§ Capacidad de pago. (acreedores, proveedores)
§ Productividad. (trabajadores, cámaras en las que estén agrupados, censos)
§ Rentabilidad. (Posibles inversionistas, socios.
Notas en los estados financieros
Por la limitación de espacio es frecuente que los estados financieros no contengan toda la información mínima necesaria, es por ello que se presentan notas explicativas de acuerdo a las reglas particulares de presentación que emita la Comisión de Principios de contabilidad o que a juicio de la administración de la entidad sea relevante revelar.
Las notas a los estados financieros son explicaciones que amplian el origen y significación de los datos y cifras que presentan en dichos estados.
Ejemplo: (Del libro "Las Finanzas en la Empresa" de Joaquín A. Moreno Fernández Editorial IMCP)
Balance General. Moneda Nacional en miles de Pesos
Estado de situación financiera.
Al 31 de Diciembre de 2001.
Activo.
|| Activo circulante || || ||
|| Efectivo en caja y bancos || || $ 320 ||
|| Cuentas por cobrar || || $6,762 ||
|| Clientes || $6, 568 || ||
|| Funcionarios y empleados || $ 612 || ||
|| || $7, 180 || ||
|| Provisión para cuentas dudosas || $ 418 || ||
|| Impuestos por recuperar || || $ 42 ||
|| Inventarios a costo promedio: || || ||
|| Productos terminados || $5, 202 || ||
|| Materias primas || $3, 118 || $8,320 ||
|| Seguros pagados por anticipado y depósito en garantía. || || $ 176 ||
|| || || $15620 ||
|| Activo no circulante: || || ||
|| Propiedad, planta y equipo al costo (nota 1) || || ||
|| || || ||
|| Edificios || $2, 118 || ||
|| Maquinaria y equipo || $5, 925 || ||
|| Muebles y enseres || $ 814 || ||
|| Equipo de transporte || $ 416 || ||
|| || $9, 273 || ||
|| Depreciación acumulada || $2, 912 || ||
|| Construcciones en proceso || $6, 361 || ||
|| Terrenos || $ 360 || ||
|| || || $8, 621 ||
|| Gastos de organización (menos amortización $85) || || $ 340 ||
|| Total de Activo || || $24, 581 ||
|| Pasivo y capital || || ||
|| Pasivo circulante || || ||
|| Documentos por pagar a bancos. || || $ 480 ||
|| Anticipos a clientes || || $ 60 ||
|| Cuentas por pagar a proveedores || || $4,182 ||
|| ISR por pagar estimado menos anticipos || || $ 670 ||
|| Impuestos acumulados (otros) || || $ 304 ||
|| Gastos acumulados || || $ 40 ||
|| Participación de utilidades a empleados || || $ 70 ||
|| Deuda a largo plazo vencimiento a un año(nota 1) || || $ 400 ||
|| Intereses por pagar (nota 1) ||
