Sistema de cuentas por cobrar para - Analisis del sistema actual

Descripción Del Sistema Actual

Nos hemos podido percatar que el sistema actual que posee Representaciones Pitín, no es un sistema automatizado, o sea que cuenta con un sistema manual, arcaico y prácticamente obsoleto para llevar sus cuentas por pagar, representando así una forma de manejar los datos de forma lenta, sin control .

Como toda empresa, Representaciones Pitín, el cliente  necesita llenar a cabo una serie de requisitos para que se le otorgue un crédito (cuenta por cobrar), como lo son: nombre del interesado, talonario de cheque, número de cédula, teléfono y pagar la mitad del monto que va a llevar. Todos estos requisitos se realizan a mano.

Representaciones Pitín necesita llevar un control muy preciso de sus nuevos clientes, corregir algunos errores (devoluciones) y eliminando datos para saber con lo que cuenta, par lograr esto se basa de un sistema de facturas las cuales llevan sus respectivas copias, todo es realizado manualmente.

Presentación Del Sistema

Actualmente Representaciones Pitín realiza sus transacciones de cuentas por cobrar con un sistema manual para el área de contabilidad por lo que necesita de tiempo todos los días para llevar un control detallado de la posición  de la empresa.

La empresa debe contar con un contable para que realice las operaciones de facturación, de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Instalando un sistema automatizado se mejorará la capacidad de la   empresa en el control de  su mercancía.



Identificación De La Comunidad De Usuarios

La comunidad de usuarios la podemos detallar de la siguiente manera:

v                 Gerente: persona encargada de la toma de decisiones.

v                 Contador: encargado de llevar el control  necesario, para la siguiente toma de decisiones.

v                 Dependientes: encargados de atender al público.

Identificación De Entrada/ Salida

v                 Identificación de Entrada:

La identificamos o se registra por las facturas, las cuales una se le entrega al cliente  y las copias reposan en la empresa.

v                 Identificación de Salida:

1. las facturas de ventas

2. en los reportes.

Funciones, Limitaciones Y Restricciones

Funciones:

v                 Dar mayor fiabilidad en el cobro de las cuentas.

v                 Atender con mayor rapidez al cliente.

v                 El personal contará con mayor tiempo para el desempeño de otras actividades.

v                 Mejor manejo de todos los tipos de facturas.

v                 Es un sistema  lento y de fácil acceso para personal no autorizado.

v                 Esta sujeto a muchos errores.

v                 Es poco fiable.

Restricciones

v                    El gerente es el único que tiene acceso

v                    La persona tiene que hacer un abono del 50%

Diagrama De Flujo De Datos

Los datos son la guía de las actividades de la empresa. El análisis de un sistema conoce el papel que tienen los datos de la empresa en la organizaciones. Seguir el flujo de los datos por los procesos de la empresa, que es la finalidad del análisis de flujo de datos, les dice mucho a los analistas sobre como se alcanzan los objetivos de la organización.

Los diagramas de flujo de datos, como su propio nombre lo indica, un sistema de procesos y cualquier análisis de un sistema así deben incluir ambos aspectos.