Sistema de cuentas por cobrar para - Sistema propuesto

Presentación Del Sistema Propuesto

El sistema de cuentas por cobrar de Representaciones Pitín generará los siguientes reportes:

v                  Los abonos  hechos por cada cliente.

v                  Saldo pendiente  de cada cliente.

Esta se llevará por medio de una clave para cada vendedor, para así identificarlos con mayor facilidada.

Con la creación de este sistema se logrará agilizar el manejo de los datos, el cual automatizaremos para así lograr una excelente verificación de  los estados cuentas de cada clientes.

Este control es llevado de forma  manual, esto resulta un tanto lento, problemático y en ocaciones expuesto a errores, es por ello que con el nuevo sistema se busca agilizar estas transacciones que actualmente lleva mucho tiempo para realizarlas. Con este sistema la empresa podrá expandir sus horizontes debido a la agilización de su sistema de cuentas por cobrar, dándole a la empresa una imagen renovadora hacia la globalización.

Identificación De La Comunidad De Usuarios

Hemos decidido delimitar la comunidad de usuarios como estaba anteriormente:

v                  Gerente: Persona encargada de la toma de decisiones.

v                  Contador: Encargado de llevar el control necesario para la siguiente toma de decisiones.

v                  Dependientes: Encargados de atender al público

v

Identificación De Entrada/ Salida

Entradas:

v                  Factura: Se elabora la factura del cliente manualmente.

v                  Pedidos : Se introducen las descripciones de los productos, sus costos entre otros.

v                  Forma de Pago: Se registran los pagos realizados y sus respectivos saldos.

Salidas:

v                  Informes de pagos.

v                  Informes de saldos.

v                  Factura de venta

Funciones,Limitaciones Y Restricciones

Funciones:

Con este sistema que vamos a automatizar se llenarán las siguientes funciones:

v                        Contro de las cuentas por cobrar.

v                        Control de las facturas.

v                        Control de los estados de cuentas.

v                        Ahorro de tiempo.

v                        Aumentar la productividad de la empresa.

Limitaciones:

v                  El acceso al sistema solo será efectuado por el contable.

v                  La empresa no cuenta con el personal capacitado en el manejo de bases de datos.

Restricciones:

v                  El código del sistema solo tendrá acceso el gerente y el contable.

Desarrollo De Los Niveles Dfd’s

Descripción: este flujo procesa los abonos junto con sus respectivos saldos

Flujo de entrada: estado de cuenta generado

Flujo de salida:estado de cuenta actualizado

Costos y beneficios estimados

Costo del hardware

El equipo a utilizar son:

,                                                                                              Una computadora                                                                          1,269.97

,                                                                                              Impresora                                                                                          150.00

,                                                                                              Scanner                                                                                             120.00

,                                                                                              Estación de trabajo                                                                          129.00

ITBM                    96.00

1,744.97

Costo Del Software

El Software para el desarrollo de nuestra propuesta es el siguiente:

Software desarrollado                                                                                  750.00

Otros Costos

Entre los otros en los que se debe incluir la empresa esta la capacitación al contable quien es el encargado de utilizar el programa con un valor de 300.00

Beneficios Estimados

Entre los beneficios que tendrá la empresa con la automatización del sistema podemos decir que no son más que las ventajas económicas que le proporcionará a la empresa entre los cuales podemos mencionar:

,                                                                                              Brindar un mejor control de las cuentas por cobrar.

,                                                                                              Mayor velocidad en la ejecución de las tareas.

,                                                                                              Capacitación adecuada en cuanto al manejo del sistema de las cuentas por cobrar.

,                                                                                              Incremento en la productividad de los empleados.

Viabilidad del sistema

Viabilidad técnica

El,sistema a realizar será viable ya que la empresa deberá incursionar en gastos para el mejoramiento de las cuentas por cobrar, podrá comprar el software y le dará una explicación detallada al personal que utilizará el sistema para que la viabilidad no sea limitada.

Viabilidad económica

La empresa no tiene medios necesarios para la implantación del sistema, entonces este proyecto no es viable.

Viabilidad operativa

El programa será el mismo pero habrán cambios:

1.                  De la producción ya que contará con el equipo para llevar el control de las  cuentas por cobrar.

2.                  Los clientes tendrán un código lo cual agilizará el manejo de los datos.

3.                  Mayor seguridad ya que solo podrán tener acceso a este sistema el contable y el propietario.

Viabilidad del cronograma

Implica la posibilidad de que los tiempos establecidos para la implantación y operación del sistema, sean cumplido. Se deberán tomar en consideración holguras, debido a situaciones no previstas. Para éste proyecto se tiene un estimado para la implantación del sistema de nueve meses.