Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de un largo proceso contra barreras del tipo tecnológicas, organizacionales, psicológicas, educacionales, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una sola oportunidad de éxito o fracaso.
Se supone que los EIS están hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.
Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando métodos económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo terminan fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores basados en los siguientes criterios de evaluación:
a) Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrán acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de nada.
b) Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el éxito del sistema.
c) Satisfacción. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el sistema.
d) Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la organización recibe mas beneficios.
e) Difusión. Otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El numero de personas que usa el sistema aumenta después de que los usuarios iniciales lo han probado.
En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones.
Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos.
Para que un EIS tenga éxito es necesario que cumpla con los siguientes factores:
. Que se vea bien.
· Que sea relevante.
· Que sea rápido.
· Que la información esté disponible y actualizada.
Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el éxito esperado.
Muchos investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y Turban han profundizado en este campo, logrando definir diez factores críticos de éxito (CSF) clave:
· Apoyo y compromiso de la alta administración: La mayoría de los estudios reconocen la importancia de un patrocinador a nivel ejecutivo que esté lo suficientemente comprometido con el sistema para invertirle el tiempo y esfuerzo necesarios para guiar su desarrollo y la vez entienda sus limitantes.
· Apoyo Operativo: Para afianzar el apoyo por parte del ejecutivo anterior, es necesario contar con la ayuda por parte del usuario.
El líder del proyecto debe de tener conocimiento tanto técnicos como operacionales en función del negocio, además de poseer las habilidades de comunicación necesarias para interactuar con los altos ejecutivos.
· Tecnología apropiada: Es de gran importancia la selección tanto de hardware como de software en la aceptación del sistema.
· Administración de los datos: El sistema, a través de sus usuarios, debe ser capaz de agregar, extraer y tener datos confiables y accesibles desde medios internos como externos.
· Ligar claramente el EIS y los objetivos de la empresa: Debe de existir un claro enlace entre los objetivos de la empresa y los beneficios del sistema.
· Manejo de la resistencia organizacional: La resistencia en toda organización es una causa siempre presente de fracaso en la implantación de nuevos proyectos. Este asunto se debe manejar con especial atención, ya que el flujo de datos en un sistema de información puede llegar a alterar datos que no reflejen la realidad.
· Administración de la evolución y la propagación del sistema: El uso exitoso del sistema por un usuario o por el ejecutivo mentor se traduce en la propagación del sistema y nuevas demandas de acceso a él. Aquí se deberá de contemplar, según evolucione el sistema, cual es el perfil de necesidades del usuario que solicita nuevos accesos, tomándolo en cuenta para futuras expansiones.
· Metodología de desarrollo de evolución: La manera más común de encontrar la forma en que la tecnología puede dar un valor al usuario es por medio del método de Prototipo (mostrar, criticar, mejorar).
· Definir cuidadosamente los requerimientos de información: Algo muy importante en este proceso es la definición de los requerimientos de los usuarios. El éxito aplicara únicamente si estas necesidades son bien entendidas, lo cual no es una tarea fácil.
