~- La dirección de la Empresa comunicará de manera abierta, escrita y oficial a toda la organización la decisión tomada. Esto debe hacerse en la Web, en los periódicos o publicaciones institucionales y finalmente en carta dirigida a cada una de las personas vinculadas en las áreas administrativa, productiva y de control. Esto debe hacerse en una nota corta, que enumere los puntos de soporte de la decisión y sus grandes beneficios y que ademas invite cordialmente a hacerse participe del proyecto, terminando con la firma de uno o dos de directivos más notables (Gerencia, Presidencia, Junta directiva, etc.).
- Seleccionar un grupo piloto, máximo de diez personas, que sean claramente identificables como usuarios de alto potencial en el uso, divulgación y exploración de nuevas tecnologías. Este grupo puede estar configurado por dos personas del área de producción, cuatro del área administrativa, dos del área de ventas y finalmente dos del área técnica de informática. Este grupo deberá ser sometido a un proceso particular de sensibilización y conocimiento detallado de la herramienta. Este proceso se desarrollará en dos reuniones de dos horas. Este grupo será entrenado de manera independiente en la fase de formación básica del producto, mostrada en un punto posterior de este plan.
- Plan general de sensibilización dirigido en su primera etapa al personal administrativo, productivo y de ventas, que se realiza en reuniones tipo auditorio para grupos numerosos de personas en las instalaciones de la institución y con una duración de dos horas. Para este evento pueden aprovecharse algunos espacios, que para capacitación y/o divulgación de diferentes temas son usados de manera frecuente por el área de recursos humanos.
- Plan general de divulgación y status del producto a nivel local, nacional e internacional, comunicando de manera periódica en la Web y en las publicaciones institucionales las noticias más importantes, que muestren de manera real el posicionamiento actualizado de OpenOffice.org y sus productos relacionados. También se publicaran manuales, documentos, plantillas, áreas de consulta y soporte públicos y en general todo tipo de información que ayude a profundizar y optimizar el uso de la herramienta.
- Plan general de capacitación básica de usuarios en OpenOffice.org; este es un programa formal de entrenamiento, que en cursos de ocho horas y en grupos de máximo 15 personas, formará de manera suficiente en el uso de la herramienta a todos los funcionarios de la empresa. Esta fase se desarrollara en las instalaciones de la institución usando sus propios recursos. El plan detallado de este seminario se incluye como parte de este documento.
- Plan de entrenamiento de personal técnico y de soporte; en este punto se deben formar dos o tres personas del área de informática, que de manera eficiente sean el soporte posterior para el mantenimiento, instalación, distribución y entrenamiento básico del producto. Este punto se realiza en un seminario especializado de 25 horas y cuyo programa detallado se incluye al final de este documento.
- Publicación periódica en la web de la institución, de sugerencias y procedimientos optimizados que muestren, informen y capaciten sobre características notables y/o avanzadas del producto. Esta será una función realizada semanalmente por el grupo de soporte Técnico entrenado en el punto anterior.
- Formación avanzada en diferentes áreas de OpenOffice.org, dirigidas a usuarios de áreas especificas que desarrollen con la herramienta aplicaciones, formularios, diálogos y/o procesos interactivos integrados en las aplicaciones corporativas de la entidad. También aquí se incluyen usuarios avanzados en la creación y publicación de documentos profesionales de texto, desarrolladores avanzados de ideas creativas con herramientas de dibujo y presentación. En este documento se incluye una descripción detallada de temas y contenidos avanzados del producto.
- Elaboración de un plan detallado para el proyecto de "estandarización de formularios y protocolos de comunicación corporativa”, que doten a la entidad de una herramienta estándar y general para ser usada como elemento único de comunicación corporativa, dentro y fuera de ella.
