Plan de Trabajo Modelo para la Implementación de un Proyecto en base a OpenOffice.org - Proyecto Formularios y Protocolos de Comunicación
Tutorial creado por Luis E. Vásquez. Extraido de: http://superalumnos.net/node/162
03 de Octubre de 2005
Otros paquetes de ofimática, Otros procesadores de texto
7 - Proyecto Formularios y Protocolos de Comunicación
Objetivo:
Metodología: El Desarrollo exitoso de este proyecto podrá hacerse en tres etapas descritas a continuación:
Ejecución:
- Crear una herramienta estándar de comunicación institucional, que sea usada por todos los estamentos de la entidad. Este proyecto debe desarrollar una serie de formularios, protocolos y plantillas comunes, que sean almacenadas en recipientes magnéticos de la Intranet/Internet, para que posteriormente sirvan como elemento regular en el envío, administración, mantenimiento y almacenamiento de todo tipo información corporativa.
Metodología: El Desarrollo exitoso de este proyecto podrá hacerse en tres etapas descritas a continuación:
- Creación del grupo líder del Proyecto, que debe ser constituido por un grupo máximo de tres personas de diferentes áreas de la entidad, involucrando también de manera directa al área administrativa o grupo coordinador del proyecto ISO 9000/9002. Su principal objetivo será diseñar e implementar los procesos y procedimientos para recolectar, almacenar y analizar los procesos de comunicación, usados de manera cotidiana en las actividades de transferencia de información dentro y fuera de la entidad.
- Creación de formularios y protocolos estándar, usando la metodología de Plantillas, disponible hoy de manera estándar en todas las herramientas informatizadas para la Creación y/o Administración Documental. En esta fase se crearán los manuales de: "Imagen Corporativa” y “Procedimientos Estándar de Comunicación” , que incluirán de manera clara todas las etapas para una Comunicación Efectiva.
- Capacitación general del personal de la institución para el uso adecuado de las nuevas políticas de protección de imagen corporativa y estándares de comunicación.
Ejecución:
- Levantamiento detallado de los procesos de comunicación en la entidad, que abarque tanto los eventos internos como externos y que sean claramente clasificados en procedimientos comunes (los que se usan todos los estamentos en una actividad determinada, así por ejemplo el envío de emails y sus correspondientes anexos), y procedimientos especiales que solo efectúan departamentos o áreas de investigación especiales. Esta labor no solo realizara el proceso de descripción, sino que deberá complementarlos con su contenido y estructura, para obtener como resultado final el manual de “Procedimientos Estándar de Comunicación”.
- Procedimiento descriptivo y documental de los procesos de comunicación. Cada evento deberá contener los siguientes constitutivos de documentación (no todos los documentos requieren los elementos descritos a continuación):
- Plan o layout del documento.
- Creación de una plantilla tipo, con sus correspondientes estilos, campos y demás elementos.
- Especificación de la plantilla estándar o default para los documentos de texto.
- Especificación de las plantillas asociadas al respectivo proceso.
- Procesos estándar de numeración y enlace de documentos.
- Uso de eslogan y logos institucionales.
- Uso y Publicación de tablas, encabezados, pies de pagina, notas al pie y notas al margen.
- Uso de tablas de contenido, bibliografías e índices.
- Elaboración del manual de “Imagen Corporativa”, que contenga de manera detallada la colección de logos comerciales y marcas registradas de la entidad. También una descripción de los eslogan y/o frases institucionales usadas de manera comercial o promocional. Este documento dimensiona de manera exacta cada uno de los componentes, definiendo además su ubicación, colores usados, fuentes y formatos. Este documento también incluye sus políticas de uso en documentos especiales como: currículos, certificados y en general toda información generada por el proceso productivo y/o administrativo de la Empresa.
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