Un enfoque sistémico en la elaboración de proyectos de capacitación - Evaluación del proyecto

Esta etapa es muy importante, ya que completa el proceso, lo retroalimenta y prepara nuevos escenarios para futuras acciones de capacitación. Esta etapa no se debe confundir con la ejecución del sistema de seguimiento, la que es propia de la implementación del proyecto. La evaluación consiste en el análisis de los datos entregados en la etapa anterior a partir de las condiciones de éxito definidas previamente y de los ajustes realizados. Aquí es donde se explotan las observaciones realizadas sobre los resultados y los efectos de la actividad, produciendo información útil para la alta gerencia, sobre el proyecto en sí, el plan general de capacitación (si es que existe) y el funcionamiento general de la empresa.

Es común que las empresas que toman con seriedad los proyectos de capacitación realicen una evaluación posterior. En estos casos, los sistemas de evaluación de desempeño resultan una gran alternativa, sin embargo, no nos dan una visión global de cada proyecto en particular. Esto por que hay variables que comúnmente no se consideran y porque cada proyecto se realiza en función de una necesidad específica como se analizó anteriormente.

Aquí es importante que se crucen nuevamente los intereses y expectativas de los trabajadores para determinar el punto de encuentro que permitió elaborar el proyecto, la metodología de intervención realizada y la elaboración de criterios e indicadores de evaluación finales.

Las funciones principales son:

1.      Verificar el cumplimiento del contrato acordado al comienzo de la operación. Debe ser una oportunidad de retroalimentación honesta entre los protagonistas, los coordinadores, el analista – consultor a cargo del diseño de l proyecto, el jefe de proyecto y los relatores.

2.      Recabar las percepciones de los protagonistas respecto al proyecto, en sus resultados (lo que cree que aprendió) y sus efectos (cómo lo utilizó en la unidad de trabajo) Esta función se puede subdividir en dos:

·        Comprobar en qué medida se alcanzaron los objetivos planteados anteriormente

·        Observar los efectos de la capacitación en la unidad de trabajo

3.      Elaborar los informes que permitan hacer gestión a la alta gerencia. Estos informes deberían, al menos, incluir información relativa a: el funcionamiento de la organización (unidad de trabajo que solicitó la capacitación), los flujos de información (relacionados con el clima organizacional y que afectaron la acción de capacitación) e indicar un punto de partida para nuevas acciones de capacitación.

Medir las consecuencias de los proyectos de capacitación ejecutados es un actividad compleja. Cuando se trabaja con herramientas que permiten efectuar un control de gestión a los proyectos ejecutados se pueden verificar las desviaciones entre los resultados esperados y los efectos no previstos.  Esto es vital para el análisis que permitan elaborar los informes finales que se entregarán a la alta gerencia.

Dado que siempre los proyectos se ven expuestos a los cambios del entorno y que realizar ajustes durante su implementación es parte de ello, es vital lograr consensos en todas las fases del proyecto, incluida la evaluación. Esto porque es necesario comprender que los efectos de la capacitación no sólo están en el mejoramiento de un proceso productivo, sino en la percepción del trabajador respecto a ella, lo que afecta el clima organizacional y allana resistencias para futuras acciones de intervención.